Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Kenttäeditorin käyttö

    Jokaisessa Primuksen rekisterissä on Kenttäeditori, jossa voidaan määritellä mitkä kentät ovat näkyvillä, millä välilehdellä ja missä järjestyksessä. Kenttäeditorissa voidaan myös muokata välilehtien järjestystä, nimiä ja lukumäärää.

    Saat avattua kenttäeditorin valitsemalla rekisterissä Ylläpito / Kenttäeditori. Tehtyäsi kenttäeditorissa muutoksia muista tallentaa tiedot: valitse Toiminnot / Tallenna.

    Kentän tiedot

    Kenttäeditorin alaosassa keltaisessa laatikossa näkyy kentän tyyppi, mahdolliset lisätiedot sekä GDPR-luokitus, joka voi olla henkilötieto, arkaluontoinen henkilötieto tai yleinen.

    Kenttälistan suodattaminen

    Kenttälistan alapuolella on suodattimet, joilla voit rajata, mitkä kentät listassa näkyvät. Suodata nimellä -kenttään syötetään kentän nimi tai nimen osa, ja kenttälistaan jää näkyviin vain ne kentät, joihin sisältyy kirjoittamasi teksti. Suodata kenttätyypillä -listasta taas voi valita, minkä tyyppisiä kenttiä kenttälistassa on esillä. Suodattimia voi käyttää yhdessäkin.


    Kentän etsiminen nimen avulla

    Jos sinulla on kentän nimi tai sen osa tiedossa, voit etsiä sen helposti Etsi / Etsi kenttä (tai Ctrl+F)-toiminnolla. Kirjoita kentän nimi (tai osa siitä) avautuvaan ikkunaan ja paina Ok-nappia. Primus etsii oikealla sijaitsevasta kenttien listasta ensimmäisen kentän, jonka nimestä löytyy kirjoitettu teksti.

    Jos ensimmäinen osuma ei ole se mitä etsit, valitse ylävalikosta Etsi / Etsi seuraava (tai Ctrl+N). Kun vastaavuuksia ei enää löydy, Primus antaa ilmoituksen: Hakusanalla ei löytynyt enempää kenttiä. Jatketaanko alusta?.

    Kentän etsiminen aiheittain

    Jos kentän nimeä tai sen osaa ei ole tiedossasi, voit etsiä sopivaa kenttää aihealueiden avulla. Primuksen kenttäeditorissa kaikki kentät on pyritty jaottelemaan aiheittain pienempiin kokonaisuuksiin. Aiheita ovat esimerkiksi Opiskelijaa kuvaavat tiedot, Valmistumisen jälkeiset tiedot ja Poissaolojen seuranta. Klikkaamalla aiheen vieressä olevaa plus (+) merkkiä hiiren ykkösnapilla avautuu kenttälista, josta voit valita kentän.

    Esillä olevan kentän etsiminen

    Esilläolevaa kenttää pystyy etsimään kahdella tavalla. Kenttälistasta kentän löytää klikkaamalla välilehdellä olevaa kenttää, jolloin kentän nimi aktivoituu kenttälistassa. Jos taas halutaan nähdä kenttälistasta löytyvän kentän sijainti välilehdillä, klikataan kentän nimeä, jolloin välilehti aukeaa.

    Kenttiä voi etsiä myös suoraan rekisteri-ikkunassa. Toiminto auttaa käyttäjiä, jotka eivät pääse kenttäeditoriin rajallisten käyttöoikeuksien vuoksi. Etsi-toiminto löytyy rekisterien yläpalkista. Toiminnolla löytynyt kenttä esitetään vaaleanpunaisella pohjavärillä. Primus siirtyy automaattisesti sille välilehdelle, jolla kyseinen kenttä on.

    Jos sopivaa kenttää ei löydy

    Käyttäjä ei voi itse luoda uutta kenttää vaan voi ainoastaan ottaa käyttöön valmiin kentän. Visma InSchoolin tuki ottaa vastaan asiakkaiden kenttätoiveita, ja niitä toteutetaan mahdollisuuksien mukaan.

    Kenttiin Huom 1-3, Koodi 1-5 ja Hakuapu 1-5 käyttäjä voi kirjata sellaista tietoa, jonka hän haluaa tallentaa mutta jolle ei ole sopivaa valmista kenttää. Näitä kenttiä ei voi nimetä uudestaan, mutta muuten niitä voi käyttää ja muokata tarpeiden mukaan. Jos oppilaitos haluaa kirjata Primukseen esim. tiettyyn tapahtumaan osallistuvat eikä tälle löydy sopivaa kenttää, voidaan kaikille tapahtumaan osallistuville merkitä rasti esim. Hakuapu 1 -kenttään. Jatkossa nämä opiskelijat löytyvät haulla Hakuapu1=“Kyllä”. Oppilaitoksen tulee ohjeistaa käyttäjät kentän käytössä ja kertoa, mitä tietoa mikäkin Hakuapu tarkoittaa.

