Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Siirto Opintopolku-järjestelmään, peruskoulun päättävät oppilaat (henkilötietojen siirto, hakijatiedosto)

    Huom.! Keväällä 2018 ei enää siirretä yhteishakuun osallistuvien opiskelijoiden tietoja Opintopolkuun. Tiedonsiirto Koskeen riittää, sillä tarvittavat tiedot saadaan sieltä.

    Tämä ohje koskee perusopetuksen päättöluokkalaisten ja lisäopetuksen oppilaiden tietojen siirtoa Opintopolku-järjestelmään. Siirron teko vaatii Primuksen uusimman version (vähintään PW 4.50). Ohje koskee kevään 2017 siirtoa.

    • Tammikuussa siirretään vain oppilaiden henkilötiedot eli tehdään ns. hakijatiedosto. Tämä ohje koskee tammikuun siirtoa. Siirto on mahdollista tehdä 10.1.2017 alkaen ja tiedot tulee olla siirrettynä ennen yhteishaun alkua.
    • Arvosanatiedot siirretään myöhemmin toukokuussa erillisenä tiedostona. Arvosanatietojen siirto edellyttää, että henkilöiden perustiedot on siirretty jo aiemmin.
    • LUVA (lukiokoulutukseen valmistava koulutus) on nivelvaiheen koulutusta, ja LUVA-oppilaat siirretään kuten muutkin nivelvaiheen opiskelijat. Tämä on ohjeistettu ammatillisten oppilaitosten siirto-ohjeessa, ks. Siirto Opintopolkuun, ammatilliset oppilaitokset (henkilötietojen siirto).

    Toisen asteen yhteishakua varten tehdään hakijatiedosto, joka viedään Opintopolku-järjestelmään. Tiedosto muodostetaan Primuksen opiskelijarekisterissä.

    Aikaisempaan siirtoon verrattuna uusia kenttiä 2015 olivat

    • Valmistumispäivä
    • Arv. valmistumispäivä
    • Oppijanumero (pakollinen tieto jos hetu puuttuu)

    Ota kentät tarvittaessa esiin Opiskelijat-rekisterin Kenttäeditorista.

    Koulun tiedot -rekisterissä on oltava täytettynä kentät:

    • Tilastokeskuksen oppilaitoskoodi (joko kortin tai käyttäjän koululta)
    • Opetuskieli (vaihtoehtoisesti kentän voi täyttää myös Opiskelijat-rekisterissä)

    Opiskelijarekisterissä on oltava täytettynä kentät:

    • Henkilötunnus: Jos henkilötunnus on puutteellinen, siirretään syntymäaika, ja siinä tapauksessa myös sukupuoli on pakollinen tieto.
    • Oppijanumero (Vaihtoehtoinen henkilötunnuksen kanssa )
    • Ryhmä/luokka tai Luokka-aste
    • Sukunimi
    • Etunimet
    • Kutsumanimi. Kutsumanimi tulee olla yksi etunimistä. Yhdysnimi katsotaan yhdeksi nimeksi, eikä sitä saa pilkkoa (esim. Veli-Matti, kutsumanimi ei voi olla Veli tai Matti, vaan muotoa Veli-Matti ). Jos opiskelijalla on vain yksi nimi, ei kutsumanimeä välttämättä tarvita, silloin nimi otetaan tiedonsiirrossa kutsumanimeksi Etunimet-kentästä.
    • Kotikunta
    • Äidinkieli
    • Oppimääräkoodi/koulutaso
    • Valmistumispäivä tai Arv. valmistumispäivä: Ensisijaisesti katsotaan tietoa kentästä Valmistumispäivä, ja jos se on tyhjä, katsotaan kenttää Arv. valmistumispäivä.
    • Opetuskieli. Vaihtoehtoinen kenttä Koulun tiedot -rekisterin Opetuskieli kanssa.

