Tukipalvelu


support.inschool.fi(at)visma.com

Yleissivistävä koulutus
Puh. 06 320 2500

Ammatillinen koulutus
Puh. 06 320 2510

Ammattikorkeakoulutus
Puh. 06 320 2550


Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Opiskelijakohtaiset muistiot Wilmassa

    Primuksen rekisteriä Opiskelijakohtaiset muistiot (ent.nimi OHR-muistiot) voidaan käyttää opiskelijaan liittyvien muistioiden kirjaamiseen Wilman kautta. Esimerkiksi sähköpostiin verrattuna Wilman liikenne on voimakkaasti salattua. Aina pitää kuitenkin tiedostaa tietosuoja-asiat annettaessa käyttäjäoikeuksia opiskelijakohtaisiin muistioihin ym. salassa pidettäviin tietoihin.

    Rekisterille pitää myös nimetä vastuuhenkilö (oppilas- ja opiskelijahuoltolain 21 §).

    Erona pedagogisiin asiakirjoihin muistioilla on se, että näkemis/muokkausoikeudet annetaan muistiokohtaisesti. Opiskelijaa koskeviin muistioihin annetaan erikseen oikeudet henkilöille, kenellä on oikeus nähdä ja kenellä on oikeus myös muokata muistiota.

    Valmistelut Primuksessa

    Toiminnon käyttö vaatii, että Koulun tiedot -rekisterissä on rastittuna kenttä Koulunkäynnin tuki -toiminto käytössä.

    Muistioita varten tarvitaan lomake Primuksen Lomake-editoriin. Tämän ohjeen lopusta löydät linkin opiskelijakohtaisen muistion lomakemalliin ohjeineen.

    Muistiot kirjataan Wilman lomakkeella, ja ne näkyvät opiskelijan Tuki-sivulla Muistiot-otsikon alla. Kirjatut muistiot tallentuvat Primuksen Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisteriin.

    Toisin kuin pedagogisilla asiakirjoilla, muistioilla ei välttämättä vaadita Asiakirjalajia. Kuitenkin, jos halutaan tehdä erityyppisiä muistioita, kannattaa asiakirjalaji ottaa käyttöön. Tällöin Wilman Muistiot-otsikon alla olevista muistioista on heti nähtävissä minkätyyppinen muistio on kyseessä. Asiakirjalajin avulla saadaan myös ohjattua oikea lomake oikean asian kirjaamista tai muokkaamista varten.

    Erityyppisiä muistioita varten voit lisätä Primuksen Asiakirjalajit-rekisteriin sopivat vaihtoehdot, esim. opiskeluhuolto, opettajan muistiinpanot tms. Täytä Asiakirjalajin nimi -kenttään kuvaava nimi, esim. "Opiskeluhuolto" ja valitse Asiakirjalaji -kenttään Muistio.

    Käyttö Wilmassa

    Wilmassa uusi muistio lisätään oppilaan sivulta Muistiot-välilehdellä Lisää uusi -linkkiä klikkaamalla. Jos henkilöllä ei ole oikeutta lisätä uutta muistiota, välilehteä ei näy.

    Muistion voi myös kopioida edellisen pohjalta samalla tavalla kuin pedagogisen asiakirjankin. Huomaa silloin merkitä kopioituvat kentät muistion lomakkeelle Lomake-editorissa.

    Käyttäjäoikeudet muistion lisäämiseen

    Käyttäjä pääsee lisäämään uuden muistion Wilmaan silloin kun hänellä ja lomakkeella on sama käyttäjäryhmä kentässä Käyttäjäryhmä Wilmassa. Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterin oikeudet toimivat samalla tavalla.

    • Tee Käyttäjäryhmät-rekisteriin käyttäjäryhmä, esim. "Muistiot". Anna käyttäjäryhmälle oikeus Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisteriin ja rekisterin toiminnoista Uuden rekisterikortin luominen ja Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus.
    • Rasti tarvittaessa Henkilökunnalla oikeus lisätä muistioita kaikille opiskelijoille Wilmassa. Näin henkilökunta voi lisätä muistioita ilman, että henkilön kortilla on rastittuna Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa tai että henkilö on yhdistetty opiskelijaan opiskelijarekisterin Kortin omistusoikeus ryhmillä -kentän kautta.
    • Lisää käyttäjäryhmä niille opettajille/henkilökunnalle, joiden pitää päästä lisäämään muistioita.
    • Lisää käyttäjäryhmä myös muistion lomakkeelle.

    Lisäksi käyttäjällä on oltava jokin yhdistävä tekijä opiskelijaan, eli jotain seuraavista:

    • Opettaja on opiskelijan luokanvalvoja tai muu ohjaaja: saa lisätä muistioita valvomilleen tai ohjaamilleen opiskelijoille.
    • Opettaja on aineenopettaja, eli opiskelija on mukana jossain opettajan arviointiryhmässä: opettaja saa lisätä muistioita opettamilleen opiskelijoille.
    • Opiskelijarekisterissä oppilaalla Kortin omistusoikeus ryhmillä -kenttään on merkitty opettajan/henkilökunnan käyttäjäryhmä: saa lisätä muistioita nille opiskelijoille, joiden kortille on lisätty ko. käyttäjäryhmä. Henkilökunnan käyttäjäryhmää ei tarvitse merkitä kenttään, jos henkilökunnan käyttäjäryhmällä on jo oikeus lisätä muistioita kaikille opiskelijoille Wilmassa.
    • Opettajarekisterin/henkilökuntarekisterin Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa: luo yhteyden kaikkiin opiskelijoihin, saa lisätä muistioita kaikille. Henkilökuntarekisterissä kenttää ei tarvitse rastia, jos henkilökunnan käyttäjäryhmällä on jo oikeus lisätä muistioita kaikille opiskelijoille Wilmassa.
    • Opettajan käyttäjäryhmällä on Opiskelijat-rekisterin oikeus Opettaja saa nähdä kaikki opiskelijakortit: luo yhteyden kaikkiin opiskelijoihin, saa lisätä muistioita kaikille. Huom. Tämä oikeus koskee nimensä mukaisesti vain opettajia.

    Luku- ja muokkausoikeudet

    Muistioiden näkemistä ja muokkaamista varten tarvitaan aina kaksi oikeutta:

    1. Käyttäjällä on oltava Opettaja/Henkilökunta-rekisterin Käyttäjäryhmä Wilmassa -kentässä sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Opiskelijakohtaiset muistiot-rekisteriin.

    2. Käyttäjälle on muistiokohtaisesti annettu joko lukuoikeus tai muokkausoikeus tiettyyn muistioon.

    Muokkausoikeus

    Muokkausoikeus muistioon on henkilöillä, jotka on kirjattu kenttiin

    • Merkinnän tekijä (opettaja)
    • Merkinnän tekijä, (henkilökunta)
    • Kokoukseen osallistuneet opettajat
    • Kokoukseen osallistunut henkilökunta

    Muistion tekijä tulee itse kenttään Merkinnän tekijä (opettaja) tai Merkinnän tekijä (henkilökunta) riippuen siitä kumpaan hän kuuluu. Muistion kirjaaja (eli merkinnän tekijä) saa automaattisesti luku- ja muokkausoikeuden tekemäänsä muistioon ja hänen katsotaan olevan muistion vastuuhenkilö.

    Lukuoikeus

    Lukuoikeus muistioon on henkilöillä, jotka on kirjattu kenttiin

    • Lukuoikeus opettajilla
    • Lukuoikeus henkilökunnalla

    Muistiot näkyvät huoltajille Wilmassa Julkaisupäivä huoltajille kenttään merkitystä päivästä eteenpäin ja vastaavasti opiskelijoille Julkaisupäivä opiskelijoille kenttään merkitystä päivästä eteenpäin. Jos kenttä on tyhjä, muistiota ei näytetä. Huoltajilla ei ole mahdollisuutta muokata muistiota lomakkeen kautta.

    Oikeus nähdä kaikki muistiot

    Mikään oikeus ei suoraan anna oikeutta nähdä kaikkien opiskelijoiden kaikkia muistioita Wilmassa. Ne näytetään vain jos henkilö on lisätty muistioon osallistujaksi tai vastuuhenkilöksi.
    Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä annettu Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa ei siis yksinään anna oikeutta nähdä kaikkien opiskelijoiden muistioita.

    Muistiot ja koulusiirrot

    Muistiot eivät siirry koulusiirtojen yhteydessä. Luku- ja muokkausoikeuksia voi antaa vain sellaisille opettajille/henkilökunnalle, jotka ovat samassa koulussa oppilaan kanssa.

    Avainsanat: Opiskeluhuoltokertomus, Yksilökohtainen opiskeluhuolto