Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Hakijan siirto opiskelijaksi Wilmassa

    Hakijan voi siirtää opiskelijarekisteriin nyt myös Wilman puolella. Tarvitset Wilman version W 2.21. Hakijoita voivat olla koulutuskalenterin kautta hakeneet (lyhyt- ja pitkäkestoiseen koulutukseen), tiedonsiirrolla tulleet hakijat (Opintopolusta) tai suoraan hakijarekisteriin kirjatut hakijat. Wilman puolella siirto opiskelijaksi noudattelee muuten samaa periaatetta kuin Primuksessa paitsi:

    • Wilmassa voi siirtää vain yhden hakijan kerrallaan (ei massana)
    • "Omat kentät" -tyyppisiä kenttiä ei siirretä.

    Siirron voi tehdä joko Opettaja- tai Henkilökunta-rekisteriin kuuluva käyttäjäoikeuksiensa mukaisesti.


    Hakijat-rekisteri Wilmassa

    Wilman yläpalkista tai Lisää-valikosta löytyy Hakijat-linkki, joka avaa listauksen kaikista hakijoista. Listassa näkyvät kaikki Primuksen Hakijat-rekisterissä olevat rekisterikortit. Sivun yläosan hakukentät ja sarakeotsikot määräytyvät hakijarekisterin oletusluettelojärjestyksen mukaan. Voit tehdä vaihtoehtoisesti Primuksen Lomake-editorissa Hakukentät-tyyppisen lomakkeen ja ottaa hakukentiksi haluamiasi kenttiä. Näiden avulla pystyt hakemaan listasta vaikkapa tiettyyn tutkintoon/koulutukseen hakeneita.


    Käyttäjäoikeudet siirtoon

    Jotta Hakijat-rekisteri ylipäätään näkyy käyttäjän Wilmassa, tulee hänen käyttäjäryhmällään olla oikeus hakijarekisteriin. Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisterissä on lisäksi uusi oikeus Hakijat / Hakijoiden siirtäminen opiskelijarekisteriin. Lisää tämä oikeus käyttäjäryhmälle, joka saa siirtää hakijoita opiskelijaksi. Siirron yhteydessä hakija kannattaa arkistoida tai poistaa samalla Hakijat-rekisteristä. Voit myös siirtää hakijalle mahdollisesti lisätyt liitteet opiskelijarekisteriin.

    Wilman Siirrä opiskelijarekisteriin -ikkunassa
    siirron asetukset ja niiden oikeudet:

    • Siirrä opiskelijarekisteriin -painike näkyy -> vaatii Hakijoiden siirtäminen opiskelijarekisteriin -oikeuden.
    • Poista siirretty hakija Hakijat-rekisteristä -> vaatii Rekisterikorttien poistaminen -oikeuden Hakijat-rekisteriin
    • Arkistoi siirretty hakija Hakijat-rekisterissä -> ei vaadi erillisiä oikeuksia.
    • Siirrä lyhytkestoisen koulutuksen arviointikirjaan -> vaatii oikeudet arviointikirjaan + opiskelijan lisäämis -oikeudet, (katso alempaa)
    • Kopioi liitetiedostot opiskelijarekisteriin -> vaatii ylipäätään hakijarekisterin profiili- tai muokkauslomakkeen, johon opettajalla on oikeudet sekä ko. lomakkeelle vähintään liitteiden näkemisoikeuden sekä sen, että hakijalle on lisätty liitteitä.
    • Ruksit säilyvät wilmaan kirjautumisen istunnon ajan, jos siirtää useampia hakijoita peräkkäin.

    Siirtoikkunaa ei tule ollenkaan, jos Hakijoiden siirtäminen opiskelijarekisteriin -oikeus puuttuu. Muut kohdat näkyvät sen mukaan, mitä muita ylläolevista oikeuksista käyttäjällä on.

    • Jos käyttäjällä ei ole oikeutta poistaa hakijoita Hakijat-rekisteristä, hakijan siirron voi silti tehdä, mutta hakijan rekisterikortti jää edelleen Hakijat-rekisteriin. Tässä tapauksessa Wilma vain ilmoittaa, että hakija siirrettiin opiskelijaksi. Suosittelemme kuitenkin poistamaan hakijan samalla, jotta useampi käyttäjä ei siirrä samaa hakijaa moneen kertaan.
    • Jos opiskelijarekisteristä löytyy jo samalla henkilötunnuksella opiskelija, jonka opiskelijalaji ei salli useampaa rekisterikorttia samalle henkilötunnukselle, Wilma antaa ilmoituksen "Tallentaminen ei onnistunut..."

