Tukipalvelu


support.inschool.fi(at)visma.com

Yleissivistävä koulutus
Puh. 06 320 2500

Ammatillinen koulutus
Puh. 06 320 2510

Ammattikorkeakoulutus
Puh. 06 320 2550


Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Wilma-tunnusten hallinnointi Primuksessa - ohje koulusihteereille

    Tämä ohje on tiivistelmä huoltajien Wilma-tunnusten käsittelystä koululla. Laajemmat ohjeet tunnuksista ja niihin liittyvistä asioista löytyvät www-sivuiltamme kohdasta Kirjautuminen, tunnukset ja avainkoodit.

    Perusperiaatteet tunnusten luonnissa ja käsittelyssä

    Lähtökohtana on, että Wilmaa varten tarvitaan joko avainkoodi tai koulun tekemä Wilma-tunnus. Avainkoodilla käyttäjät pääsevät luomaan tunnukset Wilmaan itse.

    A) Lapsi aloittaa koulun, huoltajille Wilma-tunnukset

    • Luo avainkoodit koulun aloittavan lapsen huoltajille.
    • Suosittelemme, että jo kouluunilmoittautumista varten tehdään huoltajille avainkoodit. Tunnus säilyy samana myös lapsen aloitettua koulunsa.
    • Toimita avainkoodit huoltajille (tähän on olemassa valmis kirjemalli).
    • Kerro toimintaohjeet eri tilanteissa:
      • 1. Huoltajalla ei ennestään mitään Wilma-tunnusta: Huoltajat luovat avainkoodilla itse oman tunnuksensa Wilman connect-sivulla (kunnan Wilma-osoite /connect, esim. wilma.turku.fi/connect). Sitä varten huoltajilla on oltava toimiva sähköpostiosoite. Suositeltava apu huoltajille on tunnuksen luomisesta tehty ohjevideo. Ks. myös Kuvallinen ohje tunnuksen luomisesta avainkoodilla.
      • 2. Huoltajalla ennestään henkilökohtaiset tunnukset Wilmaan (ns. uudentyyppinen tunnus): Huoltajat kirjautuvat omalla tunnuksellaan Wilmaan ja Käyttöoikeudet-sivulla lisäävät saamallaan avainkoodilla uuden lapsen olemassaolevaan tunnukseensa (ks. kuvallinen ohje roolin lisäämisestä).
      • 3. Huoltajilla ennestään yhteinen tunnus Wilmaan (ns. vanhantyyppinen tunnus): yhteisen tunnuksen alle ei lapsia voi lisätä, joten saadakseen kaikki lapset saman tunnuksen alle on huoltajien tehtävä ensin henkilökohtainen tunnus vanhan yhteisen tunnuksen avulla ja yhdistettävä uusi lapsi avainkoodilla henkilökohtaisen tunnuksen alle (ks. ohje tunnuksen muuttamisesta henkilökohtaiseksi).
      • 4. Huoltajilla ennestään tunnus toisen kunnan Wilmaan: Jos esimerkiksi oppilas muuttaa toisesta kunnasta uuteen kouluun, toimitaan kuten kohdassa 1, eli luodaan avainkoodit. Myöskään eri kunnissa opiskelevien lasten tietoja ei voi yhdistää saman tunnuksen alle, koska kyseessä on eri tietokanta.

    B) Huoltajilla yhteinen tunnus, haluavat henkilökohtaiset tunnukset

    • Huoltaja voi koska tahansa muuttaa vanhan yhteisen tunnuksensa uudeksi henkilökohtaiseksi tunnukseksi menemällä Wilman connect-sivulle.
    • Jos toinen huoltaja tekee uudentyyppisen tunnuksen, on toisella huoltajalla 30 päivää aikaa muuttaa oma tunnuksensa uudentyyppiseksi ennen kuin yhteinen tunnus vanhenee. Jos tunnus on ehtinyt jo vanhentua, voi koulu tehdä huoltajalle avainkoodin, jonka avulla hän pääsee tekemään itselleen tunnuksen.
    • Opiskelijat-rekisterin kentästä Huoltajien yhteinen Wilma-tunnus vanhenee näkyy päivämäärä, jonka jälkeen Huoltajan käyttäjätunnus -kenttään merkitty yhteinen Wilma-tunnus lakkaa toimimasta. Kenttään tulee automaattisesti päivämäärä, kun joku lapsen huoltajista on tehnyt itselleen oman henkilökohtaisen Wilma-tunnuksen. Päivämäärää voi tarvittaessa siirtää eteenpäin käsin.
    • Kun tunnus muutetaan uudentyyppiseksi vanhan yhteisen tunnuksen kautta, säilyvät huoltajilla myös vanhat viestit tallessa Wilmassa.
    • Älä tee avainkoodia huoltajille, joilla on yhteinen ns. vanhantyyppinen Wilma-tunnus. Jos huoltaja luo henkilökohtaisen tunnuksen avainkoodilla, vanhat viestit menetetään.

    C) Koulu ottaa Wilman käyttöön

    • Tee avainkoodit kaikkien oppilaiden huoltajille. Voit tehdä avainkoodit kaikille huoltajille kerralla. Ohje.
    • Toimita avainkoodit huoltajille (tähän on olemassa valmis kirjemalli).
    • Ohjeista huoltajia tekemään Wilma-tunnus avainkoodilla. Ohje.
    • Avainkoodin avulla huoltajat voivat yhdistää mahdolliset muut lapset saman Wilma-tunnuksen alle. Siksi avainkoodit luodaan jokaisen oppilaan rekisterikortille. Jos perheestä on esim. kolme lasta samassa koulussa, molemmat huoltajat saavat kolme avainkoodia. Ohje huoltajille yhdistämisestä.
    • Jos oppilaat saavat omat Wilma-tunnukset, tee ja toimita avainkoodit myös heille. Ohjeista opiskelijoita tekemään tunnukset. Ohje opiskelijoille.

    D) Oppilaan koulu vaihtuu, koulusiirrot

    • Kun oppilas siirtyy esim. alakoulusta yläkouluun, voidaan sama huoltajatunnus säilyttää myös yläkoulussa. Tarkista, että Wilma-tunnuksiin liittyvät kentät on merkitty koulusiirrossa kopioitaviksi tiedoiksi:

      • Avaa Opiskelijat-rekisteri -> Ylläpito/Kenttäeditori.
      • Kopioituvien kenttien nimet ovat lihavoituna. Elleivät Wilma-tunnuksiin liittyvät kentät ole kopioituvia, on ne hyvä merkitä sellaisiksi.
      • Klikkaa kenttää hiiren 2. painikkeella ja valitse Kopioitava tieto.
    • Ks. yksityiskohtaisempi ohje: Wilma-tunnusten käsittely oppilaan vaihtaessa koulua.
    • Huomaa: Kun oppilaskortti kopioidaan toiseen kouluun, eivät vanhan koulun pikaviestit enää näy huoltajille Wilmassa. Tämä saattaa hämmentää huoltajia. Vaikka tunnus säilyykin samana, on sisältönä kuitenkin uuden koulun asiat. Pikaviestit eivät seuraa tunnuksen mukana, vaan uudessa koulussa lähdetään "puhtaalta pöydältä".

    Katso ohjevideo Wilma-tunnusten kopioinnista.

    E) Eri kouluissa olevat lapset

    • Huoltaja voi yleensä yhdistää samaan huoltajatunnukseen perheen kaikki lapset, vaikka he olisivat eri kouluissa. Wilma hankitaan yleensä koko kuntaan, ja se sisältää kunnan kaikkien koulujen oppilaat.
    • Jos lapset ovat eri kuntien kouluissa tai yksityiskoulussa, ei heitä voi välttämättä yhdistää samaan tunnukseen. Tämä johtuu siitä, että tällöin kyse on kahdesta eri tietokannasta.

