Tukipalvelu


support.inschool.fi(at)visma.com

Yleissivistävä koulutus
Puh. 06 320 2500

Ammatillinen koulutus
Puh. 06 320 2510

Ammattikorkeakoulutus
Puh. 06 320 2550


Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Hakemukset ja päätökset Wilmassa

    Erilaisia hakemuksia sekä päätöksiä voi kirjata Primuksen lisäksi myös Wilmassa. Toiminto on käytettävissä niin koulun opettajille/henkilökunnalle kuin täysi-ikäisille opiskelijoille ja huoltajillekin. Huoltaja voi tarkastella oppilaalle tehtyjä päätöksiä tai tehdä esimerkiksi koulukuljetusta koskevan hakemuksen. Tähän liittyvä päätös voidaan sen jälkeen julkaista huoltajan nähtäväksi Wilmaan.

    Toimintoja voi käyttää myös erikseen: voidakseen tehdä ja näyttää päätöksiä Wilmassa, ei ole välttämätöntä ottaa hakemuksia käyttöön. Vastaavasti hakemuksia voi tehdä Wilman kautta, vaikka päätökset hoidettaisiinkin muuta kautta.

    Toiminto on käytössä opettaja-, henkilökunta-, huoltaja- ja opiskelijaliittymissä. Opiskelijaliittymässä toiminto on käytössä vain 18 vuotta täyttäneillä opiskelijoilla. Jos toiminto halutaan myös alaikäisten opiskelijoiden Wilmaan käyttöön, rastitaan Koulun tiedot -rekisteristä kenttä Kaikki opiskelijat näkevät hakemukset ja päätökset.

    Käyttöönotto

    Toiminto otetaan käyttöön Primuksen Koulun tiedot -rekisterissä rastimalla kenttä Hakemusten ja päätösten kirjaus käytössä Wilmassa. Hakemukset ja päätökset kirjataan sähköisten lomakkeiden avulla. Opettajille ja huoltajille laaditaan omat lomakeversionsa. Katso linkit mallilomakkeisiin tämän ohjeen lopusta.

    Primuksen Opiskelijat-rekisteriin aikaisemmin kirjatut päätökset saadaan siirrettyä uuteen Hakemukset ja päätökset -rekisteriin automaattisesti. Ks. ohje.

    Toiminto Wilmassa opettajilla/henkilökunnalla

    Jos linkki Hakemukset ja päätökset -sivulle ei näy ylävalikossa, se löytyy yläreunan valikkopainikkeen takaa. Opettajilla sivulla näkyy hakemukset ja päätökset kaikkien niiden opiskelijoiden osalta, joiden tietoja henkilöllä on oikeus tarkastella. Yksittäisen opiskelijan hakemuksia ja päätöksiä pääsee tarkastelemaan opiskelijan sivulta Hakemukset ja päätökset -välilehdeltä.

    • Hakemukset ja päätökset on luokiteltu omille välilehdilleen: Oletuksena näytetään kaikki hakemukset ja päätökset.

      • Avoimet hakemukset: Asia näkyy avoimena hakemuksena, jos asiasta ei ole julkaistua päätöstä (kenttä Päätöksen julkaisupvm täyttämättä).
      • Kaikki hakemukset: Näytetään kaikki sellaiset asiat, joille on täytetty jotain kenttään Hakemus.
      • Koulun päätökset: Näytetään ne asiat, joille on annettu päätös kenttään Päätös(koulu).
      • Viraston päätökset: Näytetään ne asiat, joille on annettu päätös kenttään Päätös(virasto).
      • Itselle osoitetut hakemukset: Näytetään ne hakemukset, joihin henkilö on laitettu käsittelijäksi. Käsittelijä voi olla opettaja tai henkilökuntaan kuuluva.

    Wilman etusivulla käyttäjille näkyy ilmoitus kaikista niistä hakemuksista, joiden käsittely on kesken, eli tieto päätöksestä puuttuu tai annettu päätös ei ole vielä julkinen. Opettajille ja henkilökunnalle päätökset näkyvät heti.

    Hakemuksia ja päätöksiä voi piilottaa Wilman luetteloista rastimalla Piilota Wilman luetteloista -kentän Primuksen Hakemukset ja päätökset –rekisterissä.

    Toiminto Wilmassa opiskelijoilla/huoltajilla

    Huoltajien ja opiskelijoiden Wilma-näkymässä on samaan tapaan kuin opettajilla ja henkilökunnallakin linkki hakemuksiin ja päätöksiin sivun yläreunassa tai valikkopainikkeen takana. Sivulla näkyvät kaikki oppilasta koskevat hakemukset ja päätökset.

    Sivun oikeassa yläreunan Tee uusi hakemus -linkkiä klikkamaalla näkee kaikki ne hakemuslomakkeet, jotka ovat huoltajien käytössä. Huoltaja voi sieltä täyttää esim. hakemuksen koulukuljetusta varten. Sen jälkeen tehty hakemus näkyy avoimena hakemuksena kunnes asia on käsitelty ja sitä koskeva päätös on tehty. Päätös tulee näkyviin hakemusta koskevalle riville Päätös-sarakkeeseen.

    Tehtyjä päätöksiä voi tarkastella myös Päätökset-välilehdellä, jossa ne näkyvät, kun päätös on julkaistu opiskelijoille ja huoltajille. Julkaiseminen tarkoittaa sitä, että päätöstä koskeva kenttä Päätöksen julkaisupvm on täytetty. Tämä on syytä huomioida kun toimintoa otetaan käyttöön. Vaikka päätökset on siirretty Primuksessa uuteen rekisteriin, ne eivät näy Wilmassa ennen kuin julkaisupäivä on täytetty Hakemukset ja päätökset -rekisterissä.

    Oletuksena täysi-ikäiset opiskelijat näkevät itseään koskevat hakemukset ja julkaistut päätökset. Siihen saakka tiedot näkyvät ainoastaan heidän huoltajille. Jos kuitenkin halutaan näyttää hakemukset ja päätökset myös alle 18-vuotiaille opiskelijoille, rastitaan Koulun tiedot -rekisterissä kenttä Kaikki opiskelijat näkevät hakemukset ja päätökset.

    Samaan tapaan kuin opettajille ja henkilökunnalle, näytetään myös huoltajille tai opiskelijalle itselleen linkki Wilman etusivulla keskeneräisiin hakemuksiin/päätöksiin.

    Käyttäjäoikeudet

    Linkki Hakemukset ja päätökset -sivulle Wilmassa näkyy, jos opettajalla/henkilökunnalla on kentässä Käyttäjäryhmä Wilmassa sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin. Hakemuksen voi myös kohdistaa tietylle opettajalle tai henkilökuntaan kuuluvalle. Lomakkeisiin lisätään tätä varten kentät Käsittelijät (opettaja) ja/tai Käsittelijät (henkilökunta). Hakemuksen tekijä voi siis suoraan ohjata hakemuksensa tietylle henkilölle.

    Opettajat ja henkilökunta näkevät ja saavat lisätä uusia päätöksiä Wilmassa jos jokin seuraavista oikeuksista toteutuu:

    • hän on opiskelijan luokanvalvoja tai muu ohjaaja
    • hänen rekisterikortillaan on rastittuna Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa
    • hänen rekisterikortillaan on rastittuna Oikeus nähdä kaikki hakemukset ja päätökset
    • opettaja on yhdistetty opiskelijaan Opiskelijat-rekisterin kentän Kortin omistusoikeus ryhmillä -kautta.

    Esimerkiksi luokanvalvoja näkee Hakemukset ja päätökset -sivulla valvomiensa oppilaiden hakemukset/päätökset. Jos taas esim. rehtorilla on oikeus nähdä kaikki hakemukset ja päätökset, näkee hän ne koko koulun oppilaiden osalta.

