Tukipalvelu


support.inschool.fi(at)visma.com

Yleissivistävä koulutus
Puh. 06 320 2500

Ammatillinen koulutus
Puh. 06 320 2510

Ammattikorkeakoulutus
Puh. 06 320 2550


Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Hakemukset ja päätökset

    Primuksen versiosta 4.45 eteenpäin on uusi Hakemukset ja päätökset -rekisteri. Hakemusten tallentaminen Primuksen erilliseen rekisteriin mahdollistaa tietojen kirjauksen ja tulostamisen Primuksen lisäksi Wilmassa.

    Huoltaja voi esimerkiksi tehdä lapsen koulukuljetusta koskevan hakemuksen, ja virasto tai koulu siihen liittyvän koulukuljetuspäätöksen. Päätöksiä voi myös kirjata ilman että siihen liittyy hakemusta - samaan tapaan kuin Opiskelijat-rekisterin päätöstaulukkoon on kirjattu. Erona on vain, että päätökset kirjataan nyt omaan rekisteriinsä.

    Erillisen rekisterin hyötynä on, että jokaisesta hakemuksesta ja päätöksestä tallentuu oma rekisterikorttinsa, jolloin myös aikaisemmat hakemukset/päätökset ovat tallessa ja tarkasteltavissa. Myös päätösten hakeminen ja tulostaminen on helpompaa omassa rekisterissään kuin Opiskelijat-rekisterin taulukoista hakeminen.

    Hakemuksia ja päätöksiä voi selata ja kirjata sekä Primuksen että Wilman kautta.

    Aikaisempien päätösten siirtäminen Hakemukset ja päätökset –rekisteriin

    Päätökset eivät siirry heti version 4.45 päivityksen yhteydessä itsestään uuteen rekisteriin, vaan koulu/kunta voi itse päättää sopivan ajankohdan siirtymiseen, jonka jälkeen päätökset siirretään Primuksen prserver.ini-tiedostoon tehtävällä asetuksella:

    [Settings]
    ConvDecisions=1

    Käynnistä Primus uudelleen (myös server-osa), jonka jälkeen päätökset ovat siirtyneet uuteen rekisteriin. Siirron jälkeen Opiskelijat-rekisterin päätöstaulukoista on päätöksiä koskevat tiedot tyhjentyneet.

    Opiskelijarekisterin uudet kentät Hakemukset, Koulun päätökset ja Viraston päätökset näyttävät kuitenkin linkkinä oppilaalle tehdyt arkistoimattomat päätökset/hakemukset. Siirron jälkeen haut, tulosteet ja lomakkeet on syytä päivittää Hakemukset ja päätökset -rekisteriin. Lisäksi on päivitettävä Opiskelijat-rekisterin sellaiset tulosteet, jotka tulostavat päätöstietoja (esim. oppilaskortti) hakemaan tiedot uudesta paikasta.

    Päätösten siirron jälkeen on hyvä muuttaa Primus-käyttäjien käyttäjäoikeuksia siten, että kirjoitusoikeutta ei ole enää vanhoihin päätöstaulukon kenttiin.

    Toimintoon liittyvät rekisterit Primuksessa:


    Hakemukset ja päätökset

    • Uusi rekisteri, johon jokainen hakemus/päätös tallentuu omana rekisterikorttinaan.
    • Päätöksen tekeminen ei vaadi hakemusta pohjalle, vaan rekisteriä voi käyttää myös pelkkien päätösten kirjaamiseen samaan tapaan kuin Opiskelijat-rekisterin päätöstaulukoitakin.

    Hakemuskoodit

    • Hakemusten jaottelemista varten. Rekisteriin kirjataan käytettävissä olevat hakemustyypit, jolloin ne ovat valittavissa Hakemukset ja päätökset -rekisterin Hakemus-kenttään. Erilaisia hakemuksia voivat olla esim. Hakemus koulukuljetukseen, Hakemus aamu- ja iltapäivätoimintaan tai Loma-anomus.

    Päätöskoodit sekä Viraston päätöskoodit

    • Päätösten jaottelemista varten. Päätöskoodit-rekisteriin kirjataan koulun omia päätöksiä koskevat päätösvaihtoehdot. Viraston päätöskoodit -rekisteriin kirjataan viraston päätöksiin liittyvät päätöskoodit. Hakemukset ja päätökset -rekisterissä vaihtoehdot ovat valittavissa Päätös (koulu) tai Päätös (virasto)-kenttään.
    • Rekistereissä ennestään olevat päätöskoodit pysyvät ennallaan.

    Koulun tiedot

    • Koulun tiedot -rekisterin kenttä Hakemusten ja päätösten kirjaus käytössä Wilmassa rastitaan, jos hakemusten ja päätösten kirjaus halutaan myös Wilmaan.
    • Kenttä Kaikki opiskelijat näkevät hakemukset ja päätökset rastitaan, jos halutaan näyttää hakemukset ja päätökset myös alle 18-vuotiaille opiskelijoille.

