Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Maksuaikataulukon käyttö laskutuksessa

    Opiskelijat-rekisterin maksuaikataulukkoa voi käyttää monipuolisesti erilaisten laskujen muodostamiseen, esim. erihintaisten koulutuspäivien, valmistavan koulutuksen, näyttötutkintomaksujen tai materiaalimaksujen laskuttamiseen. Taulukkoon syötetään laskutettavat tuotenimikkeet, joille annetaan a-hinta, tai hinta voidaan määritellä taulukkoon rivikohtaisesti. Laskut voidaan kirjata ennakkoon ja alkupäivän avulla ohjata, koska rivit tulevat mukaan laskutukseen. Kun rivit laskutetaan, laskutetuille riveille päivittyy laskutuspäivämäärä automaattisesti M.laskutuspvm-kenttään. Laskut muodostetaan opiskelijarekisterissä Laskutus -> Yleinen -toiminnolla. Toiminnolla syntyy jokaisesta valitusta opiskelijasta lasku Laskutus-rekisteriin. Valmiita laskuja voi tarkastella ja muuttaa Laskutus-rekisterissä ja siirtää tarvittaessa eri kirjanpito-ohjelmiin.

    Tuotenimikkeet

    Syötä laskutettavat nimikkeet Tuotenimikkeet-rekisteriin. Täytä ainakin kentät Nimi ja Hinta. Tuotenimikkeitä voivat olla esimerkiksi lähiopetuspäivä tai näyttötilaisuus.

    Valmistelut Opiskelijat-rekisterissä

    Ota Opiskelijat-rekisterin kenttäeditorissa esille Maksuaikataulukko-haaran alta seuraavat kentät ja asemoi ne vierekkäin.

    • M. Alkupvm
    • M. Tuotenimike
    • M. Selite
    • M. Kpl
    • M. A-hinta
    • M. Summa
    • M.laskutuspvm
    • M.Laskutyyppi

    Ota esiin myös Laskutus-kenttä, jos haluat seurata opiskelijoille tehtyjä laskuja opiskelijarekisterin kautta. Kenttä löytyy Opintojen rahoitustiedot -haaran alta. Primus tallentaa kenttään automaattisesti laskunumerot, jos laskutusikkunassa on rastittu Tallenna Laskutus-kenttään. Laita Ylläpito / Kenttäeditorissa kentän näkymäksi esim. laskunnumero, laskutyyppi tai muu selventävä tieto.

    Taulukon täyttäminen

    Kun lisäät uutta riviä, anna aina M. Alkupvm -tieto. Lisää tyhjiä rivejä taulukon loppuun saa klikkaamalla M. Alkupvm -kenttää ja antamalla siihen päivämäärän.

    • Valitse oikea tuotenimike.
    • Anna kappalemäärä kenttään M. Kpl, jos haluat laskuttaa useamman kappaleen.

    Laskurivin hinta määräytyy seuraavassa järjestyksessä:
    1. M. á-hinta-kentästä
    2. Hinta Henkilökohtaisen tuotenimikehinnaston-taulukosta
    3. M. Tuotenimikkeen hinta Tuotenimikkeet-rekisteristä
    4. M.summa-kentästä

    Primus laskee automaattisesti laskuun rivin summan: M.Kpl * löydetty á-hinta. Jos kappalemäärää ei ole täytetty, oletus on 1. Jos taas olet täyttänyt riville summatiedon M.summa-kenttään, tuotenimikkeen hintaa tai riville annettua a-hintaa ei huomioida. Jos jätät rivin summan ja a-hinnan täyttämättä, lasketaan rivin hinta tuotenimikkeen hinnalla.

    Laskurivien syöttäminen usealle opiskelijalle

    Yhden tai useamman samansisältöisen laskurivin voi syöttää usealle opiskelijalle samanaikaisesti.

    • Hae opiskelijarekisterissä esille ne oppilaat, joille haluat syöttää samansisältöiset laskurivit. Valitse oppilaat, jolloin maksuaikataulukon M. Alkupvm -kentän päälle tulee Muuta-painike. Klikkaa Muuta-painiketta ja valitse Uusien rivien lisääminen. Klikkaa Ok.
    • Syötä seuraavalle maksuaikataulukon vapaalle riville M. Alkupvm -kenttään laskutuspäivä (HUOM. tämä on pakollinen tieto), M. Tuotenimike ja muut tarvittavat tiedot. Syötä kaikki laskutuspäivät samalla tavalla seuraaville vapaille riveille. Kun kaikki rivit on syötetty, tallenna. Huomioi, että M.Alkupvm ei voi olla tulevaisuudessa sinä päivänä kun laskut tehdään.

    Laskujen muodostaminen

    Hae opiskelijarekisterissä laskutettavat opiskelijat esimerkiksi seuraavalla haulla: M. alkupvm <> "" JA M. alkupvm =< Nykyinen päivämäärä JA M. laskutuspvm = "". Valitse yläpalkista Laskutus / Yleinen. Tarkista/täydennä Laskutus-ruudun tiedot:

    • Tallenna Laskutus-kenttään.

    Rasti kenttä, jos haluat, että Primus tallentaa laskun numeron opiskelijarekisterin moniriviseen Laskutus-kenttään.

    • Laskurivit taulukosta

    Rasti kenttä, jolloin laskutettavat nimikkeet haetaan opiskelijarekisteristä maksuaikataulukosta. Tällöin Laskutusikkunan Laskurivit-välilehti häipyy näkyvistä eikä sitä näin ollen huomioida.

    Eräpäiväksi tulee laskun tekopäivä + 14 pv. Sen voi myös laittaa vasta Laskutus-rekisterissä. Tai jos haluaa kaikille eräpäiväksi muuta kuin + 14 pv, kirjataan tieto Koulun tiedot-rekisteriin kenttään Maksuaika päivinä.

    Saajan tilinumeron ja pankin voi syöttää valmiiksi Pankkiyhteydet-rekisteriin ja valita Koulun tiedoissa Pankkiyhteys-kenttään. Silloin laskulle saadaan pankkiyhteystiedot oletuksena.

    Laskut maksajayrityksittäin

    Laskut voi koota myös maksajayrityksittäin, jolloin täytetään kaksi taulukkoa: Maksuaikataulukko ja Opintojen maksutiedot-taulukko.

    Esimerkiksi koulutuksen tai tutkinnon järjestäjä-oppilaitosta voi laskuttaa oppisopimusopiskelijoiden koulutuksesta. Laskurivit täytetään ensin Maksuaikataulukkoon ja Opintojen maksutiedot-taulukkoon määritellään, mikä on maksajayritys, minkä osuuden maksajayritys maksaa (%) ja laskutyyppi. Laskutyypillä yhdistetään maksajayritys ja laskurivit. Laskutus-rekisteriin muodostuu lasku, jossa näkyy kaikki samalle laskulle liitetyt opiskelijat.

    Esimerkkejä:
    1. Koulutusmaksu laskutetaan koko ryhmän opiskelijoilta

    • Tee maksuaikataulukkoon ryhmän opiskelijoille rivi, jossa tuotenimikkeenä on esim. "koulutusmaksu". Tämän voi tehdä massana useammalle opiskelijalle kerralla.
    • Koulutusmaksun hinta on kirjattu Tuotenimikkeet-rekisteriin
    • Maalaa ryhmän opiskelijat ja valitse ylävalikosta Laskutus -> Yleinen
    • Laita Laskutus-ikkunassa valinta kohtaan Laskurivit taulukosta ja Laskutettavat-kohdassa "Valitut rekisterikortit".
    • Paina Muodosta laskut-painiketta. Laskutus-rekisteriin muodostuu jokaiselle opiskelijalle oma lasku, jossa maksaja on opiskelija ja maksun saajana oppilaitos.

    2. Koulutuksen järjestäjä laskuttaa tutkintokoulutuksen järjestäjältä oppisopimusopiskelijoiden lähipäivät, etäpäivät ja yhden näytön kuukauden ajalta

    • Tee maksuaikataulukkoon kolme riviä opiskelijoille: yhdelle tuotenimikkeeksi lähipäivä ja sen kpl-määrät, yhdelle etäpäivä ja sen kpl-määrät, yhdelle näyttö ja kpl-määräksi 1. Laskutyypiksi kaikille riveille Oppisopimuslaskutus.
    • Laita opiskelijoille Opintojen maksutiedot-taulukkoon laskutyypiksi myös "Oppisopimuslaskutus", maksajayritykseksi "Tutkintokoulutuksen järjestäjä" ja maksuosuudeksi 100 %
    • Maalaa opiskelijat, valitse ylävalikosta Laskutus / Yleinen
    • Laita Laskutus-ikkunassa valinta kohtiin: Laskurivit taulukosta, Huomioi maksutaulukko ja alaosasta Valitut rekisterikortit
    • Laskutus-rekisteriin muodostuu yksi lasku, jossa maksajana on Tutkintokoulutuksen järjestäjä ja saajana koulutuksen järjestäjä-oppilaitos. Laskun Opiskelijat-kenttään tulee kaikki opiskelijarekisterissä valitut opiskelijat (joita lasku koski), hinnaksi kaikki yhteenlaskettuna ja Erittely-välilehdelle jokaisen opiskelijan laskuriveistä erittely, mitä laskuun sisältyi.

    3. Oppilaitos laskuttaa opiskelijoilta esim. koulutusmaksun ja 2 näyttöä

    • Tee opiskelijoille maksuaikataulukkoon esim. 2 riviä, toiseen tuotenimikkeeksi koulutusmaksu ja toiseen näyttö, 2 kpl, molemmille laskutyypiksi esim. "koulutuslaskutus"
    • Maalaa laskutettavat opiskelijat ja valitse ylävalikosta Laskutus / Yleinen.
    • Laita Laskutus-ikkunassa valinta kohtiin Laskurivit taulukosta ja Laskutettavat: Valitut rekisterikortit, Laskun tyyppi-kohtaan: "koulutuslaskutus"
    • Laskutus-rekisteriin muodostuu jokaiselle opiskelijalle oma lasku, jossa saajana on oppilaitos. Erittely-välilehdellä näkyy, mistä tiedoista lasku on muodostunut kullekin opiskelijalle.