Tukipalvelu


support.inschool.fi(at)visma.com

Yleissivistävä koulutus
Puh. 06 320 2500

Ammatillinen koulutus
Puh. 06 320 2510

Ammattikorkeakoulutus
Puh. 06 320 2550


Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Wilman käyttöönotto

    Ohjeessa kerrotaan Wilman käyttöönottoprosessin vaiheet sekä ylläpitäjän tehtävät toimintojen käyttöön ottamisessa. Jos mikään koulu kunnassa ei käytä Kurre 7 -ohjelmaa, voi käyttöönotossa ohittaa sitä koskevat asiat.

    Wilma-hankinnan yhteyteen suosittelemme yhden päivän käyttöönottokoulutusta. Päivän aikana laitetaan tärkeimmät asetukset kuntoon ja ylläpitäjä saa valmiudet muiden asetusten ja oikeuksien muokkaamiseen.

    Käyttöönotto edellyttää yhteispeliä Primuksen pääkäyttäjän, Kurre-käyttäjien ja it-tuen välillä. Osa käyttöönoton valmisteluista tehdään Primuksessa ja Kurressa, osa taas vaatii pääsyä kunnan/oppilaitoksen palvelimelle.

    1) Wilmaan tutustuminen

    Aluksi kannattaa tutustua Wilman demoon ja miettiä, mitä toimintoja omassa Wilmassa halutaan ottaa käyttöön. Demossa on myös mahdollisuus testata eri rooleja (opettaja, oppilas, huoltaja jne.) Eri roolien tunnukset löytyvät etusivun tiedotteesta.

    2) Ohjelmatoimitus

    Wilman saa käyttöön lataamalla asennuspaketin Ohjelmapäivityssivulta. Tunnukset ja latausohjeet toimitetaan tilaajalle sähköpostitse.

    3) Valmistelut Primuksessa

    Kirjaudu Primukseen ja avaa Käyttäjätunnukset-rekisteri. Luo tänne uusi rekisterikortti, ja syötä siihen Wilmaa varten jokin tunnus ja salasana. Käyttäjän nimeksi voi antaa "Wilma". Tällä tunnuksella Wilma-ohjelma kirjautuu Primukseen, se ei siis ole kenenkään henkilön oma tunnus. Tälle tunnukselle ei anneta mitään oikeuksia eikä käyttäjäryhmää.

    Pidä tunnus ja salasana mielessä - niitä tarvitaan vielä kerran, asennusohjelmassa.

    4) Sähköpostipalvelin

    Wilman käyttö vaatii, että käyttäjille voidaan lähettää erilaisia varmistusviestejä ja ilmoituksia sähköpostiin. Sähköpostit lähettää Primuksen palvelin, ja Primuksella täytyy siis olla yhteys kunnan/oppilaitoksen SMTP-palvelimelle sekä riittävät oikeudet postien lähettämiseen.

    5) Asennus

    Selvitä ensin Wilman lopullinen palvelin, verkko-osoite ym. ennen kuin tilaat SSL-salauksen varmenteen. Varmenne sidotaan osoitteeseen.

    Wilman tulee saada yhteys sekä Primus-palvelimeen että Kurre-palvelimeen. Wilmalla itsellään ei ole tietokantaa, vaan kaikki tieto luetaan joko Primuksesta tai Kurresta. Kurresta luetaan työjärjestykset ja kurssitarjottimet, Primuksesta kaikki muu.

    Varmista, että tiedät Primus- ja Kurre-palvelinten osoitteet ja portit. Wilman asennusohjelma kysyy niitä, ja täyttää ne myös prwilma.ini -tiedostoon.

    Asennusohjelma kysyy myös Wilman tunnusta ja salasanaa. Täytä tähän vaiheessa 2 keksimäsi tunnus ja salasana.

    6) Ensimmäinen käynnistys

    Kun asennusohjelma on käyty läpi, käynnistä prwilma.exe. Primus- palvelimen tulee myös olla käynnissä, samoin Kurre-palvelimen, jos oppilaitos käyttää Kurrea.

    Käyttöönotto sujuu nopeammin, jos palvelun (wilmaservice) sijaan käynnistetään prwilma.exe. Tällöin ohjelmaa on nopeampi käynnistää ja sammuttaa, ja mahdollisten ongelmien syitä voi selvittää käynnistysikkunassa näkyvästä logista. Kun kaikki on kunnossa, käynnistetään palvelu.

    Jos Wilma saa yhteyden Primukseen ja Kurreen, lukee Wilman käynnistysruudussa "yhteys Primus-palvelimelle" ja "yhteys Kurre-palvelimelle".

    Kun siirryt internetselaimella Wilman osoitteeseen, pitäisi kirjautumissivun aueta. Testitunnusten teko on ohjeistettu kohdassa 11. Wilmaan ei siis kirjauduta sillä tunnuksella, jolla Wilma ottaa yhteyttä Primukseen, vaan jokainen käyttäjä saa oman henkilökohtaisen tunnuksen.

    7) Ominaisuuksien käyttöönotto

    Ominaisuuksien käyttöönotto alkaa Primuksen Koulun tiedot -rekisterissä.

    Oletuksena Koulun tiedot -rekisterissä on esillä vain Primuksen käyttöön liittyviä asetuksia. Wilma-käytön asetukset saadaan esiin tekemälle rekisteriin uusia välilehtiä ja ottamalla niihin esiin Wilmaan liittyvät asetukset. Välilehdet voi tehdä itse, tai www-sivuiltamme voi ladata valmiit asettelutiedostot.

    Kun Wilmaan liittyvät kentät ovat esillä, valitaan seuraavaksi, mitä toimintoja halutaan ottaa käyttöön:

    Koulun tiedot -rekisterissä rastitaan ainakin:

    • Oikeus käyttää Wilmaa
    • Opettajaliittymä käytössä (sis. muun henkilökunnan)

    Lisäksi tulee rastia vähintään yksi seuraavista:

    • Huoltajaliittymä käytössä
    • Opiskelijaliittymä käytössä
    • Henkilö- ja huonesivut käytössä
    • Kurssi- ja ryhmäsivut käytössä
    • Arviointitoiminto käytössä
    • Poissaoloseuranta ja tuntimerkinnät käytössä

    Wilma on hyvin laaja ohjelma ja eri toimintoja on paljon. Toimintojen kuvaukset ja tarkemmat käyttöönottoon liittyvät on ohjeistettu erikseen.

    8) Aikatauluihin liittyvät asetukset

    • Wilmassa päivämäärät ovat tärkeitä. Moni asia näytetään oletuksena kuluvalta jaksolta tai lukuvuodelta. Tarkista siis, että Primuksen Koulun tiedot -rekisterissä on täytetty sekä kuluvan että tulevan vuoden aikataulut:

      • Lukuvuosi, Lukuvuosi alkaa, Lukuvuosi päättyy, jaksot alkavat/päättyvät, seuraavan vuoden jaksot alkavat/päättyvät.
      • Käyttöönotto- ja testausvaiheessa päivämääriä voi muokata siten, että nykyinen päiväkin osuu lukuvuoden ajalle. Jos Wilma otetaan käyttöön esim. kesän aikana, voi kuluvan lukuvuoden päättymistä pidentää tai tulevan lukuvuoden alkua aikaistaa. Jos käytössä on Kurre 7, kannattaa myös työjärjestyksissä jaksot ulottaa kesän yli / testausajalle. Kun toiminnot on saatu testattua, korjataan päivämäärät takaisin oikeaksi.
    • Poissaoloseurantaa varten täytetään kentät Tunnit alkavat, Tunnit päättyvät ja Oppitunnin pituus. Oppitunnin pituudeksi merkitään peruskouluissa ja ammatillisessa koulutuksessa yleensä "45" riippumatta siitä, kauanko tunnit todella kestävät. 75 minuutin oppitunteja käyttävissä lukioissa merkitään "75".
    • Jotta opettajien kirjaamat arvosanat pysyisivät piilossa todistustenjakopäivään asti, täytetään Koulun tiedot -rekisteriin ne päivämäärät, joiden välillä arvioinnit piilotetaan. Tarkempi ohje.

