Tukipalvelu


support.inschool.fi(at)visma.com

Yleissivistävä koulutus
Puh. 06 320 2500

Ammatillinen koulutus
Puh. 06 320 2510

Ammattikorkeakoulutus
Puh. 06 320 2550


Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Pedagogisten asiakirjojen käsittely koulusiirroissa

    Kun oppilas siirtyy koulusta toiseen multiPrimuksen sisällä, pysyvät hänelle tehdyt pedagogiset asiakirjat tallessa ja tarkasteltavina niin kauan kun asiakirjoja ei arkistoida Pedagogiset asiakirjat -rekisterissä.

    Opiskelijakortin kopiointi toiseen kouluun koulusiirrot-toiminnolla

    Valmistelut Primuksessa:

    • Pedagogiset asiakirjat -rekisteri: ei vaadita mitään toimenpiteitä.
    • Tukitoimet -rekisteri: ei vaadita mitään toimenpiteitä.
    • Opiskelijat-rekisteri: Merkitään kopioituviksi kentiksi seuraavat kentät:
      • Pedagogiset arviot
      • Pedagogiset selvitykset
      • Oppimissuunnitelmat
      • HOJKSit
      • Muut tukeen liittyvät asiakirjat

    Avaa kenttäeditori, klikkaa kentän päällä hiiren 2. painikkeella ja valitse "kopioitava tieto".

    Kun koulu kopioi oppilaan kortin toiseen kouluun (Toiminnot / Koulusiirrot / Kopioi toiseen kouluun), kopioituu myös tieto oppilaalle tehdyistä asiakirjoista em. kenttiin.

    Asiakirjat ovat näkyvissä Wilman Tuki-sivulla huoltajille sekä opettajille heidän omien oikeuksiensa ja käyttäjäryhmänsä mukaisesti. Asiakirjoja voi tulostaa Wilman kautta.

    Siirto suoraan toiseen kouluun

    Kun oppilas vaihtaa koulua kouluasteen sisällä ja oppilaan kortti siirretään joko vaihtamalla rekisterikortin omistajaa tai suoraan Koulu-kentän koulua, pysyvät asiakirjat nähtävissä Wilmassa ilman eri toimenpiteitä. Toki on huolehdittava siitä, että uudella koululla on tarvittavat käyttäjäryhmät ja oikeudet kunnossa niillä, joiden on päästävä asiakirjoja näkemään.

    Uudella koululla

    Oppilaan siirryttyä toiseen kouluun, jää hänelle tehdyille asiakirjoille ja tukitoimille se koulu, jossa ne on luotu. Koulutietoa ei ole tarvetta muuttaa, koska asiakirjat tunnistetaan oppilaan henkilötunnuksen perusteella. Samalla jää talteen tieto, millä koululla asiakirja on alunperin luotu.

    Uudella koululla oppilaan aikaisemmassa koulussa tehdyt asiakirjat eivät näy Primuksen Pedagogiset asiakirjat -rekisterissä, vaan niitä voi katsella Wilman kautta. Primuksessa tieto oppilaalle tehdyistä asiakirjoista näkyy Opiskelijat-rekisterin infokentissä. Pääkäyttäjä näkee kuitenkin tarvittaessa kaikkien koulujen asiakirjat myös Primuksessa.

    Oppilaan uuden koulun luokanvalvoja/opettaja näkee oppilaalle tehdyn asiakirjan Wilmassa, mutta ei pääse sitä enää muokkaamaan. Asiakirja on myös tulostettavissa Wilmasta, edellyttäen että käyttäjän ja tulosteen käyttäjäryhmä on sama.

    Tukitoimet

    Oppilaan vaihtaessa koulua saadaan myös tukitoimet siirtymään uuden koulun nähtäväksi. Tukitoimista siirtyvät ne, joiden tukimuodolle on rastittu Primuksen Tukimuodot-rekisterissä kenttä Tukitoimet näkyvät tulevilla kouluilla sekä ne tukitoimet, joiden tukimuoto on tyhjä. Päivityksen yhteydessä kannattaa ottaa uusi kenttä esiin, käydä läpi oman kunnan tukitoimet ja miettiä, mitkä niistä halutaan siirtää toiselle koululle.

