Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Siirto Opintopolkuun, ammatilliset oppilaitokset (henkilötietojen siirto)

    Siirto Opintopolkuun, ammatilliset

    Tämä ohje koskee ammatillisten oppilaitosten opiskelijoiden henkilötietojen siirtoa Opintopolku-järjestelmään, kevään 2017 siirtoa. Siirron teko vaatii vähintään Primuksen version 4.50. Tiedonsiirto noudattelee pääosin perusopetuksen päättävien henkilötietojen siirtoa, mutta muutamia ammatillisille oppilaitoksille huomioitavia kohtia on lisätty tähän ohjeeseen. Siirrettäviä opiskelijatietoja voivat olla:

    • ammatilliseen peruskoulutukseen ohjaava ja valmistava koulutus
    • valmentava ja kuntouttava opetus ja ohjaus
    • maahanmuuttajien ammatilliseen peruskoulutukseen valmistava koulutus

    sekä lisäksi uutena vuonna 2016 tulleet

    • VALMA (Ammatilliseen peruskoulutukseen valmentava koulutus)
    • TELMA (Työhön ja itsenäiseen elämään valmentava koulutus)

    Nämä tiedot katsotaan opiskelijarekisterin Oppimääräkoodi/koulutaso-kentästä, mikä koulutus on kyseessä. Valitse siirrettäville opiskelijoille kenttään oikea vaihtoehto.

    Tammikuussa siirretään vain opiskelijoiden henkilötiedot.
    Toisen asteen yhteishakua varten tehdään hakijatiedosto, joka viedään Opintopolku-järjestelmään. Tiedosto muodostetaan Primuksen opiskelijarekisterissä ja se voidaan siirtää 11.1.2017 alkaen ja tulee olla siirrettynä ennen yhteishaun alkua (23.2.).

    Nivelvaiheen opiskelijat

    Nivelvaiheen opiskelijoille täytetään myös valmistumis- tai arvioitu valmistumistieto kenttiin:

    • Valmistumispäivä
    • Arv. valmistumispäivä

    Lisäksi täytetään Oppijanumero, jos henkilötunnus puuttuu.

    Keväällä 2016 ei enää tarvinnut siirtää perusopetuksen valmistumistietoja, joten kentät Perusopetuksen valmistumispäivä, Perusopetuksen päättötodistuksen myöntäjä, Perusopetuksen yksilöllistäminen, Ulkomailla suoritettu perusopetus eivät ole enää pakollisia täyttää.

    Koulun tiedot -rekisterissä täytetään kentät:

    Primuksen kenttäHuomioitavaa
    Tilastokeskuksen oppilaitoskoodiOppilaitoksen koodi, 5 merkkiä
    Lukuvuosi
     
    OpetuskieliTilastokeskuksen virallinen kielikoodisto

    Opiskelijarekisterissä täytetään kentät:

    Primuksen kenttäHuomioitavaa
    HenkilötunnusVaillinaisista henkilötunnuksista siirtyy vain syntymäaika, ja siinä tapauksessa myös sukupuoli on pakollinen tieto. Jos oppilaalta ilmoitetaan vain syntymäaika, tulee kansalaisuustietona olla muu kuin suomi.
    OppijanumeroVaihtoehtoinen henkilötunnuksen kanssa
    SukupuoliJos henkilötunnus on puutteellinen

    Sukunimi

     
    Etunimet
     
    KutsumanimiKutsumanimi tulee olla yksi etunimistä. Yhdysnimi katsotaan yhdeksi nimeksi, eikä sitä saa pilkkoa (esim. Veli-Matti, kutsumanimi ei voi olla Veli tai Matti, vaan muotoa Veli-Matti ). Jos opiskelijalla on vain yksi nimi, ei kutsumanimeä välttämättä tarvita, silloin nimi otetaan tiedonsiirrossa kutsumanimeksi Etunimet-kentästä.
    KotikuntaTilastokeskuksen Kunnat
    Äidinkieli(Tilastokeskuksen Kielet)
    KansalaisuusJos henkilötunnus on puutteellinen. (Tilastokeskuksen Maat ja valtiot)
    KotimaaEi ole pakollinen tieto, mutta on hyvä täyttää ulkomaalaisille
    OpetuskieliJos kenttä on tyhjä, haetaan tieto Koulun tiedot -rekisterin Opetuskieli-kentästä.
    Oppimääräkoodi/koulutasoKatso ylempää ohjeesta
    Valmistumispäivä tai Arv. valmistumispäiväEnsisijaisesti katsotaan tietoa kentästä Valmistumispäivä, ja jos se on tyhjä, katsotaan kenttää Arv. valmistumispäivä

    Eivät pakollisia tietoja, mutta siirretään, jos kentät ovat täytettyinä:

    • Opiskelupaikan lähiosoite ja Opiskelupaikan postiosoite. Nämä eivät tarkoita koulun osoitetta vaan opiskelijan mahdollista osoitetta opiskelupaikkakunnalla. Jos opiskelijan opiskelupaikan ja kotipaikan osoite on sama, näitä kahta kenttää ei tarvitse täyttää. Kuitenkin, jos toinen kentistä on täytetty, myös toinen on täytettävä. Tiedonsiirrossa katsotaan ensisijaisesti näitä kahta kenttää, mutta jos niitä ei ole täytetty, tiedot haetaan kentistä Kotipaikan lähiosoite ja Kotipaikan postiosoite.
    • Matkapuhelin
    • Kotipuhelin

    Muuta huomioitavaa

    • Yhteishaun korttinumeroa ei enää tarvita.
    • Kutsumanimi ei ole pakollinen tieto, ja se siirtyy ainoastaan, jos se on yksi etunimistä.
    • Todistuksen tila tulee tiedonsiirtoon automaattisesti valmistumispäivä tai arv.valmistumispäivä -kentän päivämäärän mukaan. Jos opiskelija ei ole valmistunut, tulee todistuksen tilaksi "Kesken", jos taas hän on jo valmistunut, todistuksen tila on "Valmis". Pääsääntöisesti nivelvaiheen opiskelijoille tulee tilaksi "Kesken".
    • Ulkomaiset postiosoitteet siirtyvät 00000-muodossa, jos opiskelija ei asu Suomessa. Suomessa asuviksi tulkitaan opiskelijat, joiden kotimaa on "Suomi" tai "tyhjä".

    Siirtotiedoston teko

    • Valitse opiskelijarekisterin ylävalikosta Tiedonsiirrot / Opintopolkuuun / Henkilötietojen siirto Opintopolkuun.
    • Tiedonsiirtoikkunassa oleva valmis haku tulee ohjelmakoodista, mutta sitä voi muokata, jolloin tiedostoon siirtyy oikeat opiskelijat.
    • Klikkaa hakuriviä tiedonsiirtoikkunassa ja muokkaa hakua jonkun käytössänne olevan kentän perusteella niin, että tiedostoon tulee siirrettävät opiskelijat/ryhmät. Haku voi olla esim. Oppimääräkoodi/koulutaso=*TELMA* TAI Oppimääräkoodi/koulutaso=*VALMA*. Jatka hakua vielä, jos teillä on myös esim. maahanmuuttajien koulutusta.

    • Klikkaa Tee tiedonsiirto -painiketta. Primus ilmoittaa, montako opiskelijaa muodostettu siirtotiedosto sisältää. Rasti Näytä virheiden yhteenveto, jolloin saat ruudulle luettelon eri virheiden määristä. Jos jokin tieto puuttuu lähes kaikilta, korjaa se ja palaa sitten tekemään siirto uudelleen. Jos virheitä oli vain muutama tai paljon erilaisia, sulje ilmoitus ja klikkaa Näytä virheet -painiketta. Se näyttää opiskelijakohtaisesti, mitä tietoja kultakin puuttui. Korjaa tiedot ja palaa tekemään siirto uudelleen.
    • Tarkista tiedot silmämääräisesti klikkaamalla Tulosta-painiketta ja sitten Esikatselua: Jokaisesta luokasta pitäisi olla oma sivunsa, ja luokan rivimäärän pitäisi vastata luokan opiskelijamäärää. Tämä tuloste on vain tarkistusta varten, tätä EI lähetetä Opintopolku-järjestelmään.

    Siirtotiedoston tallennus ja lähetys

    Kun tiedosto on virheetön, tallenna se omalle koneellesi Tallenna -painikkeella. Nimi on oletuksena oikein, tallennusmuotoa ei valita.

    • Tallennettavan tiedoston nimi on muotoa PKERA1_2017S_12345.XML. ERA1 tarkoittaa henkilötietojen tiedostoa, 2016S tarkoittaa syksyllä 2017 alkavaa koulutusta ja 12345 on Koulun tiedot-rekisteriin kirjattu viisinumeroinen Tilastokeskuksen oppilaitoskoodi.
    • Vuositieto haetaan Koulun tiedot -rekisterin Lukuvuosi-kentästä, joten tarkista, että tieto on ajantasalla.

    MultiPrimus-kunnat, joissa on useita kouluja

    • MultiPrimus-kunnissa pääkäyttäjä voi siirtää kerralla kaikkien koulujen tiedot. Tiedoston tallennuksessa oppilaitoskoodiksi annetaan minkä tahansa tiedostossa mukana olevan koulun koodi.
    • Tilastokeskus käyttää tiedostonimeä vain tiedostojen yksilöintiin. Koulukohtaiset tiedot käyvät ilmi tiedoston sisällöstä. Kunkin opiskelijan koulutieto näkyy hänen rivinsä alusta, koulun koodista.

    Tiedoston toimitus Opintopolku-järjestelmään

    Kirjaudu Opintopolkuun ja vie tiedosto sisään järjestelmään Opetushallituksen toimittamien ohjeiden mukaan. Tiedostoa voi tarvittaessa tarkastella esim. Muistiossa. Tarkista Opintopolussa, että opiskelijoiden tiedot ovat siirtyneet. Jos siirrettävissä tiedoissa on virhe, kyseinen opiskelija ei siirry Opintopolkuun. Korjaa tieto ja tee siirto uudelleen. Uudelleensiirto päivittää aiemmin siirretyn tiedoston.

    Puutteellisten tietojen tarkistus ja korjaus

    Rasti Näytä virheiden yhteenveto, jolloin saat ruudulle luettelon eri virheiden määristä. Jos jokin tieto puuttuu lähes kaikilta, korjaa se ja palaa sitten tekemään siirto uudelleen. Jos virheitä oli vain muutama tai paljon erilaisia, sulje ilmoitus ja klikkaa Näytä virheet -painiketta. Se näyttää opiskelijakohtaisesti, mitä tietoja kultakin puuttui. Korjaa tiedot ja palaa tekemään siirto uudelleen.

    Tarkista myös, että kaikki luokat ja kaikki opiskelijat ovat mukana: klikkaa siirtoruudussa Tulosta ja Esikatselu.

    Joku opiskelija tulee yksikseen omalle sivulle

    • Tällä ei ole Opintopolku-järjestelmän suhteen merkitystä, opiskelijoiden luokkatietoa ei siirretä ja se näkyy vain tässä tarkistustulosteessa. Asia kannattaa kuitenkin korjata, koska se voi aiheuttaa ongelmia muissa toiminnoissa.
    • Opiskelijan luokkatieto on eri kuin muilla tämän luokan opiskelijoilla. Tyhjennä opiskelijan Ryhmä/Luokka-kenttä, tallenna, ja valitse luokka uudelleen.
    • Opiskelijalta puuttuu Koulu-tieto tai se on eri kuin muilla.

    Opiskelijoiden riveiltä puuttuu tietoja

    • Tarkista, ovatko nämä pakollisia tietoja. Esim. kutsumanimi saa puuttua.
    • Tarkista, onko kyseessä turvakielto-oppilas; oppilas, jolla ei ole suomalaista hetua tai oppilas, jolla on ulkomainen osoite. Näiden tiedot siirtyvät eri tavalla kuin muiden.

    Päivitetty: 10.1.2017

    Tiedonsiirtotyyppi: 
    Yhteishaku (Opintopolku)