Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Siirto Opintopolku-järjestelmään, peruskoulun päättävät oppilaat (arvosanatiedosto)

    Huom.! Keväällä 2018 ei enää siirretä yhteishakuun osallistuvien opiskelijoiden tietoja Opintopolkuun. Tiedonsiirto Koskeen riittää, sillä tarvittavat tiedot saadaan sieltä.

    Tiedoston muoto vaihtelee hieman vuosittain, joten varmista, että käytössäsi on aina tuorein Primus-versio.
    Valmistelut

    Katso ensin ohje Siirto Opintopolku-järjestelmään, valmistelut ja täytä Primukseen tiedonsiirrossa tarvittavat tiedot.

    Siirron tekeminen

    Kun kaikki tarvittavat kentät on täytetty, valitse opiskelijarekisterin Tiedonsiirrot-valikosta Opintopolkuun / Päättöarvostelun tiedonsiirto Opintopolkuun.
    Toiminnolla syntyy siirtotiedosto, joka tallennetaan Opintopolku-järjestelmään. Siirrossa on mukana oppilastiedot ja arvosanat.

    MultiPrimus-kunnissa koulutoimisto voi lähettää samassa tiedostossa kaikkien 9. ja 10. luokkalaisten tiedot, sekä yhteishaussa hakevien lukiolaisten, ammattistarttilaisten, maahanmuuttajien valmistavan opetuksen ym. tiedot.

    Siirtotiedoston teko

    Oletuksena tiedostoon otetaan mukaan kaikki ne luokat ja oppilaat, joiden luokka-aste on 9, 10, A, M tai V. Voit muokata hakua tarvittaessa.

    • Klikkaa sitten Tee tiedonsiirto -painiketta. Ruudulle tulee ilmoitus siirron rivimäärästä ja virheiden määrästä. Rivimäärä ei tarkoita oppilasmäärää, vaan siinä on arvosanatietojakin mukana.

      • Jos virheitä oli paljon, rasti Näytä virheiden yhteenveto, jolloin saat ruudulle luettelon eri virheiden määristä. Jos jokin tieto puuttuu kaikilta oppilailta, korjaa se ja palaa sitten tekemään siirto uudelleen.
      • Jos virheitä oli vain muutama tai ei lainkaan, sulje ilmoitus ja kuittaa Ok. Saat virhelistauksen esiin myöhemmin Näytä virheet -painiketta klikkaamalla.

    • Seuraavaksi ruudulle avautuu yhteenveto arvosanamääristä. Listassa kerrotaan, kuinka monta arvosanaa missäkin oppiaineessa on suoritettu.

      • Yhteisten aineiden kohdalla luvun pitäisi olla 9. luokkalaisten määrä, valinnaisaineissa kyseistä valinnaista opiskelleiden määrä.
      • Tarkista erityisesti nollarivit ja muut aineet, joissa on poikkeuksellinen pieni arvosanamäärä. Mukana on myös S-arvosanat.

    Jos saat virheilmoituksen tuntemattomasta aineesta, avaa Kurssit-rekisteri ja hae ne aineet, joilla Yhteishaun aineen koodi on virheilmoituksen mukainen, esim. Yhteishaun aine->Koodi="AI". Tarkista, että yhteishakuun liittyvät kentät on täytetty ohjeen mukaisesti. Jos kyseinen aine ei ole enää mukana opetussuunnitelmassa, tyhjää kaikki yhteishakuun liittyvät kentät ja arkistoi aine.

    Jos saat virheilmoituksen oppilaitoskoodista, tarkista

    • oppilaan Koulu-kenttä - onko tieto oikein
    • kyseisen koulun Tilastokeskuksen oppilaitoskoodi, Koulun tiedot -rekisteristä
    • oman Primus-tunnuksesi Kotikoulun oppilaitoskoodi, Koulun tiedot -rekisteristä
    • oppilaan Perusopetuksen päättötodistuksen myöntäjä -tieto ja kyseisen koulun Tilastokeskuksen oppilaitoskoodi, Oppilaitokset -rekisteristä.


    Sulje arvosanamäärien tarkistuslista ja katso, aktivoituiko Näytä virheet -painike. Jos painike on harmaa, ei virheitä ollut ja voit jatkaa tiedonsiirron tulostukseen. Jos virheitä oli, klikkaa Näytä virheet -painiketta, korjaa ilmoituksessa mainitut puutteet ja tee tiedonsiirto uudelleen. Ne oppilaat, joiden kohdalla on virheitä, jäävät kokonaan pois tiedostosta. Ohjeen lopussa on lista tavallisimmista virhetilanteista.

    Oppilaskohtainen tarkistustuloste

    Kun virheitä ei enää ole, klikkaa Tulosta-painiketta ja Esikatsele tiedot. Ruudulle avautuu varsinainen tarkistustuloste eli oppilaitosta varten laadittu selkokielinen yhteenveto siirtyvistä tiedoista. Varsinainen siirtotiedosto on erilainen ja xml-muodossa.