    Siirto opiskelijaksi

    Valitse Wilmassa hakijoiden listasta hakija, jonka haluat siirtää opiskelijaksi. Siirron voi tehdä sekä hakijan profiilisivulta että tietojen muokkaussivulta. Molempien sivujen yläreunassa näkyy Siirrä opiskelijarekisteriin -linkki. Ennen opiskelijaksi siirtämistä kannattaa siirrettävälle täydentää hakijan tietojen muokkauslomakkeella valmiiksi tiettyjä tietoja kuten esim. Ryhmä/luokka ja Opiskelijalaji. Myös Koulu-kenttä kannattaa tarkistaa, että tuleeko se olemaan opiskelijalla sama kuin hakijalla. Lisää tarvittavat kentät lomakkeelle tai tee kokonaan uusi lomake opiskelijaksi ottamista varten.

    Pitkäkestoiseen koulutukseen hakeneet

    Pitkäkestoiseen koulutukseen hakeneet ja valitut tulevat opiskelemaan yleensä pidemmän aikaa ja heidät lisätään johonkin olemassa olevaan ryhmään tai käytetään samaa ryhmää (Luokat-rekisterin rekisterikortti), joka näkyy koulutuskalenterissa.

    • Ryhmä/luokka: Ryhmä voi olla sama Luokat-rekisterin rekisterikortti, joka on tehty koulutuskalenteria varten.
    • Vinkki: Laita silloin hakijatietojen muokkauslomakkeelle Ryhmä/luokka-kentän oletusarvoksi Hakeutuu seuraavaan pitkäkestoiseen koulutukseen->Nimi (kuvassa).
    • Jos hakijat siirretään eri ryhmään kuin koulutuskalenterin "Luokka", valitse silloin listasta hakijalle oikea ryhmä ennen siirtoa.

    Myös opiskelijalaji kannattaa täyttää etukäteen. Se estää tekemästä hakijan siirtoa moneen kertaan, jos opiskelijalajille sallitaan vain yksi rekisterikortti samalla henkilötunnuksella.

    • Opiskelijalaji: Opiskelijalaji voi sallia joko yhden tai useamman rekisterikortin samalle henkilötunnukselle.
    • Jos opiskelijalaji ei salli montaa rekisterikorttia samalle henkilötunnukselle, Wilma antaa virheilmoituksen tallennuksen epäonnistumisesta, jos samalla henkilötunnuksella löytyy jo opiskelija opiskelijarekisteristä.
    • Jos opiskelijalaji puolestaan sallii monta rekisterikorttia samalle henkilötunnukselle, pystyy opiskelijaksi siirron tekemään monta kertaa samalle hakijalle ilman että Wilma antaa virheilmoitusta. Eli opiskelijarekisteriin tulee silloin monta rekisterikorttia samasta hakijasta.

    Lyhytkestoiseen koulutukseen hakeneet

    Lyhytkestoisen koulutuksen hakijoita ei välttämättä siirretä Wilmassa opiskelijarekisteriin. Mutta jos siirretään, suosittelemme tekemään ennen sitä Primuksen Luokat-rekisterissä heitä varten ryhmän ja lisäämään hakijoille ensin tämän ryhmän. Tässä tapauksessa oletusarvona ei voi käyttää lyhytkestoisen koulutuksen nimeä, koska se viittaa Arviointirekisteriin.

    Lyhytkestoiseen hakeneet voi siirtää samalla siirrolla suoraan ko. arviointikirjalle ja Kurreenkin, jos arviointikirja on tehty Kurresta.

    Hakijan siirto lyhytkestoisen koulutuksen arviointikirjalle vaatii

    • opettajan oikeudet arviointikirjalle: oltava opettajana arviointikirjan Opettaja/Muut opettajat-kentässä tai opettajan käyttäjäryhmällä Kaikkien arviointikirjojen näkemisoikeus,
    • opettajalla Oikeus lisätä ja poistaa opiskelijoita arvioinnissa
    • sekä opettajalla että arviointikirjalla sama "Koulu"-tieto.