    Käyttäjäryhmät

    • Wilma-käyttöä varten on käyttäjällä oltava sellainen käyttäjäryhmä, joka sallii Hakemukset ja päätökset -rekisterin tietojen muokkauksen Wilman kautta.
    • Käyttäjäryhmän avulla määritellään myös lomakkeiden näkyminen Wilmassa. Jotta voidaan luoda uusi hakemus/päätös, tarvitsee sekä lomakkeella että käyttäjäryhmällä olla oikeus uuden rekisterikortin luomiseen.
    • Primuksessa käyttöön tarvitaan pääsy Hakemukset ja päätökset -rekisteriin ja sen kenttiin.

    Lomake-editori

    • Rekisteriin luodaan tarvittavat lomakkeet uuteen Hakemukset ja päätökset –tietokantaan (esim. päätöksen kirjaaminen, iltapäivätoimintaan hakeminen)
    • Muokkauslomakkeiden lisäksi tarvitaan myös profiililomakkeet tietojen tarkastelua varten opettajille, henkilökunnalle ja opiskelijoille ja huoltajille.
    • Opiskelija- ja huoltajaliittymän profiililomakkeessa tulee huomioida päätöksen julkaisupäivämäärä eli mistä lähtien päätös on julkinen huoltajille/opiskelijoille Wilmassa. Näkymisehdolla rajataan lomake näkymään vasta sitten kun päätöksen julkaisupäivämäärä on täytetty.
    • Valmiita lomakemalleja löydät Lomakepankin Hakemukset ja päätökset -haarasta.

    Opettaja- ja henkilökuntarekisteri

    • Kentässä Käyttäjäryhmä Wilmassa on oltava sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Hakemuksiin ja päätöksiin.
    • Opettaja näkee oletuksena vain niiden opiskelijoiden hakemukset ja päätökset, joiden luokanvalvoja tai muu ohjaaja hän on. Henkilökunnan käyttäjät eivät oletuksena näe päätöksiä ollenkaan.
    • Oikeus kaikkiin hakemuksiin ja päätöksiin voidaan antaa rastimalla kenttä Oikeus nähdä kaikki hakemukset ja päätökset Opettajat- tai Henkilökunta-rekisteristä.


    Opiskelijarekisteri

    • Opiskelijat-rekisterissä on kentät Hakemukset, Koulun päätökset ja Viraston päätökset, jotka näyttävät opiskelijalle tehdyt hakemukset ja päätökset. Ota kentät esiin Kenttäeditorista. Tiedon muuttaminen näihin kenttiin Opiskelijat-rekisterin kautta on estetty. Näihin kenttiin päivittyy tieto automaattisesti aina, jos Hakemukset ja päätökset -rekisterin sisältö ko. opiskelijan osalta muuttuu.
    • Jos Hakemukset ja päätökset -rekisterissä on rastittu kenttä Päätös vaatii päättäjän hyväksynnän, päivitetään tieto hakemuksesta/päätöksestä opiskelijarekisterin infokenttiin vasta kun myös kenttä Päättäjän hyväksymispvm on täytetty.
      • Klikkaamalla kentässä hiiren 2.painikkeella ja "Avaa rekisteri" avautuu ensimmäisen rivin hakemus/päätös Hakemukset ja päätökset -rekisterissä. Kaikki opiskelijan hakemukset/päätökset saat rekisterissä esiin klikkaamalla opiskelijan nimeä hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla "Hae samat". Käyttäjällä on oltava oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin.
    • Hakemukset näytetään Hakemukset-kentässä ja jos hakemukseen liittyy päätös, näkyy tieto siitä joko Koulun päätökset tai Viraston päätökset -kentässä.
    • Opiskelijat-rekisterin kautta on myös mahdollista luoda hakemus tai päätös suurelle opiskelijajoukolle yhdellä kertaa. Valitse Opiskelijat-rekisteristä ne rekisterikortit, joille päätös/hakemus tehdään. Sen jälkeen valitse Lisätoiminnot -> Luo Hakemus tai päätös valituille rekisterikorteille. Täytä tarvittavat kentät ja tallenna. Opiskelijoiden nimi tulee automaattisesti. Sen jälkeen päätökset/hakemukset ovat omina kortteinaan Hakemukset ja päätökset -rekisterissä.

    Hakijat-rekisteri

    Samaan tapaan kuin Opiskelijat-rekisterissä, myös Hakijat-rekisterissä voi luoda hakemuksen tai päätöksen valitulle rekisterikortille tai kerralla useammalle hakijalle. Hakemukset ja päätökset -rekisterissä onkin hyvä ottaa esiin myös kenttä Hakija, joka viittaa Hakijat-rekisteriin. Kun hakemus/päätös luodaan Hakijat-rekisterissä, täyttyy Hakija-kenttä automaattisesti.

    Hakijat-rekisterissä kannattaa myös ottaa Kenttäeditorista esiin kentät Hakemukset, Koulun päätökset sekä Viraston päätökset. Kenttiin päivittyy tieto hakijalle tehdystä hakemuksesta/päätöksestä.

    Arkistointi

    Vanhemmat hakemukset ja päätökset voi arkistoida Hakemukset ja päätökset -rekisterissä. Opiskelijaa koskevat hakemukset ja päätökset näytetään kuitenkin Opiskelijat-rekisterin vastaavissa kentissä huolimatta siitä onko hakemus/päätös arkistoitu tai ei.

    Aiheeseen liittyen: