Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Vinkkejä tilastojen tekemisen helpottamiseksi

    Tilastojen teossa tarvitaan monenlaisia hakuja, jakaumia, tietojen täydentämistä, lajittelua ym. Tähän ohjeeseen on kerätty muutamia vinkkejä, joilla tietojen etsimistä voi helpottaa. Otsikoiden linkeistä pääset tutustumaan aihepiirin tarkempaan ohjeeseen.

    Jakaumat:

    • Hae ensin tilastoon kuuluvat opiskelijat opiskelijarekisterissä.
    • Klikkaa hiiren kakkospainikkeella sellaisen kentän päällä, jonka perusteella haluat jakauman ja valitse Tee jakauma.
    • Jakaumaan voi lisätä ryhmitteleviä kenttiä. Ryhmittelevät kentät tekevät lisää sarakkeita jakauma-tulosteeseen. Kannattaa valita ryhmitteleväksi kentäksi sellainen tieto, jossa ei ole kovin monta vaihtoehtoa, esim. sukupuoli.
    • Jakaumalla on kätevä tarkistaa haun jälkeen, tuliko mahdollisesti oikeita tietoja hakuun mukaan.
    • Tyypillisenä esimerkkinä jakaumien käytöstä on etsiä, mitä kotikuntia opiskelijoilla on ja montako opiskelijaa mistäkin kunnasta on. Jakauma otetaan silloin Kotikunta-kentästä.
    • Lisäämällä ryhmitteleväksi tiedoksi Sukupuolen, saa lisäksi eroteltua miehet ja naiset kotikunnittain.

    Hae samat

    • Jos ei ole valittuna ketään opiskelijaa Primuksen opiskelijalistasta, voi hakea kaikki, joilla jonkun kentän tieto on tyhjä. Klikkaa kentän päällä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Hae samat.
    • Voi myös aloittaa haun tekemisen Hae samat -toiminnolla ja sen jälkeen jatkaa haun tekemistä saadulle opiskelijajoukolle.
    • Esimerkiksi valitse opiskelijalistasta opiskelija, jolla Suoritustapa-kentässä on vaihtoehto "Opetussuunnitelmaperusteinen". Klikkaa kentässä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Hae samat. Primus tuo oikeaan reunaan kaikki opiskelijat, joilla on sama tieto kyseisessä kentässä eli kaikki opetussuunnitelmaperusteisena opiskelevat.
    • Tämän jälkeen voit etsiä esim. ketkä opetussuunnitelmaperusteisista opiskelijoista ovat aloittaneet vuonna 20xx jatkamalla hakua JA Aloituspäivä>=1.1.20xx

    Haut

    • Esimerkiksi Oph:n laskentapäivien (20.1. ja 20.9.) tilastoon tarvittavat luvut saadaan lähes kaikki erilaisten hakujen avulla, koska tilastossa on monia pieniä kohtia, joihin jokaiseen etsitään eri lukumääriä tietyistä opiskelijaryhmistä.
    • Nämä haut voi tallentaa esimerkiksi Oph:n lomakkeen kohtien mukaan, omilla nimillä ja erillisinä. Haut löytyvät sitten helposti Valmiit haut -välilehdeltä, esim. "OPH: kohta 2.1.1", "OPH: kohta 2.1.2" jne.
    • Näiden tietojen keräämiseen voi tehdä tulosteenkin, jonka alatunnisteeseen tehdään lkm-kenttiä kysyttyjen tietojen perusteella. Tulosteen asetuksissa määritellään Esihaku ennen tulostamista: Lukuvuosi=Käyttäjän määrittelemä teksti. Lukuvuodeksi annetaan kulloinkin meneillään olevan tilastoinnin lukuvuoden tieto.

    Käyttäjän määrittelemä - haut

    • Käyttäjän määrittelemä teksti/pvm -tyyppisiä hakuja voi hyödyntää vuodesta toiseen hauissa, jos osa hausta pysyy aina samana, mutta esim. päivämäärätieto vaihtelee vuosittain.
    • Hakuun laitetaan Käyttäjän määrittelemä teksti tai ...pvm -funktio, jolloin hakua tehdessä Primus kysyy aina tuon tiedon. Ei tarvitse kirjoittaa koko hakua joka kerta uudestaan. Muuten haku säilyy käyttökelpoisena vuodesta toiseen.
    • Esim. Lukuvuosi=Käyttäjän määrittelemä teksti JA Syksy 20.9.="Läsnä", tallenna haku. Kun seuraavan kerran klikkaat valmista hakua, Primus pyytää sinua antamaan vain lukuvuositiedon.

    Hakujen yhdistäminen

    • Pitkiä hakuja voi tehdä osissa. Haetaan ensin tietty opiskelijajoukko, tallennetaan haku. Haetaan seuraavilla hakuehdoilla ja tallennetaan taas haku. Tämän jälkeen voidaan yhdistää aiemmin tallennettuja hakuja joko Ctrl tai Shift -näppäimien avulla.
    • Ctrl ja valitse haut -> Haut yhdistetään JA-operaattorilla,
    • Shift ja valitse haut -> Haut yhdistetään TAI-operaattorilla. Primus lisää automaattisesti sulut hakujen ympärille.


    Hakujen tyypittely

    • Haut voi tyypitellä valmiiksi esimerkiksi kysyvän organisaation mukaan: ”Tilastokeskus”, ”OPH”, "Kela" -hakutyypit.
    • Tee hakutyyppejä Tuloste- ja hakutyypit -rekisteriin. Opiskelijarekisterin hakuruudussa valitse joku valmis haku ja Asetukset, jolloin voit tallentaa haulle oman tyypin.
    • Valmiit haut -välilehden alareunassa näet tyypit pudotusvalikossa ja voit sieltä valita kulloinkin tarvitsemaasi tyyppiin kuuluvat haut.

    Välilehden tiedot taulukkona

    • Tilastoinnissa tarvittavat kentät kannattaa asemoida tietylle välilehdelle, esimerkiksi tutkinnon suorittamiseen, valmistumiseen ja todistuksiin liittyvät kentät samalle välilehdelle tai läsnäolo-, aloittamis- ja lopettamispäivät, keskeytykset ja erot samalle.
    • Maalaa opiskelijat Primuksen opiskelijarekisterin oikeassa reunassa ja klikkaa hiiren kakkospainikkeella halutun välilehden päällä ja valitse Välilehden tiedot taulukkona
    • Aukeaa kyseisen välilehden tiedot taulukkomuodossa valituilta opiskelijoilta. Välilehden kentät ovat taulukossa omina sarakkeinaan.
    • Taulukosta on helppo tarkistaa, puuttuuko joltain opiskelijalta vaikkapa osaamisala-kentän tieto ja voi täydentää tai korjata tiedot samalla.
    • Saraketta klikkaamalla voi järjestää tiedot, jolloin esim. tyhjät tulevat ensimmäiseksi ja näkee heti, keneltä tieto puuttuu.
    • Taulukossa, sarakkeen yläpalkissa hiiren kakkospainikkeella klikatessa saat kolme vaihtoehtoa: Sovita sarakkeet sisällön mukaan, Sovita sarakkeet ikkunan kokoon, Sovita sarakkeet sisällön mukaan ikkunan kokoon
    • Taulukon päällä hiiren kakkospainikkeella saat siirrettyä tiedot leikepöydälle ja siitä vaikkapa exceliin. Mutta tietoja ei saa siirrettyä takaisin kenttiin, jos niitä muokataan excelissä.

    Kenttäeditori

    • Ylläpito / Kenttäeditorissa voi laittaa tietyt kentät pakollisiksi tai suositeltaviksi täytettäviksi.
    • Tämä helpottaa uusia opiskelijakortteja luodessa, jolloin Primus huomauttaa, mitä kenttiä ainakin tulee täyttää.
    • Yleensä ainakin tilastoinnissa tarvittavat kentät on kätevä laittaa pakollisiksi tai ainakin suositeltaviksi täyttää.
    • Voi myös laittaa oletusarvon tietylle kentälle. Esimerkkinä Kotimaa-kenttä, joka useimmiten on Suomi.
    • Huom. ei voi kuitenkaan käyttää Määritä oletusarvo / Oletusarvo kenttään korttia luodessa, jos tietoja tuodaan Opintopolusta tiedonsiirtona. Siinä vaiheessa oletusarvoja ei huomioida.

    Tilastokeskuksen tilasto tammikuu

    • Yleisimmin tilastoon haetaan edellisen vuoden opiskelijat, läsnäolleet ja valmistuneet.
    • Tavallinen haku läsnäolotietojen perusteella on: (Lukuvuosi = 2016-2017 JA (Kevät 20.1.=Läsnä TAI Kevät 20.1.=Poissa)) TAI (Lukuvuosi = 2017-2018 JA (Syksy 20.9.=Läsnä TAI Syksy 20.9.=Poissa))
    • Kuitenkaan kaikki opiskelijat eivät ole välttämättä läsnä kumpanakaan tilastopäivänä, mutta heidät tulee ottaa mukaan tilastoon, esim. opiskelijat, jotka suorittavat pelkät näytöt/tutkintosuoritukset ja näin ollen valmistuvat nopeaan tahtiin.
    • Tällöin heille voi laittaa läsnäolotaulukon "Syksy ja Kevät" -kenttiin ”Poissa”-vaihtoehdon, jolloin nämä opiskelijat tulevat ylläolevaan hakuun mukaan.
    • Toinen vaihtoehto on hakea nämä opiskelijat erikseen muiden tietojen perusteella esim. Aloituspäivä >= 1.1.20xx
    • Aikuiskoulutuksessa ei välttämättä myöskään täytetä läsnäolotaulukkoa ollenkaan, jolloin pitää hakea tilastoon tulevat opiskelijat kalenteripäivien perusteella.