    Eivät pakollisia tietoja, mutta siirretään, jos kentät ovat täytettyinä:

    • Kansalaisuus
    • Opiskelupaikan lähiosoite ja Opiskelupaikan postiosoite. Nämä eivät tarkoita koulun osoitetta vaan opiskelijan mahdollista osoitetta opiskelupaikkakunnalla. Jos opiskelijan opiskelupaikan ja kotipaikan osoite on sama, näitä kahta kenttää ei tarvitse täyttää. Kuitenkin, jos toinen kentistä on täytetty, myös toinen on täytettävä. Tieto otetaan ensisijaisesti opiskelupaikan osoitteesta, jos tiedot ovat tyhjät, otetaan tiedonsiirtoon Kotipaikan lähiosoite ja Kotipaikan postiosoite.
    • Kotimaa
    • Matkapuhelin
    • Kotipuhelin

    Muuta huomioitavaa

    • Yhteishaun korttinumeroa ei tarvita.
    • Kutsumanimi on pakollinen tieto, jos etunimiä on useampi kuin yksi.
    • Todistuksen tila tulee tiedonsiirtoon automaattisesti valmistumispäivä tai arv.valmistumispäivä -kentän päivämäärän mukaan. Jos oppilas ei ole valmistunut, tulee todistuksen tilaksi "kesken", jos taas hän on jo valmistunut, todistuksen tila on "valmis". Tieto tulee siirtotiedostoon, mutta ei näy tarkistuslistassa.
    • Ulkomaiset postiosoitteet siirtyvät 00000-muodossa, jos opiskelija ei asu Suomessa. Suomessa asuviksi tulkitaan oppilaat, joiden kotimaa on "Suomi" tai "tyhjä".

    Perusopetuksen lisäopetuksen oppilaat

    Huom. Tarvitaan vähintään Primuksen versio 4.50.
    Jos opiskelijalla on kentässä Oppimääräkoodi/koulutaso valittuna "lisäopetus", haettiin vuonna 2015 edellä mainittujen kenttien lisäksi valmistumistiedot myös kentistä:

    • Perusopetuksen valmistumispäivä
    • Perusopetuksen päättötodistuksen myöntäjä
    • Perusopetuksen yksilöllistäminen

    Nyt siirrossa noita tietoja ei enää kerätä, joten niitä ei ole pakko täyttää. Jos oppilaalla on yksilöllistämisiä lisäopetuksessa, merkitään kenttään Oppimääräkoodi/koulutaso sen mukainen tieto.

    Turvakielto-oppilaat

    Oppilas tulkitaan turvakielto-oppilaaksi, jos turvakielto on voimassa. Voimassaoloaika katsotaan kentistä Turvakiellon alkamispvm ja Turvakiellon päättymispvm. Oppilaalle voi täyttää joko molemmat päivät tai pelkän alkamis- tai päättymispäivän. Kielto on voimassa alkamispäivästä eteenpäin ja päättymispäivään asti.

    Turvakielto-oppilaille ei täytetä Primukseen yhteystietoja eikä niitä siirretä myöskään Opintopolku-siirrossa. Lähiosoite ja puhelinnumerot jäävät pois tiedostosta, vaikka ne olisi täytetty Primukseen. Kun Kotikunta-kenttä on tyhjä, tulee oppilaan postiosoitteeksi 00000 ja kotikunnaksi 999.

    Siirtotiedoston teko

    • Valitse Opiskelijarekisterin ylävalikosta Tiedonsiirrot / Opintopolkuun / Henkilötietojen siirto Opintopolkuun.
    • Klikkaa Tee tiedonsiirto -painiketta. Primus ilmoittaa, montako oppilasta muodostettu siirtotiedosto sisältää. Rasti Näytä virheiden yhteenveto, jolloin saat ruudulle luettelon eri virheiden määristä. Jos jokin tieto puuttuu lähes kaikilta, korjaa se ja palaa sitten tekemään siirto uudelleen. Jos virheitä oli vain muutama tai paljon erilaisia, sulje ilmoitus ja klikkaa Näytä virheet -painiketta. Se näyttää opiskelijakohtaisesti, mitä tietoja kultakin puuttui. Korjaa tiedot ja palaa tekemään siirto uudelleen.
    • Tarkista tiedot silmämääräisesti klikkaamalla Tulosta-painiketta ja sitten Esikatselua: Jokaisesta luokasta pitäisi olla oma sivunsa, ja luokan rivimäärän pitäisi vastata luokan oppilasmäärää. Tämä tuloste on vain tarkistusta varten, tätä EI lähetetä Opintopolku-järjestelmään.