    Tarkistustulosteen lukeminen

    • Oppilastiedot tulostuvat sukunimen mukaisessa järjestyksessä. Sukunimi ei kuitenkaan näy tulosteessa, sillä nimi ja muut tiedot on lähetetty Opintopolku-järjestelmään jo tammikuun tiedonsiirrossa. Tarkistuksen helpottamiseksi opiskelijarekisterin luettelojärjestykseksi kannattaa koulun tekemässä siirrossa laittaa Sukunimi&Etunimet; pääkäyttäjän monen koulun osalta tekemässä siirrossa luettelojärjestykseksi laitetaan Koulu[1]->Tilastokeskuksen oppilaitoskoodi&Sukunimi&Etunimet.
    • Kustakin oppilaasta tulostuu 2-4 riviä. Ylimmällä rivillä on yhteisten aineiden arvosanat, alemmilla valinnaisten arvosanat. Jos oppilas on opiskellut esim. yhteistä kuvataidetta ja kolmea eri kuvataiteen valinnaista ainetta, tulostuu hänen osaltaan 4 riviä ja kuvataiteen sarakkeeseen 4 arvosanaa allekkain. Mukaan tulevat vain ne valinnaiset aineet, joita on opiskeltu vähintään 2 vvt. Kaikki kielet tulostuvat aina yhteisten aineiden riville.
    • Tarkistustulosteessa on mukana arvosanat myös niiden oppilaiden osalta, jotka eivät saa päättötodistusta. Arvosanat jäävät kuitenkin pois varsinaisesta siirtotiedostosta (xml-tiedosto).
    • Aineiden lyhenteenä on Yhteishaun aineet -rekisterin mukaiset lyhenteet. Nämä lyhenteet ovat Opintopolku-järjestelmän mukaisia ja niitä ei saa itse muuttaa.
    • Yksilöllistetyt aineet eivät käy ilmi tulosteesta eivätkä siirtotiedostosta. Aiemmassa tammikuun siirrossa on lähetty tieto osittain tai kokonaan yksilöllistetystä perusopetuksen oppimäärästä, ainekohtaisia yksilöllistämistietoja ei lähetetä.
    • Mukana on myös lukio-opintojen ainesarakkeita, jotka jäävät perusopetuksen oppilailla aina tyhjäksi.

    Tavallisimpia virheitä tiedostossa

    • Jokin oppiaine ei tule mukaan tiedonsiirtoon: Tarkista, että Kurssit-rekisterissä on täytetty aineelle Yhteishaun aine. Varmista aineen korttinumeron perusteella, että oppilaiden opetussuunnitelmassa on juuri tämä aine eikä jokin toinen samanniminen (vanha tai eri opsin) aine.
    • Jokin valinnaisaine jää pois: Tarkista, että aineeseen on kertynyt vähintään 2 ov eli 2 vvt.
    • B2-kieli jää tulostumatta: Kaikille kielille, myös valinnaisille, merkitään yhteishaun riviksi "9. lk yhteiset" tai "10. lk yhteiset". Opintopolku-järjestelmässä valinnaisetkin kielet halutaan yhteisten aineiden riville.
    • Aineella näkyy väärä arvosana: Tarkista Kurssit-rekisteristä, että Yhteishaun aine on täytetty vain oppiaineelle, ei kursseille. Tarkista myös, onko oppilas opiskellut useampia tähän aineeseen kuuluvia aineita, esim. teknisessä työssä sekä puutyötä että metallityötä (jolloin näistä lasketaan keskiarvo).
    • Joku oppilas on yksikseen viimeisellä sivulla eikä samassa listassa muun luokan kanssa: Tällä oppilaalla on eri luokka tai eri koulu kuin muilla. Tarkista opiskelijarekisterissä Ryhmä/luokka-kenttä sekä Koulu-kenttä. (Jos oppilas on siirtynyt kesken lukuvuoden jostain toisesta koulusta, on luokaksi todennäköisesti jäänyt toisen koulun 9A eikä oman koulun 9A. Jos taas oppilas on jäänyt luokalle, on luokaksi todennäköisesti jäänyt viime vuoden 9A, joka on nyt jo arkistoitu.)

    Siirtotiedoston tallennus ja lähetys

    Kun kaikki tiedot ovat kunnossa, klikkaa Tallenna-painiketta ja tallenna tiedosto omalle koneellesi, muistitikulle tms. Tiedoston oletusnimenä on PKERA3_2017K_xxxxx, jossa xxxxx on koulun Tilastokeskuksen oppilaitoskoodi. Tilastokeskuksen oppilaitoskoodi -kenttä löytyy Koulun tiedot -rekisteristä.

    Tämä tiedosto ladataan Opintopolku-järjestelmään. Kirjaudu Opintopolkuun, ja seuraa järjestelmän omia ohjeita.

    Tiedonsiirtotyyppi: 
    Yhteishaku (Opintopolku)