Tukipalvelu


support.inschool.fi(at)visma.com

Yleissivistävä koulutus
Puh. 06 320 2500

Ammatillinen koulutus
Puh. 06 320 2510

Ammattikorkeakoulutus
Puh. 06 320 2550


Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Sähköinen allekirjoitus (Wilmassa)

    Wilmassa voi lähettää asiakirjoja sähköisesti allekirjoitettavaksi. Sähköinen allekirjoitus tapahtuu Wilman ja Visma Signin yhteistyönä ja se on maksullinen palvelu. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto edellyttää, että Primuksesta on käytössä versio 4.53 tai uudempi ja Wilmasta versio 2.23 tai uudempi.

    Tällä hetkellä sähköinen allekirjoitus on mahdollista Hakemukset ja päätökset -rekisterin asiakirjoille. Allekirjoitettava dokumentti on käytännössä tulosteen PDF-muotoinen liite. Kyseisen rekisterin tulostepohjasta Wilman muodostama PDF-tiedosto tallennetaan siis liitteeksi kyseiselle hakemuksen tai päätöksen rekisterikortille ja lähetetään allekirjotusprosessissa Visma Signiin.

    Primuksessa

    Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto

    Tarvitset vähintään seuraavat oikeudet ja asetukset:

    • Lisenssi palvelun käyttöön, katso alempaa ohjeesta.
    • Käyttäjäryhmän oikeus: Wilman oikeudet / Wilman moduulit / Sähköinen allekirjoitus / Oikeus lähettää allekirjoituskutsuja
    • Käyttäjäryhmän oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin ja siellä Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus
    • Lisää Hakemukset ja päätökset -rekisterin tulostuseditorissa tulosteen ominaisuuksiin sama käyttäjäryhmä, jolla on oikeus allekirjoituskutsuihin, sekä tulosteelle oikea koulu (tai rasti Näkyy kaikilla kouluilla). Lisäksi rasti Sähköisesti allekirjoitettava -kenttä, joka sallii tulostepohjan PDF-tulosteiden sähköisen allekirjoittamisen. Sama toiminto löytyy myös massatoimintona Muokkaa tulosteiden ominaisuuksia -toiminnon kautta.
    • Lisää sama käyttäjäryhmä niille opettajille/henkilökunnalle, jotka saavat lähettää allekirjoituskutsuja.
    • Rasti Koulun tiedot -rekisterissä Sähköinen allekirjoitus käytössä sekä ota esille kenttä Sähköisen allekirjoituksen lisenssi, johon haetaan lisenssi ohjelmapäivityspalvelusta.
    • Ota Liitteet-rekisterissä esille kentät Allekirjoitettavan dokumentin tunniste ja Allekirjoituksen tila.
    • Lisää Wilman cfg-tiedostoon: [SignatureService] -osion alle:
      • Enabled=True
      • PollingTimes=2:00-10:00, 10:28-22:00

    PollingTimes tarkoittaa kellonaikoja, joiden välillä allekirjoitettavia dokumentteja haetaan. Voit laittaa haluamanne kellonajat, yllä olevat ajat ovat esimerkkejä.

    Allekirjoituskutsujen lähettäminen Wilmasta edellyttää:

    • Käyttäjällä on oikeus lähettää kutsuja (käyttäjäryhmä)
    • Käyttäjällä on oikeus ko. tulostepohjaan (käyttäjäryhmä)
    • Käyttäjällä on Koulu-kentässä sama koulu kuin sen päätöksen Koulu-kentän 1. rivillä, johon allekirjoitus tarvitaan
    • Päätöksen 1. rivin koululla on Sähköinen allekirjoitus käytössä -rasti päällä
    • Tulostepohjan tulosteen ominaisuuksissa on rastittu Sähköisesti allekirjoitettava -rasti päälle.

    Lisenssi

    Jos haluatte ottaa palvelun käyttöön, ottakaa yhteyttä Visma InCommunityyn. Tarvitsemme tietyt tiedot ennen lisenssin muodostamista. Sen jälkeen voitte ladata Ohjelmapäivityspalvelusta lisenssitiedoston, joka tallennetaan Koulun tiedot -rekisterin kenttään Sähköisen allekirjoituksen lisenssi. Lisenssi tulee olla sen koulun rekisterikortilla, joka sähköisiä allekirjoituksia tulee käyttämään. Lisenssi muistuttaa Kurre.lic-lisenssiä, ja se luodaan automaattisesti niille asiakkaille, jotka ottavat palvelun käyttöön. Lisenssillä on päättymispäivä, jolloin sähköinen allekirjoitus lakkaa toimimasta Wilmassa.

    Jos oppilaitoksella ei ole sähköisen allekirjoituksen sopimusta Visma InCommunityn kanssa, toiminnon käyttäminen on estetty. Sähköinen allekirjoitus on maksullinen palvelu, joten Visma InCommunityllä tulee olla oikeus laskuttaa asiakasta tästä palvelusta.