    Kentän esiin ottaminen

    Ikkunan oikeassa reunassa on lista kaikista tämän rekisterin kentistä. Kentät on ryhmitelty aiheittain, ja saat kuhunkin aiheeseen liittyvät kentät esiin klikkaamalla +-merkkiä aiheen nimen edessä. Jos kentän edessä on väkänen, kenttä on jo esillä.

    Uudet kentät otetaan käyttöön vetämällä ne hiirellä kenttäluettelosta rekisterinäkymään. Toinen tapa on rastia halutut kentät, jolloin ne ilmestyvät rekisteriruudun vasempaan alanurkkaan allekkain. Voit siirtää ne sieltä hiirellä parempaan paikkaan.

    Valitsemalla kenttäeditorin yläpalkista Järjestäminen / Järjestä automaattisesti saat vanhat kentät siirtymään pois uuden kentän alta. Kun lisäät uuden kentän, siirtyvät samalla rivillä olevat muut kentät automaattisesti oikealle.

    Kentän siirtäminen ja koon muuttaminen

    Kenttä siirrettään tarttumalla siihen hiirikursorilla ja vetämällä kenttä toiseen paikkaan ruudulla. Voit siirtää useita kenttiä kerralla poimimalla ne Ctrl-näppäin pohjassa.

    Kentän kokoa muutetaan reunaviivoista venyttämällä. Memokenttiä voi venyttää vaaka- ja pystysuorassa, muita vain vaakasuorassa. Vie Kun hiirikursori kentän reunan päälle, jolloin kursori muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi, ja voit venyttää kenttää.

    Pakollinen ja kopioitava tieto

    Kentän voi asettaa pakolliseksi, eli käyttäjän on pakko täyttää kenttään jotain voidakseen tallentaa rekisterikortin tiedot. Pakollisen kentän erottaa alleviivauksesta kenttänimesä. Pakollinen kenttä voi olla esimerkiksi henkilötunnus. Klikkaa hiiren 2. painikkeella kenttää, ja valitse valikosta Pakollinen tieto.

    MultiPrimuksen koulusiirtoihin liittyen kentän voi myös asettaa kopioitavaksi tiedoksi. Ponnahdusvalikosta valitaan Kopioitava tieto. Kentän nimi näkyy sen jälkeen kenttäeditorissa lihavoituna. Kun oppilas kopioidaan toiseen kouluun, siirtyy tässä kentässä oleva tieto kopioitavaan kouluun.

    Kenttiä voi valita ctrl-painike pohjassa useamman kerralla, ja laittaa siten kaikki kerralla kopioituviksi/pakollisiksi. Ctrl-A valitsee kaikki välilehden kentät kerralla.

    Uniikki tieto

    Kentän voi asettaa myös uniikiksi. Tällä estetään, ettei kahdelle rekisterikortille merkitä samaa tietoa, esim. samaa lyhennettä kahdelle kurssille. Ponnahdusvalikosta valitaan Uniikki tieto / Koko rekisterissä. Kentän nimen perässä näkyy sen jälkeen tähtimerkki (*). Uniikiksi voi merkitä teksti- ja numerokenttiä.

    Henkilörekistereissä kentän voi määritellä uniikiksi siten, että tuplat sallitaan kuitenkin samalle henkilötunnukselle. Jos esim. opiskelijalla on kaksi rekisterikorttia, voi sallia saman lähiverkkotunnuksen tai saman opiskelijanumeron kirjaamisen molempiin kortteihin. Valitse tällöin Uniikki tieto / Salli tuplat samalle henkilötunnukselle.

    Suositeltu tieto

    Kenttäeditorissa on mahdollisuus määrittää kenttiä suositeltaviksi kentiksi, eli kentän täyttö ei ole pakollista mutta käyttäjää voidaan ohjata täyttämään halutut kentät. Kun kenttä määritelty suositelluksi, näkyy kenttä ikkunassa punaisella värillä kunnes siihen on syötetty tietoa. Suositellut kentät voi tulostaa jokaisessa rekisterissä Toiminnot / Tulostus / Suositellut kentät, jolloin on myös helposti nähtävissä puuttuuko joitain suositeltuja tietoja.

    Käyttöoikeudet kenttään

    Jokaiselle kentälle voidaan kenttäeditorissa määritellä luku- ja kirjoitusoikeudet käyttäjäryhmittäin. Klikkaa ensin hiirellä halutun kentän päällä. Seuraavaksi voidaan alareunassa näkyviin Kentän lukuoikeus käyttäjäryhmillä ja Kentän kirjoitusoikeus käyttäjäryhmillä -kohtiin määritellä rastilla ne käyttäjäryhmät, joille halutaan oikeuksia antaa. Oikeuksia voi antaa kenttä kentältä tai kerralla samat oikeudet kaikille saman
    välilehden/saman rekisterin kentille.

