Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Oppilaitosmuotoisen ammatillisen koulutuksen opiskelijat ja tutkinnon suorittaneet kalenterivuodelta, tiedonsiirto

    Tiedot kerätään samalla kertaa sekä opetussuunnitelmaperusteisesta että näyttötutkintoon valmistavasta koulutuksesta, vuoden 2018 opiskelijoista myös reformin mukaan opiskelevista. Tiedonsiirrossa on mukana kaikki läsnäolevat opiskelijat sekä 2018 tutkinnon suorittaneet. Oppisopimuskoulutukselle on oma tiedonkeruunsa.

    Tiedonsiirto vaatii Primuksesta uusimman version. Tammikuussa tehtävää tiedonsiirtoa voi testata Primuksessa aikaisintaan edellisestä elokuusta lähtien. Muutokset tilaston vuosittain vaihtuvista tiedoista ovat kuitenkin mukana Primuksen versiossa vasta alkuvuodesta 2019, kun Tilastokeskus on julkaissut omat ohjeensa. (Ohjetta päivitetään tarvittaessa myöhemmin.)

    Henkilöpohjainen tiedonsiirto, yleistä

    Tiedonsiirrossa on mukana henkilöpohjaiset opiskelijatiedot. Oppilaitos tallentaa syntyvän tiedoston ja lähettää sen itse Tilastokeskuksen sovellukseen. Tarkista ennen tiedonsiirron tekemistä, että tiedonsiirrossa tarvittavat kentät on täytetty asianmukaisesti. Tiedonsiirto-toiminto löytyy Primuksen Opiskelijat-rekisteristä. Valitse ylävalikosta Tiedonsiirrot / Tilastokeskus / Ammatilliset oppilaitokset. Tiedonsiirto tehdään rekisteriruutuun haetuista opiskelijoista ja valitaan, mihin läsnäolotiedot on kirjattu (Opiskelijatyöpäivälaskennan taulukko, läsnäolotaulukko vai kirjoillaolo-kentät).

    Tiedonsiirtoa voi harjoitella Primuksessa vaikka kuinka monta kertaa. Siirtotiedosto ei lähde eteenpäin ennenkuin viet sen Tilastokeskuksen sovellukseen. Toisin sanoen voit avata siirtotiedoston esikatseluun tai tallentaa sen koneellesi ja tarkistaa, että tiedot on oikein ja kaikki tilastoon kuuluvat opiskelijat on siinä mukana.

    Opiskelijoiden haku

    Hae ensin tiedonsiirtoon kuuluvat opiskelijat Primuksen Opiskelijat-rekisterin oikeaan reunaan. Haku tehdään
    esim. Opiskelijatyöpäivien laskenta/tuntimäärätaulukkoon tai Läsnäolotaulukkoon kuuluvia kenttiä apuna käyttäen.

    Läsnäolotiedot kirjattu opiskelijatyöpäivälaskennan taulukkoon:

    Uutena vaihtoehtona tiedonsiirron aloitusikkunassa voidaan valita vaihtoehto Opiskelijatyöpäivälaskennan taulukkoon. Kun valitset tämän vaihtoehdon, Primus ei tutki enää läsnäolotaulukkoa vaan siirtää läsnäolotiedot optpv-laskennan taulukosta. Jos jollekin opiskelijalle ei löydy tilastovuodelle riviä taulukosta tai taulukko onkin tyhjä, opiskelija menee virhelistalle eikä tule tiedostoon mukaan.

    Esimerkkihaku:
    Oppisopimuskoulutus=Ei JA (Pvm alkaen tunteja=<20.9.2018 JA (Pvm saakka tunteja="" TAI Pvm saakka tunteja>=20.9.2018) JA (Opiskeluoikeuden tilat="Läsnä" TAI Opiskeluoikeuden tilat="Loma" TAI Opiskeluoikeuden tilat="Väliaikaisesti keskeytynyt" TAI Opiskeluoikeuden tilat="Valmistunut"))

    Haku kopioitavassa muodossa:
    K1=%B0% AND (K233=%B0% AND (K10500=<%D20.9.2018% AND (K10508="" OR K10508>=%D20.9.2018%) AND (K10509="Läsnä" OR K10509="Loma" OR K10509="Väliaikaisesti keskeytynyt" OR K10509="Valmistunut")))

    HUOMIOI, onko teillä jo arkistoitu tilastoon kuuluvia opiskelijoita. Jos on, vaihda hakuruudussa täppä kohtaan Hae myös arkistosta.

    Kirjoillaolo 20.1:

    • Jos valittu läsnäolotiedot optpv-taulukosta, etsitään taulukosta rivi, joka voimassa 20.1. tilastovuonna. Huomioidaan samalta riviltä Opiskeluoikeuden tilat seuraavasti: Läsnä=1, Loma=1, Valmistunut=1,Väliaikaisesti keskeyttänyt=2, muuten 0.

    Kirjoillaolo 20.9:

    • Jos valittu läsnäolotiedot optpv-taulukosta, etsitään taulukosta rivi, joka voimassa 20.9. tilastovuonna. Huomioidaan samalta riviltä Opiskeluoikeuden tilat seuraavasti: Läsnä=1, Loma=1, Valmistunut=1,Väliaikaisesti keskeyttänyt=2, muuten 0

    Läsnäolotiedot kirjattu läsnäolotaulukkoon:

    Primus tutkii kahta eri riviä, koska tilasto tehdään kalenterivuodelta ja kalenterivuosi jakaantuu kahdelle eri lukukaudelle. Ohjelma kerää tiedot niiltä riveiltä, joissa Lukuvuosi-kentässä on tilastoinnin vuosiluku. Tiedonsiirto ei toimi, jos Lukuvuosi-kenttään on täytetty pelkästään yksi vuosiluku, esim. 2018.

    Esimerkki: Tilastointia tehdään vuonna 2018 läsnäolevista opiskelijoista. Läsnäolotiedot on kirjattu taulukkoon kahdelle riville: Lukuvuosi: 2017-2018 ja Lukuvuosi: 2018-2019. Tässä tapauksessa edelliseltä riviltä otetaan tammikuun läsnäolo ja jälkimmäiseltä syyskuun läsnäolo. Uusilla, syksyllä aloittaneilla opiskelijoilla läsnäolotieto otetaan syksyn osalta taulukosta, mutta kevään osalta tiedonsiirtoon tulee 0 eli Ei kirjoilla.

    Tarkista, että Lukuvuosi-kenttä on täytetty täsmälleen samalla tavalla sekä Opiskelijat-rekisterin läsnäolotaulukossa että Koulun tiedot -rekisterissä. MultiPrimus-kouluissa tulee huomioida, että lukuvuosi-tieto tulee korttinumerolla 1 olevan koulun kortilta.

    Käytännössä on parempi, että käyttäjä itse muodostaa hakutoiminnolla sen joukon, jonka tiedot siirretään. Oppisopimus-opiskelijoita ei oteta tähän tiedonsiirtoon, heille on omansa.
    Haun apuna voi käyttää esim. seuraavaa:
    Oppisopimuskoulutus="Ei" JA ((Lukuvuosi="2017-2018" JA Kevät 20.1.<>"Ei kirjoilla") TAI (Lukuvuosi="2018-2019" JA Syksy 20.9. <>"Ei kirjoilla"))

    Käytettäessä yksirivisiä läsnäolokenttiä haku olisi:
    Oppisopimuskoulutus="Ei" JA (Kirjoilla 20.9.<>"Ei kirjoilla" TAI Kirjoilla 20.1. <>"Ei kirjoilla")

    Tiedonsiirto

    Valitse Opiskelijat-rekisterin ylävalikosta Tiedonsiirrot / Tilastokeskukseen / Ammatilliset oppilaitokset. Suosittelemme, että läsnäolotiedot kirjataan jompaankumpaan moniriviseen taulukkoon. Uutena huomioidaan vuoden 2018 opiskelijoiden tiedonsiirrossa, että tiedot voi olla täytettynä myös Opiskelijatyöpäivien laskenta/tuntimäärätaulukkoon.

    Paina Tee tiedonsiirto-painiketta. Jos aineistosta löytyy virheitä, Primus ilmoittaa, montako riviä (=opiskelijaa) tiedonsiirron tuloksena on ja montako virhettä löytyy. Korjaa virheet ja kokeile tiedonsiirtoa uudelleen. Kun virheitä ei enää löydy, tallenna tiedosto omalle koneellesi.

    Tiedonsiirto-ikkunassa, valitsemalla Tulosta / Esikatselu, voi tarkastella ensin tiedostoa yksinkertaisella Primuksen tulosteella, jossa on samat sarakeotsikot kuin Tilastokeskuksen tiedonsiirrossa (A,B,C...AB, AC jne).

    Siirry sen jälkeen siihen sovellukseen, johon siirtotiedosto pitää lähettää/tallentaa. Toimi tästä eteenpäin tilastokeskuksen ohjeiden mukaan. Voit lähettää tiedoston monta kertaa sovellukseen sen aukioloaikana, uusin korvaa aina aiemmin lähetetyn tiedoston.

    Siirtotiedoston tarkistaminen

    On tärkeää, että virheet korjataan Primukseen eikä tiedostoon, muuten virheet jäävät hallinto-ohjelmaan. Primuksen oman Tiedonsiirto-toiminnossa olevan tulosteen lisäksi voi tiedostoa tarkastella myös excelissä.

    Excelissä: Tilastokeskuksen ohjeissa kuvattu Excel-muotoinen tiedonsiirto on vaihtoehtoinen tapa käsitellä siirtotiedostoa. Jos avaat tiedoston Excelissä, käytä dokumentin avauksessa tekstimuotoa. Todennäköisesti tiedot tulevat yhteen Excelin sarakkeeseen. Voit jakaa tiedot omiin sarakkeisiinsa Excelin Tiedot/Teksti sarakkeisiin -toiminnon avulla. Excelin käytössä opastaa ko. ohjelmavalmistajan oma asiakastuki.

    Päivitetty 10.1.2019

    Tiedonsiirtotyyppi: 
    Tilastokeskus