    Rastikenttä toimii myös ns.takautuvasti, eli vaikka oppilas olisi jo vaihtanut koulua, voi edellinen koulu rastikentän avulla näyttää/piilottaa tietyn tukimuodon tukitoimet.

    Wilman vanhemmissa versioissa (2.13 tai vanhempi) oppilaalle annetut tukitoimet näkyvät Wilmassa vain silloin, kun siirto on tehty vaihtamalla rekisterikortin omistajaa tai suoraan Koulu-kentän koulua, ja opettaja opettaa niissä kouluissa, joissa oppilas on opiskellut. Kopioitaessa opiskelijat toiseen kouluun jäävät tukitoimet vanhalle koululle, eikä niitä näytetä Wilman Tuki-sivulla.

    Kurinpidolliset toimenpiteet jäävät aina vanhan koulun tietoon.

    Samaan tapaan kuin asiakirjoillakin, säilyy tukitoimien kouluna se koulu, jossa toimenpide on kirjattu, eikä niitä Primuksen kautta näe muut kuin pääkäyttäjä.

    Arkistointi

    Asiakirjojen on oltava aktiivisia, jotta ne näkyisivät Wilmassa. Tästä syystä oppilaiden asiakirjoja ei pidä arkistoida Pedagogiset asiakirjat -rekisterissä oppilaan vaihtaessa koulua saman kunnan sisällä.

    Jos asiakirjat arkistoidaan, ne eivät enää näy oppilaan uuden koulun Wilmassa eivätkä Opiskelijat-rekisterin linkkikentissä. Oppilaan arkistointi tehdään normaalin käytännön mukaisesti, se ei vaikuta asiakirjojen näkyvyyteen.

    Asiakirjat arkistoidaan erikseen Pedagogiset asiakirjat -rekisterestä vasta sitten kun oppilaan oppivelvollisuus päättyy tai hän muuttaa toiselle paikkakunnalle (ts. uusi koulu ei ole enää samassa multiPrimuksessa).

    Tukitoimet toimivat samalla tavalla kuin asiakirjat. Jos tukitoimet halutaan näyttää myös tulevalla koululla, on nekin säilytettävä aktiivisina Tukitoimet-rekisterissä ja arkistoitava vasta sitten kun niitä ei enää ole tarpeen näyttää Wilmassa.

    Huomioitavaa

    • Jotta oppilaan edellisen koulun asiakirjat näkyvät seuraavalla koululla, on oppilaalla oltava täydellinen henkilötunnus. Asiakirjoja ei siis näytetä, jos oppilaan henkilötunnuksen loppuosana on XXXX tai 001Ä, 002Ä jne.
    • Jos kopioidut kentät päivitetään vielä myöhemmin alkuperäiseltä rekisterikortilta ennen uuden lukuvuoden alkua, kopioituu Opiskelijat-rekisterin infokenttiin (Pedagogiset arviot, Pedagogiset selvitykset, Oppimissuunnitelmat, HOJKSit, Muut asiakirjat) se tilanne, joka kentässä on ollut oppilaan aikaisemmassa koulussa ennen kopiointia. Nämä kentät kannattaa päivittää (Toiminnot / Koulusiirrot / Päivitä kopioitavat tiedot alkuperäiseltä kortilta) ihan lukuvuoden lopuksi, mutta ei enää uuden lukuvuoden alettua. Tämä siitä syystä, koska kenttien päivitys korvaa kuluvan hetken ja tuo tilalle tilanteen edelliseltä koululta. Jos siis uudella koululla on jo ehditty tehdä oppilaille asiakirjoja, eivät uudet asiakirjat enää kenttien päivityksen jälkeen näy opiskelijarekisterin linkkikentissä.
    Aiheeseen liittyen: