Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Opas henkilötietojen käsittelyyn - huomioita Visma InSchool -tuotteiden osalta

    Tietosuojavaltuutettu on julkaissut joulukuussa 2012 koulujen käyttöön oppaan oppilaiden henkilötietojen käsittelyyn kodin ja koulun yhteistyössä. Oppaan voi ladata pdf-muodossa esim. tämän ohjeen alta. Tässä ohjeessa on toimintaohjeita muutamiin oppaassa esille nostettuihin tilanteisiin.

    Olemme poimineet avuksenne tähän joitain kohtia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota Visma InSchool -ohjelmatuotteiden osalta. Mikäli oppaan pohjalta nousee kysymyksiä, voi ne lähettää asiakastukemme sähköpostiosoitteeseen.

    POISSAOLOMERKINTÖJEN SÄÄNNÖLLINEN POISTAMINEN

    Poissaolomerkintöjä voi poistaa Opiskelijarekisterin kautta. Opiskelijarekisterissä valitaan Lisätoiminnot / Muokkaa Wilman merkintöjä. Apuruudussa voi poistaa kaikki merkinnät, merkinnät aikaväliltä tai esim. pelkästään tyhjätä merkintöjen huomautustekstit.

    Primuksessa on mahdollisuus myös ajastettuun, automaattiseen merkintöjen poistoon. Ota yhteys tukipalveluumme, jos olet kiinnostunut tästä vaihtoehdosta.

    POISSAOLOMERKINTÖJEN KÄSITTELYPERUSTE

    Monilla peruskouluilla on käytössä poissaolojen syöttäminen luokittain, eli on sallittu kaikkien opettajien syöttää poissaolomerkintöjä kaikkien luokkien oppilaille. Tuuraustilanteissa ym. tämä on kätevä vaihtoehto, mutta oppaan mukaan muilla opettajilla ei välttämättä ole perustetta käsitellä oppilaiden poissaolomerkintöjä. Jos oikeutta ei anneta, kirjaa poissaolomerkinnät aina luokanvalvoja/luokanopettaja, hallinto tai aineenopettajat omien arviointikirjojensa kautta.

    • Tuntimerkintöjen syöttäminen luokittain sallittu -rasti Koulun tiedot -rekisterissä (koskee kaikkia luokkia)
    • Tuntimerkintöjen syöttäminen luokittain sallittu -rasti Luokat-rekisterissä (koskee yksittäisiä luokkia)

    LOKITIEDOT OPPILASTIETOJEN KATSELUSTA JA MUOKKAAMISESTA

    Primus tallentaa täydelliset lokitiedot tietojen muokkaamisesta. Lokia voi tarkastella "Rekisteriin tehdyt muutokset" -toiminnolla.

    Wilman lokissa näkyy muutosten lisäksi myös tietojen katselu. Wilman lokia pääsee tarkastelemaan vain ylläpitäjä. On äärimmäisen tärkeää, että lokia ei pääse muokkaamaan kukaan muu kuin tämä nimetty henkilö. Lokin tuleekin sijaita sellaisessa paikassa, jonne edes opettajat ja hallinto eivät pääse. Väärinkäyttöepäilyssä kannattaa ottaa yhteys tukipalveluumme ja tarvittaessa myös poliisiin. Autamme lokitietojen tulkitsemisessa.

    HUOLTAJIEN INFORMOIMINEN

    Oppaassa todetaan: "Opetuksen järjestäjän tulee huolehtia siitä, että sähköisessä palvelussa informoidaan huoltajia ja oppilaita henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä". Wilmalle on valmis tietosuojaselosteen malli, jota oppilaitos voi muokata omaa Wilma-käyttöään vastaavaksi. Selosteen voi lisätä Wilmaan esim. pysyvänä tiedotteena tai linkkinä. Tietosuojaseloste

    Varsinainen henkilörekisteri on Primus ja Wilmaa koskee siten Primukselle laadittu rekisteriseloste. Tämänkin mallin voi ladata www-sivuiltamme. Rekisteriseloste

    Katso myös ohjeet muihin henkilötietojen käsittelyä kuvaaviin dokumentteihin.

    WILMA VS. SÄHKÖPOSTIT

    Oppaassa todetaan: "Esimerkiksi suojaamattomiin sähköpostiviesteihin ei tule kirjoittaa salassa pidettäviä tietoja (kuten oppilashuollollisia tai oppilaan terveydentilaa kuvaavia tietoa)." Tavallinen sähköposti kulkee verkossa yleensä salaamattomana, kun taas Wilman viestit ovat voimakkaasti salattuja. Tämän vuoksi viestintä Wilman kautta on huomattavasti turvallisempaa kuin sähköpostin käyttö.

    HUOLTAJIEN HENKILÖKOHTAISET WILMA-TUNNUKSET

    Oppaassa todetaan: "On perusteltua, että huoltajilla on mahdollisuus saada henkilökohtaiset käyttöoikeudet". Huoltajilla on ollut mahdollisuus henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin vuodesta 2011 asti. Ellei oppilaitoksenne vielä käytä näitä henkilökohtaisia eli "uudentyyppisiä" tunnuksia, tulisi sellaiset ottaa käyttöön viipymättä.

    Ohjeita ja lisätietoa sivun alareunan linkeisssä.

    LiiteKoko
    Opas oppilaiden henkilötietojen käsittely kodin ja koulun yhteistyössä.pdf114.78 Kt