    9) Luokat

    Opiskelijoiden luokkatieto on tärkeä Wilmassa, sillä yleensä luokanvalvojalle annetaan suuremmat oikeudet opiskelijoihinsa muille opettajille.

    • Primuksen Luokat-rekisterissä täytetään kaikille luokille kenttä Ryhmänohjaaja/Luokanvalvoja.
    • Kaikki lähteneet luokat kannattaa arkistoida, jotta ne eivät näy Wilman luokkaluetteloissa.
    • Suunnitteluoppilaiden luokille ja erityisluokille rastitaan Piilota Wilman luetteloista.
    • Suunnitteluoppilaiden luokille täytetään Koulutuksen status -kenttään "Suunnitteilla".

    10) Henkilökunnan Wilma-tunnukset

    Wilman käyttöönotossa kannattaa suunnitella etukäteen, keitä koulun henkilökunnasta olisi hyvä tavoittaa Wilman kautta. Nämä henkilöt lisätään Henkilökunta-rekisteriin ja heille tehdään Wilma-tunnukset. Tällaisia henkilöitä voivat olla esim.

    • Terveydenhoitaja
    • Kuraattori, psykologi, sosiaalityöntekijä
    • Kouluavustajat
    • Tietyt opetusviraston henkilöt, esim. koulukuljetusten tai iltapäiväkerhotoiminnan suunnittelijat.

    Jos henkilökuntarekisterissä on henkilöitä, joiden EI haluta näkyvän Wilmassa, rastitaan heille kenttä Piilota Wilman luetteloista.

    11) Testitunnusten teko

    Opettaja- ja henkilökuntarekistereihin lisätään uusi "Wilma"-välilehti.

    Valitse joku luokanvalvojana toimiva opettaja testiopettajaksi. Tee tälle opettajalle Wilma-tunnus eli täytä käyttäjätunnus ja salasana. Mitään oikeuksia ei tarvitse tässä vaiheessa antaa.

    12) Testailu ja oikeuksien lisääminen

    Toimintojen testailua varten kannattaa Primukseen luoda testitunnuksia eri rekistereihin. Luo esim. testiopettaja "Oiva Opettaja", tee hänelle Wilma-tunnus ja valitse jokin koulu. Kirjaudu Wilmaan testihenkilön tunnuksilla. Ikkunan vasemmassa palkissa on luettelo niistä toiminnoista, jotka rastittiin käyttöön Koulun tiedot -rekisterissä. Työjärjestys näkyy ikkunan oikeassa ylänurkassa. Sivun keskellä on linkit opettajan omaan valvontaluokkaan sekä hänen opetusryhmiinsä (jos niitä on tällä hetkellä).

    Tee testitunnus myös jollekin oppilaalle ja huoltajalle, ja testaa, mitä niillä näkyy Wilmassa. Tunnukset tehdään Opiskelijarekisterissä samalla tavalla kuin testiopettajallekin. Huoltajan tunnukselle ja salasanalle on omat kenttänsä.

    Testaile Wilman toimintoja opettajan, henkilökunnan, huoltajan ja opiskelijan rooleissa. Ota lisää toimintoja käyttöön Koulun tiedot -rekisterissä ja anna testiopettajalle lisää käyttöoikeuksia Opettajarekisterissä.

    13) Tunnusten teko massana ja luovutus käyttäjille

    Kun näyttää sille, että kaikki toimii halutulla tavalla, tee käyttäjätunnukset muillekin opettajille, henkilökunnalle, opiskelijoille ja huoltajille.

    Opiskelijoiden ja opettajien tunnukset luovutetaan yleensä henkilökohtaisesti. Huoltajien avainkoodit voi lähettää kirjepostitse tai luovuttaa henkilökohtaisesti esim. kouluun ilmoittautumisen tai vanhempainillan yhteydessä.

    Kun Wilman toiminnot on kerran otettu käyttöön, ei jatkossa tarvitse juuri muuta tehdä kuin luoda käyttäjätunnukset uusille oppilaille ja heidän huoltajilleen.