    Hakijan siirto Kurreen samalla (lyhytkestoiset koulutukset)

    Jos (lyhytkestoisen koulutuksen) arviointikirja on tehty Kurresta, voi hakijan siirtää samalla Kurreen, kun hänet siirretään opiskelijaksi ja arviointikirjalle.

    Oikeus arviointikirjaan, opettaja:

    • Opettajan Koulu-kentän 1. rivin koululla tulee olla Arviointitoiminto käytössä JA
    • Arviointikirjan Koulu-kentän 1. rivin koululla tulee olla Arviointitoiminto käytössä JA
    • Wilmaan kirjautunut opettaja on arviointikirjan Opettaja-kentässä TAI Muut Opettajat -kentässä TAI hänen käyttäjäryhmällään on oikeus Kaikkien arviointikirjojen näkeminen.

    Oikeus arviointikirjaan, henkilökunta:

    • Henkilökunnan Koulu-kentän 1. rivin koululla tulee olla Arviointitoiminto käytössä JA
    • Arviointikirjan Koulu-kentän 1. rivin koululla tulee olla Arviointitoiminto käytössä JA
    • Henkilökunnalla Oikeus muokata arviointeja Wilmassa henkilökuntarekisterissä.

    Opiskelijan tietojen näkeminen Wilmassa

    Wilmassa hakijan siirron opiskelijaksi voi tehdä esim. tutkintovastaava, joka ei toimi ollenkaan ryhmänohjaajana tai vastaavasti opettaja/kouluttaja, josta tulee opiskelijan tuleva ryhmänohjaaja. Siirron jälkeen opiskelijatietojen näkeminen riippuu opettajan/kouluttajan oikeuksista.


    Kun siirto on suoritettu ja jos siirron tekevällä opettajalla/kouluttajalla on riittävät oikeudet nähdä opiskelijan kaikki tiedot, voi hän siirtyä tarkastelemaan opiskelijan tietoja Hakijat-sivun vasemman yläkulman linkistä Siirry lisättyyn opiskelijaan. Tämä vaatii joko:

    • Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot opettajarekisterissä TAI
    • siirron tekevä on myös tuleva ryhmänohjaaja/luokanvalvoja (tai Ohjaaja 1, Ohjaaja 2, Muut ohjaajat -kentissä oleva henkilö) TAI
    • siirron tekevä kuuluu käyttäjäryhmään, joka on valittu opiskelijalle kenttään Kortin omistusoikeus ryhmällä.

    Ellei kouluttajalla/opettajalla, joka siirron tekee, ole oikeuksia opiskelijan tietoihin, hän ei näe enää opiskelijan tietoja Wilmassa, kun siirto on suoritettu. (Näkee ainoastaan profiilisivun).

    Oppisopimus- tai Hakija-koulut

    Jos sähköistä koulutuskalenteria varten on tehty erilliset koulut, esim. "Oppisopimus" tai "Hakijat", vaihdetaan opiskelijaksi valitulle ennen siirtoa myös varsinainen koulu. Lisää Koulu-kenttä hakijan tietojen muokkauslomakkeelle ja vaihda hänelle kenttään oikean oppilaitoksen nimi ja tallenna. Sen jälkeen vasta siirrä opiskelijaksi.

    Liitteet Wilmassa

    Hakija itse voi lisätä liitetiedostoja jo hakeutumisvaiheessa, jos hän hakee Wilman koulutuskalenterin kautta. Oikeus lisätä liitteitä annetaan Primuksen Lomake-editorissa, koulutuskalenterin hakijan lomakkeelle. Liitteet näkyvät silloin jo valmiina, kun hakija siirretään opiskelijaksi.

    Myös opettaja/kouluttaja voi lisätä hakijalle liitteitä joko Primuksessa tai Wilmassa hakijan tietojen profiili- tai muokkauslomakkeen kautta.

    Kun hakija siirretään opiskelijaksi, saa olemassa olevat liitteet siirrettyä samalla opiskelijarekisteriin: Siirtoikkunassa rastitaan Kopioi liitetiedostot opiskelijarekisteriin. Katso tarkemmin liitetiedostoista allaolevasta linkistä.