    Liitteet

    Allekirjoitettava dokumentti on periaatteessa tulosteen PDF-muotoinen liite. Siitä tallentuu siis Primuksen Liitteet-rekisteriin rekisterikortti, johon tulee allekirjoitettavan dokumentin tunniste sekä tila. Hakemukset ja päätökset -rekisterin tulostepohjille määritellään, saako niitä allekirjoittaa sähköisesti sekä mikä käyttäjäryhmä näkee ko. tulosteet Wilmassa. Tulosteen PDF avautuu Wilmassa sivupaneeliin, jossa voi esikatsella sitä, antaa sille nimen ja lähettää allekirjoituskutsun.

    Primuksen eri rekistereiden Liitteet-ikkunassa on sarake "Allekirjoituksen tila", jossa näkyy allekirjoitettavan asiakirjan tilana "Luotu", "Lähetetty" tai "Allekirjoitettu". Tässä sarakkeessa on tietoa vain, jos kyse on sähköisesti allekirjoitettavasta liitteestä. Toistaiseksi se koskee siis vain hakemuksia ja päätöksiä.

    Lomakeoikeudet

    Koska lähetetyt allekirjoituskutsut ovat liitetiedostoja, toimii niiden katseluoikeus profiililomakkeen kautta. Wilmassa allekirjoitettavaksi lähetetyt tiedostot näkyvät lomakkeilla, jos liitteiden katselu on sallittu lomakkeelle. Poisto Wilman kautta ei ole mahdollista.

    Lomakkeen Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehden alaosassa määritellään, saako liitteitä nähdä. Allekirjoituskutsujen katselu ei vaadi käyttäjältä sähköisen allekirjoituksen oikeuksia Käyttäjäryhmät-rekisteristä. Riittää, että profiililomakkeelle on sallittu liitteiden näkeminen.

    Jos joku ryhmä ei saa nähdä allekirjoituskutsuja, tehdään heitä varten oma hakemusten/päätösten profiililomake, jolle ei sallita liitteiden näkemistä.

    Wilmassa


    Wilmassa pääset pyytämään allekirjoitusta valitsemalla ensin Hakemukset ja päätökset -sivulta jonkin hakemuksen/päätöksen, jolloin avautuu päätöksen profiilisivu, jonka oikeassa yläkulmassa näkyy Allekirjoituskutsu-linkki. Linkkiä klikkaamalla valikossa näkyvät ne tulosteet, joille on rastittu Sähköisesti allekirjoitettava -kenttä tulosteen ominaisuuksissa Primuksessa. Valitse haluamasi tulostepohja, esim. "Päätös".

    Allekirjoitettava dokumentti avautuu sivupaneeliin esikatseltavaksi. Tässä vaiheessa Primuksen Liitteet-rekisteriin muodostuu dokumentista väliaikainen rekisterikortti, jolla on allekirjoituksen tilana "Luotu". Käyttäjä voi esikatselutilassa antaa jonkin nimen asiakirjalle sekä kirjoittaa sähköpostiosoitteen, johon asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi. Paina sen jälkeen Lähetä allekirjoitettavaksi -painiketta, jolloin Wilma näyttää ilmoituksen "Asiakirjan lähetys allekirjoitettavaksi onnistui". Sen jälkeen voit palata joko etusivulle tai takaisin asiakirjaan.

    Sähköisesti allekirjoitettavaa dokumenttia voi esikatsella ennen allekirjoitettavaksi lähettämistä. Tällä hetkellä yksi käyttäjä voi Wilmassa valita kerrallaan yhden dokumentin sähköisesti allekirjoitettavaksi ja valita siihen yhden allekirjoittajan ja lähettää kutsun. Allekirjoitusprosessin voi myös keskeyttää ennen kuin on lähettänyt siitä allekirjoituspyynnön. Primus poistaa serverin käynnistyessä turhat liitekortit eli ne, joiden tilana on "Luotu" ja jotka ovat keskeytettyjä allekirjoituskutsuja.

    Lähetyksen jälkeen dokumentista tallentuu Primukseen liitetiedosto, joka lähtee allekirjoitettavaksi. Liitetiedostoon tallennetaan käyttäjän syöttämät tiedot ja Allekirjoituksen tila -kenttään vaihtuu tilaksi "Lähetetty". Jos demotila on päällä, ei dokumenttia lähetetä allekirjoitettavaksi eikä siitä jää talteen liitekorttia.

    Päätöksen profiilisivun yläreunaan ilmestyy Asiakirjat-valikko, jossa näkyy "Lähetetyt"- tai "Allekirjoitetut"-otsikoiden alla ko. dokumentti. Dokumentin voi ladata tarkasteltavaksi. Jos dokumentti on jo allekirjoitettu, näkyy sähköinen allekirjoitus ladatun dokumentin jälkeen omalla sivullaan.

    Liitetiedosto lähtee Visma Sign -palveluun allekirjoitettavaksi tarvittavien tietojen kanssa. Wilman/Primuksen ja tunnistetun vastaanottajan välillä tarvitaan luotettava yhteys. Allekirjoituksen jälkeen liitetiedoston tilaksi vaihtuu "Allekirjoitettu".

    Tulosteet, joille sallitaan sähköinen allekirjoitus, listataan omassa valikossaan allekirjoitusprosessia varten. Tavalliset tulosteet toimivat kuten ennenkin eli PDF:n voi tallentaa tai tulostaa. Allekirjoitettavat tulostepohjat listataan myös tavallisten tulosteiden seassa.

    Katso allekirjoitusprosessista tarkemmin omasta ohjeestaan.