    Päätöksen kirjaamista varten myös päätöslomakkeella on oltava sama käyttäjäryhmä kuin opettajalla/henkilökunnalla.

    Lomakkeet

    Hakemuksia ja päätöksiä kirjataan ja tarkastellaan sähköisten lomakkeiden avulla, joten ennen käyttöönottoa täytyy olla luotuna tarvittavat lomakkeet koulun henkilökuntaa ja huoltajia/opiskelijoita varten.

    Päästäkseen tekemään uusia hakemuksia ja päätöksiä lomakkeilla on käyttäjällä oltava sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin.

    Luo Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisteriin käyttäjäryhmät esim. henkilökunnalle ja opettajille, sekä huoltajille ja opiskelijoille. Käyttäjäryhmien määrä riippuu käytettävistä lomakkeista. Jos otetaan käyttöön pelkästään päätökset, tarvitaan käyttäjäryhmä opettajille/henkilökunnalle päätösten kirjaamista varten.

    Jos huoltajille/opiskelijoille annetaan mahdollisuus täyttää hakemuksia Wilmassa, tarvitaan myös heitä varten oma käyttäjäryhmänsä.

    Anna käyttäjäryhmille Wilman oikeudet -välilehdellä oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin ja rekisterin toiminnoista Uuden rekisterikortin luominen sekä Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus. Jos joillekin henkilöille halutaan antaa oikeus poistaa hakemuksia ja päätöksiä, kannattaa siitä tehdä erillinen käyttäjäryhmä, johon annetaan oikeus myös rekisterikorttien poistamiseen.

    Kun käyttäjäryhmät on tehty, lisää opettajille ja henkilökunnalle heidän käyttäjäryhmänsä Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterin kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa.

    Opiskelijoiden ja huoltajien käyttäjäryhmä lisätään Koulun tiedot -rekisterin kenttiin Huoltajan käyttäjäryhmä Wilmassa ja Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa.

    Käy läpi lomakkeet ja lisää Lomake-editorissa kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa kuhunkin lomakkeeseen oikea käyttäjäryhmä.

    Koulusiirrot

    Koulusiirron jälkeen hakemukset/päätökset näkyvät opiskelijan uudella koululla vain opiskelijakohtaisessa näkymässä, mutta ne eivät ole muokattavissa. Jos opiskelijalla on puutteellinen henkilötunnus, edellisellä koululla tehtyjä hakemuksia/päätöksiä ei näytetä.

    Hakemukset/päätökset näkyvät koulusiirtojen jälkeen toisella koululla, jos kouluaste pysyy samana. Kouluaste määräytyy Koulun tiedot -rekisterissä täytetyn Oppilaitostyyppiluokitus-kentän mukaan. Seuraavien oppilaitostyyppikoodien kesken näytetään hakemukset ja päätökset oppilaan vaihtaessa koulua:

    • koodit 11,12,19 (peruskoulut)
    • koodit 20-29 (ammatilliset oppilaitokset)
    • 15 (lukiot)
    • muilla koodeilla olevia ei näytetä toisille oppilaitoksille.

    Esimerkki: Oppilas siirtyy peruskoulusta (luokituksen koodi 11) peruskouluasteen erityiskoulutukseen (luokituksen koodi 12), hakemukset ja päätökset näkyvät uudella koululla. Jos taas oppilas siirtyy peruskoulusta (koodi 11) lukioon (koodi 15), häntä koskevia hakemuksia ja päätöksiä ei näytetä enää lukiossa.

    Oppilaitostyyppikoodin mukainen hakemusten ja päätösten näkemisen rajaus vaikuttaa vain opettajien ja henkilökunnan näkemisoikeuteen. Huoltajat näkevät huollettaviensa päätökset myös koulusiirtojen jälkeen, vaikka kouluaste vaihtuisikin.