Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Oppilastietojen päivitys väestötietojärjestelmästä

    Opettajat ja henkilökunta voivat päivittää Wilmassa väestötietojärjestelmästä opiskelijan tiedot (yksi kerrallaan, ei massana). Päivittämiseen käytetään VRK-connectoria, joka on maksullinen lisäpalvelu. Mitään VTJ-rajapinnasta haettuja henkilötietoja ei voi muokata Wilmassa eikä Primuksessa.

    Toiminnon käyttö edellyttää lisäksi Suomi.fi-tunnistuksen käyttöönottoa, ks. lisätietoa. Käyttäjä ei voi päivittää opiskelijatietoja, ellei ole ensin tunnistautunut.

    VRK-connectorista yleisesti

    VRK-connectorin avulla voidaan päivittää henkilötietoja VRK:n palvelusta tai kunnallisesta tietovarannosta.

    VRK-connectorin käyttö vaatii sopivan tuotepaketin tilaamista VRK:lta, eli palvelun käyttöön haluava organisaatio joutuu tekemään sopimuksen VTJ-rajapinnan käytöstä VRK:n kanssa. Lisäksi VRK-connectorin liikenne kulkee palveluväylän kautta, joten organisaatiolla pitää olla palveluväylän liityntäpalvelin itsellään, ja myös palveluväylästä täytyy tehdä sopimus VRK:n kanssa.

    Käyttöönotto

    Ota esille seuraavat kentät:

    Primuksen kenttäRekisteri
     
    VRK-connector käytössäKoulun tiedot
    VRK-connector testitilassaKoulun tiedot
    VRK-connector API URLKoulun tiedot
    VRK-connector testitilan API URLKoulun tiedot
    VRK-connector sertifikaatin polkuKoulun tiedot
    VRK-connector yksityisen avaimen polkuKoulun tiedot
    VTJ-tiedot haettuOpiskelijat
    Huoltajan VTJ-tiedot haettuOpiskelijat
    Huoltajan kuolinpäiväOpiskelijat
    Huoltajan turvakiellon alkamispäiväOpiskelijat
    Huoltajan turvakiellon päättymispäiväOpiskelijat

    Kun palvelu otetaan käyttöön, rasti Koulun tiedot -rekisterissä kenttä VRK-connector käytössä sekä täytä tiedot kenttiin VRK-connector API URL, VRK-connector sertifikaatin polku ja VRK-connector yksityisen avaimen polku. Opiskelijat-rekisterin kenttiin ei tarvitse itse täyttää mitään, ne täydentyvät automaattisesti opiskelijan tietoja päivitettäessä Wilmassa.

    VRK-connectorin vaatiman sertifikaatin voi lukea myös Wilman kauta, ks. ohje Lisenssien ja sertifikaattien tallennus.

    Käyttöoikeudet

    VRK-connectorin käyttö on sallittu opettajille ja henkilökunnalle, joiden käyttäjäryhmällä on Käyttäjäryhmät-rekisterissä rastittuna Opiskelijat-rekisterin oikeus Tietojen päivittäminen väestötietojärjestelmästä.

    Lisäksi käyttäjän on oltava vahvasti tunnistautunut uudentyyppisen käyttäjätunnuksen avulla. Jos käyttäjällä on vielä vanhanmallinen Wilma-tunnus, tietoja ei pysty päivittämään. Käyttäjän täytyy tällöin ensin muuttaa tunnus uudentyyppiseksi ja tunnistauduttava vahvasti, jottaa tietojen päivitys onnistuisi.

    Yllä mainittujen vaatimusten lisäksi

    • toiminnon käyttäjällä täytyy olla oikeus muuttaa opiskelijan tietoja Wilmassa
    • opiskelijan kortilla on oltava oikea henkilötunnus (ei XXXX tai 001Ä)
    • multiPrimuksessa opiskelijan Koulu-kentässä ensimmäisellä rivillä olevalla koululla on oltava VRK-connector käytössä. Yksittäislisenssillä Koulu-kentän sisällöllä ei ole merkitystä.

    Henkilötietojen päivitys

    Kun oikeudet ja asetukset ovat kunnossa, käyttäjä voi päivittää Wilmassa opiskelijan profiilisivulla Toiminnot-valikon alla olevan painikkeen kautta tiedot. Käyttäjä saa itse vahvistaa muutokset.

    Päivitys korvaa opiskelijan vanhat tiedot uusilla, väestötietojärjestelmästä tulleilla tiedoilla. Tiedot tallentuvat Primuksen opiskelijarekisteriin.

    Opiskelijan tiedoista päivitetään:

    • etunimet, kutsumanimi ja sukunimi
    • lähiosoite ja postiosoite
    • opiskelijan turvakielto
    • opiskelijan kuolinpäivä
    • opiskelijan sukupuoli ja äidinkieli (äidinkieltä ei vielä tällä hetkellä)

    Huoltajan tiedoista päivitetään:

    • etunimet, kutsumanimi ja sukunimi
    • lähiosoite ja postiosoite
    • henkilötunnus ja huoltajan tyyppi (äiti/isä)
    • huoltajan turvakielto

    Huoltajataulukon tiedot päivitetään seuraavasti:

    • Henkilötunnusta käytetään huoltajien tunnistamisessa Primuksen ja VRK:n välillä.
    • Jos Primuksen huoltajataulukon riviltä löytyy täsmäävä henkilötunnus rajapinnan henkilötunnusten kanssa, päivitetään riville uudet tiedot.
    • Jos rivin tiedot on aiemmin haettu VTJ:stä, mutta henkilötunnus ei täsmää rajapinnan henkilötunnuksen kanssa, rivi poistetaan.
    • Jos rajapinnan henkilötunnusta ei löydy mistään vanhasta huoltajarivistä, lisätään uusi rivi.
    • Primus siirtää tietojen haun yhteydessä huoltajataulukossa olleet tunnistamattomat huoltajat lähiomaistaulukkoon. Tähän taulukkoon suositellaan muutenkin kirjaamaan muut kuin viralliset huoltajat (esim. viranomaiset).

    Tallennuksen yhteydessä kirjoitetaan tietojen hakupäivä kenttään VTJ-tiedot haettu ja lisäksi jokaiselle VTJ-huoltajariville kenttään Huoltajan VTJ-tiedot haettu.

    Lokitiedot

    Tietojen kyselyistä/päivityksestä jää tieto, kuka tietoja on hakenut. Tiedot menevät lokitiedostoihin omalla tapahtumatunnisteella. Tiedoissa on mukana:

    • tapahtuman ajankohta
    • kyselyn tekijän vahvistettu hetu
    • kyselyn tekijän nimi
    • kyselyn tekijän IP
    • kyselyn kohteena ollut hetu
    • asiointivaltuuksien käyttäjätunnus
    • kyselyn tyyppi (=asiointivaltuuskysely)