    Siirtotiedoston tallennus ja lähetys

    Kun tiedosto on virheetön, tallenna se Tallenna -painikkeella. Nimi on oletuksena oikein, tallennusmuotoa ei valita.

    • Tallennettavan tiedoston nimi on muotoa PKERA1_2017S_12345.XML. ERA1 tarkoittaa henkilötietojen tiedostoa, 2017S tarkoittaa syksyllä 2017 alkavaa koulutusta ja 12345 on Koulun tiedot-rekisteriin kirjattu viisinumeroinen Tilastokeskuksen oppilaitoskoodi.
    • Vuositieto haetaan Koulun tiedot -rekisterin Lukuvuosi-kentästä, joten tarkista, että tieto on ajantasalla.

    MultiPrimus-kunnat, joissa on useita yläkouluja

    • MultiPrimus-kunnissa pääkäyttäjä voi siirtää kerralla kaikkien yläkoulujen tiedot. Tiedoston tallennuksessa oppilaitoskoodiksi annetaan minkä tahansa tiedostossa mukana olevan yläkoulun koodi.
    • Tilastokeskus käyttää tiedostonimeä vain tiedostojen yksilöintiin. Koulukohtaiset tiedot käyvät ilmi tiedoston sisällöstä. Kunkin oppilaan koulutieto näkyy hänen rivinsä alusta, koulun koodista.

    Tiedoston toimitus Opintopolku-järjestelmään

    Tämä tiedosto luetaan sisään Opintopolku-järjestelmään Opetushallituksen toimittamien ohjeiden mukaan. Tiedostoa voi tarvittaessa tarkastella esim. Muistiossa.

    Puutteellisten tietojen tarkistus ja korjaus

    Siirtoruudun Näytä virheet -painike avaa listan puutteista. Tässä listassa kerrotaan yksittäisen oppilaiden tiedoissa olevat puutteet.

    Virhelistassa kerrotaan ensin oppilaan nimi ja rekisterikortin numero, sitten oppilaan tiedoissa ollut virhe. Täydennä tiedot ja tee siirto uudelleen.

    Tarkista myös, että kaikki luokat ja kaikki oppilaat ovat mukana: klikkaa siirtoruudussa Tulosta ja Esikatselu.

    Jokin luokka puuttuu kokonaan:

    • Onko luokan ja sen oppilaiden luokka-aste täytetty?
    • Onko luokka-aste 9 tai 10? Ellei ole, korjaa siirron oletushaku klikkaamalla hakuriviä ja lisäämällä haun perään: TAI Luokka-aste/Vuositaso= (näiden oppilaiden luokka-aste)

    Joku oppilas tulee yksikseen omalle sivulle

    • Tällä ei ole Opintopolku-järjestelmän suhteen merkitystä, oppilaiden luokkatietoa ei siirretä ja se näkyy vain tässä tarkistustulosteessa. Asia kannattaa kuitenkin korjata, koska se voi aiheuttaa ongelmia muissa toiminnoissa.
    • Oppilaan luokkatieto on eri kuin muilla tämän luokan oppilailla, esim. entisen koulun 9A eikä nykyisen koulun 9A. Tyhjennä oppilaan Ryhmä/Luokka-kenttä, tallenna, ja valitse luokka uudelleen.
    • Oppilaalta puuttuu Koulu-tieto tai se on eri kuin muilla.

    Oppilaiden riveiltä puuttuu tietoja

    • Tarkista, ovatko nämä pakollisia tietoja.
    • Tarkista, onko kyseessä turvakielto-oppilas; oppilas, jolla ei ole suomalaista hetua tai oppilas, jolla on ulkomainen osoite. Näiden tiedot siirtyvät eri tavalla kuin muiden.

    Avainsanat: Opintopolku, tiedonsiirto, tilastokeskus, perusopetus, oppilaitoskoodi, 2415

    Päivitetty: 10.01.2017

    Tiedonsiirtotyyppi: 
    Yhteishaku (Opintopolku)