    • Kopioi sivun kenttiin: Painikkeen avulla saat asetettua samat oikeudet kaikkiin esilläolevan välilehden kenttiin.
    • Kopioi joka sivulle: Painikkeen avulla saat asetettua samat oikeudet kaikkien välilehtien kaikkiin kenttiin.


    Valitsemalla kenttäeditorissa hiiren 2.painikkeen kautta Välilehden oikeudet taulukkona saat esiin kyseisen välilehden kaikki kentät ja käyttäjäryhmät taulukkona. Taulukon kautta on helpompi tehdä isompia muutoksia kenttien oikeuksiin. Ctrl-näppäin pohjassa ja hiirellä klikaten voit valita tiettyjä kenttiä ja vastaavasti Shift-näppäin pohjassa voit valita vaikka kaikki kentät alusta loppuun ja tehdä muutoksen usealle käyttäjäryhmälle kerralla. Ensimmäinen klikkaus ruutuun tuo kirjaimen r (lukuoikeus), toinen klikkaus rw (kirjoitus- ja lukuoikeus), kolmas klikkaus tyhjentää ruudun.

    Kun olet tehnyt muutokset, tallenna taulukko, ja lopuksi tee tallennus vielä kenttäeditorissakin.

    Kentän käyttötiedot

    Kenttäeditorin kautta on mahdollista tarkastella, missä asettelukouluissa jokin tietty kenttä on esillä ja onko se käytössä joillain lomakkeilla. Kentän käyttötietoja pääsee tarkastelemaan klikkaamalla kerran jonkin kentän päällä. Kenttäeditorin alareunasta löytyy välilehti Kentän käyttötiedot:

    • Käytössä muissa asetteluissa -kohta listaa kaikki ne asettelukoulut, joissa kenttä on esillä. Infokenttiä ei huomioida.
    • Käytössä lomakkeilla -kohta listaa kaikki ne lomakkeet, joissa kenttä on esillä ja joiden tietokanta on sama (esimerkiksi Sisältö-kenttä Kurssit-rekisterin kautta tarkasteltuna näyttää kaikki ne lomakkeet, joiden tietokanta on Kurssit). Lomakkeiden tietokenttiä ei huomioida.

    Jos haluat tiedot asetteluista tai lomakkeista talteen, klikkaa jommankumman listauksen päällä hiiren 2. painikkeella ja valitse joko luettelo tai korttinumerot leikepöydälle. Tiedot voi liittää esimerkiksi Muistioon jatkokäsittelyä varten.

    Välilehtien lisääminen, poistaminen ja muokkaus

    Saat luotua uuden välilehden klikkaamalla kenttäeditorissa hiiren kakkosnapilla ja valitsemalla listasta Lisää sivu. Sivu sijoittuu automaattisesti viimeiseksi välilehdeksi.

    Välilelehden saat poistettua valitsemalla haluamasi sivun aktiiviseksi, klikkaamalla hiiren kakkosnapilla ja valitsemalla listasta Poista sivu. Välilehtiä voi myös nimetä uudelleen valitsemalla halutun välilehden aktiiviseksi. Klikkaa hiiren kakkosnapilla ja valitse listasta Nimeä sivu uudelleen.

    Jos haluat muuttaa välilehden paikkaa klikkaa hiiren kakkosnapilla, valitse listasta Siirrä sivu ja valitse se välilehti, jonka eteen haluat valitsemasi sivun siirtää.

    Kenttäkokonaisuuksien määräävät kentät

    Tietyt moniriviset kentät voivat muodostaa kenttäkokonaisuuksia. Tällainen kenttäkokonaisuus on esimerkiksi huoltajatietoihin liittyvät kentät. Tällaisilla kenttäkokonaisuuksilla on aina ns. määräävä kenttä, jonka perusteella tyhjiä rivejä lisätään, ja joka pitää olla aina esillä kokonaisuuteen kuuluvia kenttiä käytettäessä. Tällaisen kentän tunnistaa kenttäeditorissa sen nimen perässä näkyvästä tekstistä (määräävä).

    Kun määräävä kenttä poistetaan kenttäeditorissa näkyvistä, poistuvat samalla kaikki tähän kenttäkokonaisuuteen liittyvät kentät. Tästä johtuen määräävän kentän näkyvistä poistaminen varmistetaan ennen kenttien piilottamista.

    Suoritusruudun muokkaaminen

    Myös opiskelijarekisterin suoritusruutua voi tarvittaessa muokata. Valitse Ylläpito / Muokkaa suoritusruutua, saat esiin tätä ruutua koskevan kenttäeditorin. Käytettävissä ovat samat muokkaustoiminnot kuin varsinaisessa kenttäeditorissa.

    Kurssitietojen, näyttöjen ja työssäoppimisten kirjausruutua muokataan näiden toimintojen omissa rekistereissä. Esim. näyttöjen kirjausruudun näkymä on sama kuin Näytöt-rekisterin näkymä.