    F) Opettajat, joilla lapsia kunnan kouluissa

    • Jos opettajalla on lapsia saman kunnan koulussa, jossa hän itse työskentelee, kannattaa opettaja- ja huoltajatunnus yhdistää.
    • Huoltajatunnus yhdistetään opettajatunnukseen kirjautumalla Wilmaan opettajatunnuksella ja yhdistämällä siihen huoltajarooli.
    • Opettajalla säilyy sama tunnus yhdistämisen jälkeenkin, huoltajatunnus sen sijaan jää pois käytöstä.
    • Ks. kuvallinen ohje: Opettajatunnuksen yhdistäminen huoltajatunnukseen
    • Sama ohje koskee myös henkilökuntatunnuksia.

    G) Sijaiset

    • Jokaiselle sijaiselle, joille Wilma halutaan antaa käyttöön, luodaan Opettajat-rekisteriin oma kortti. Kortille luodaan Wilma-tunnukset tai avainkoodi kuten muillekin opettajille. Oikeudet annetaan sen mukaan, mitä sijaisen pitää voida Wilmassa tehdä. Opettajat-rekisterin rastikenttä Vain tuntimerkintöjen kirjaus käytössä on hyvä asetus, jos sijainen ei tee Wilmassa muuta kuin kirjaa tuntimerkintöjä.

    Yleistä

    Avainkoodit ja tunnukset

    • Tarkista Primuksessa, että sähköpostiasetukset on täytetty myös sille koululle, jonka rekisterikortin numero on 1, eli ns. oletuskoululle. Asetukset katsotaan täältä silloin, kun tunnuksen tekijä ei ole kirjautunut Wilmaan, ts. kun ei tiedetä, minkä koulun käyttäjästä on kyse.
    • Kun huoltaja on tehnyt avainkoodilla itselleen tunnuksen Wilmaan, katoaa käytetty avainkoodi Primuksen Opiskelijat-rekisterin kentästä Wilman avainkoodit huoltajille.
    • Avainkoodi ei vanhene koskaan. Ei ole tarpeen milloinkaan tehdä uutta avainkoodia, vaan kerran luotu avainkoodi on voimassa niin kauan kunnes se on käytetty.
    • Wilman sähköpostiin tunnuksen tekoa varten lähettämä varmistuslinkki on voimassa kaksi päivää. Jos linkki on ehtinyt mennä vanhaksi, voi aina tilata uuden linkin Wilman connect-sivulta antamalla sähköpostiosoitteensa.
    • Kaikki lapseen liitetyt huoltajatunnukset näkyvät Huoltajien Wilma-tunnukset -kentässä.
    • Kaikki uudentyyppiset Wilma-tunnukset löytyvät Primuksen Wilman käyttäjätunnukset -rekisteristä.
    • Vinkki: Klikkaa Opiskelijat-rekisterissä huoltajan tunnusta hiiren 2. painikkeella ja valitse Hae samat, jolloin Primus tuo esiin kaikki ne lapset, jotka kyseiseen tunnukseen on yhdistetty.
    • Jos Opiskelijat-rekisterissä on täytetty kentät Huoltajan käyttäjätunnus ja Huoltajan salasana, lähtökohtaisesti ko. kortilla huoltajille ei tehdä avainkoodeja. Avainkoodi annetaan vain sellaisille huoltajille, joilla ei ole ennestään mitään Wilma-tunnusta ko. oppilaan rekisterikortilla, eli niille jotka eivät ole käyttäneet yhteistä tunnusta missään vaiheessa. Poikkeustapaus on, jos yhteinen Huoltajan käyttäjätunnus -kentän tunnus on ollut vain toisen huoltajan tiedossa ja käytössä. Silloin toiselle huoltajalle annetaan avainkoodi.

    Tee poikkeustapauksessa Wilma-tunnus käsin

    Poikkeustapauksessa voit luoda Wilma-tunnuksen huoltajalle manuaalisesti. Tätä tapaa tulisi kuitenkin käyttää vain silloin, kun huoltaja on itse estynyt tekemään tunnuksen. Katso ohjevideo tunnuksen tekemisestä käsin Primuksessa.

    Ilmoitusasetukset

    • Tunnukseen liittyvät ilmoitusasetukset tuntimerkinnöistä tai pikaviesteistä ovat eri paikassa riippuen siitä, onko huoltajilla yhteinen vai henkilökohtainen Wilma-tunnus.
    • Henkilökohtaisten tunnusten ilmoitusasetukset ovat Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä.
    • Vinkki: Klikkaamalla Opiskelijat-rekisterissä huoltajan tunnusta hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla Avaa rekisteri voi avata ko. tunnuksen Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä ja tarkastella esim. ilmoitusasetuksia.
    • Yhteisiä (vanhantyyppisiä) tunnuksia koskevat ilmoitusasetukset ovat Opiskelijat-rekisterissä.

    Viestien säilyminen

    • Jos huoltajat ovat aiemmin käyttäneet yhteistä (vanhantyyppistä) tunnusta, EI kummallekaan koskaan tehdä avainkoodia henkilökohtaisen tunnuksen luomiseen. Muuten vanhat viestit häviävät Wilmasta. Huoltajien on tehtävä henkilökohtainen tunnus vanhan yhteisen tunnuksen pohjalta, jolloin aikaisempi yhteiseen tunnukseen liitetty viestihistoria säilyy.
    • Jos yhteinen tunnus on ollut vain toisen huoltajan käytössä, voi toinen huoltaja pyytää koulua antamaan avainkoodin Wilma-tunnuksen luomista varten. Toiselle huoltajalle ei kerrota aiempaa (vanhantyyppistä) tunnusta, koska tunnuksen viestihistoriaa sitoo kirjesalaisuus. Viestihistoria säilytetään tässä tapauksessa vain sillä henkilöllä, joka tunnusta on käyttänyt. Toinen huoltaja tekee itselleen oman tunnuksen avainkoodin avulla, jolloin viestikansio on tyhjä.
    • Kun oppilaskortti kopioidaan koulusiirtojen yhteydessä toiseen kouluun, eivät vanhan koulun pikaviestit enää näy huoltajille uuden koulun Wilmassa. Vaikka tunnus säilyykin samana, uuden koulun Wilmassa näkyvät uuden koulun asiat.

    Unohtunut salasana

    • Jos huoltaja on unohtanut Wilman salasanan, ei pidä tehdä hänelle uutta avainkoodia, vaan käyttäjä voi vaihtaa salasanan uuteen Unohditko salasanasi -linkin kautta.
    • Ellei salasanan vaihto syystä tai toisesta onnistu em. sivun kautta, voit tehdä huoltajalle uuden salasanan, jonka huoltaja joutuu itse vaihtamaan kirjautuessaan sillä Wilmaan.
    • Uuden salasanan vaihtaminen Primuksen kautta:
      • Valitse Opiskelijat-rekisterissä se opiskelija, kenen huoltajasta on kyse.
      • Klikkaa hiiren 2. painikkeella Huoltajien Wilma-tunnukset -kentästä sitä tunnusta, josta on kyse ja valitse Avaa rekisterissä.
      • Pääset suoraan Wilman käyttäjätunnukset -rekisteriin, jossa näkyvät tunnuksen haltijaan liittyvät tiedot. Salasanaa ei näytetä, mutta voit luoda salasanan Luo sisältö -toiminnolla tai kirjoittaa suoraan salasanakenttään uuden salasanan.
      • Anna käyttäjälle uusi salasana. Kirjautuessaan Wilmaan käyttäjä ohjataan suoraan vaihtamaan saatu salasana uuteen.

    Linkkivinkkejä

    Suosittelemme erityisesti tutustumaan huoltajille tehtyyn ohjevideoon tunnuksen luomisesta. Huoltajia on helpompi neuvoa mahdollisissa ongelmissa kun prosessi on itsellekin tuttu. Primukseen kannattaa myös tehdä testiopiskelija ja hänelle testihuoltaja, jolloin prosessia voi kokeilla myös itse.

    Muita hyödyllisiä linkkejä:


    Avainsanat: Wilmatunnus, avainkoodi, tunnuksen luominen, sähköposti, huoltaja, 13385