Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Primuksen käyttäjätunnusten liittäminen henkilökortteihin (GDPR)

    Julkaisimme 23.5.2018 uudet versiot ohjelmistamme, ja Primuksessa on tärkeä käyttäjätunnuksiin liittyvä muutos, joka edellyttää toimia asiakkaalta.

    Primuksen ja PrimusQueryn käyttö edellyttää nyt, että jokainen käyttäjätunnuskortti on linkitetty oikeaan henkilöön. Jos linkitystä ei ole vielä tehty, se on tehtävä jokaiselle käytössä olevalle käyttäjätunnuskortille. Ainoastaan Wilman Primus-tunnus -kortille ei täytetä opettaja-/henkilökuntakorttia.

    Huom. ​Mikäli kenttää ei ole täytetty, ei kyseisellä käyttäjätunnuksella näe Primuksessa minkään henkilörekisterin kortteja eikä PrimusQuery-siirroissa ole mukana minkään henkilörekisterin korttien tietoja.

    Mille kaikille käyttäjätunnuskorteille opettaja-/henkilökuntakorttilinkitys pitää tehdä?

    Kaikille käyttäjätunnuksille, joilla on tarpeen Primuksessa nähdä henkilörekisterien (Opiskelijat-, Opettajat-, Henkilökunta- ym. rekisterit) tietoja.

    Huom.! Wilman Primus-tunnus -kortille ei täytetä opettaja-/henkilökuntakorttia, koska sitä tunnusta ei kukaan yksittäinen henkilö käytä. Jos rekisteristä löytyy "starsoft/visma ylläpitotunnus" (tai vastaavalla nimellä), niin sille ei myöskään täytetä opettaja-/henkilökuntakorttia.

    Miten linkitys tehdään?

    Linkitys tehdään merkitsemällä Primuksen Käyttäjätunnukset-rekisterissä oikea kortti Opettajan rekisterikortti- tai Henkilökunnan rekisterikortti -kenttään. Jos henkilöllä, joka tiettyä käyttäjätunnusta käyttää, ei ole korttia ennestään, täytyy se luoda ensin.

    Jos opettajalla on Primus-tunnus, mitä hän näkee Primuksessa linkityksen tekemisen jälkeen?

    Opiskelijakorttien näkeminen rajoittuu Luokat-rekisterin Ryhmänohjaaja/Luokanvalvoja-kentän tiedon mukaan, eli opettaja näkee oman ryhmänsä/luokkansa opiskelijoiden kortit.

    Jos opettajan käyttäjäryhmälle on rastittu Käyttäjäryhmät-rekisterässä Opiskelijat-rekisterin oikeus Opettaja saa nähdä kaikki opiskelijakortit, hän näkee kaikkien opiskelijoiden kortit. Tämä voi olla tarpeellista esim. opojen tai erityisopettajien kohdalla. Ilman tätä oikeutta ei myöskään näe Arviointi-rekisterissä kaikkia arviointikirjoja.

    Pitääkö PrimusQuery-käyttäjätunnuskortille tehdä henkilölinkitys?

    Pitää. PrimusQuery-siirtoihin (automaattisiin ja manuaalisiin) käytettävä tunnus täytyy liittää opettaja-/henkilökuntakorttiin, muuten henkilötietoja ei tule siirtoon mukaan. Huom. Jos tunnuksen liittää henkilökuntakorttiin, voidaan tiedonsiirroissa siirtää kaikkien opiskelijoiden tietoja. Mikäli taas tunnuksen liittää opettajakorttiin, voidaan tiedonsiirroissa siirtää vain niiden opiskelijoiden tietoja, joihin opettajalla on näkemisoikeus, eli oletuksena vain opettajan valvoman/ohjaaman ryhmän tai luokan opiskelijoiden tietoja.

    PrimusQuery-tunnuksella voi siirtää tietoja niiltä korteilta, joihin tunnuksella on näkemisoikeus. Jos PrimusQuery-tunnus on liitetty opettajan rekisterikorttiin, opiskelijatietojen siirto edellyttää, että Käyttäjätunnukset-rekisterissä on lisätty PrimusQuery-tunnukselle Tunnuksen ryhmä -kenttään sellainen käyttäjäryhmä, jolla on joko Opiskelijat-rekisterin oikeus Opettaja saa nähdä kaikki rekisterikortit tai Täydet oikeudet koko Primukseen. Oikeuksia kannattaa antaa kuitenkin vain todellisen käyttötarpeen mukaan. Henkilökuntakorttiin liitetyllä PrimusQuery-tunnuksella voi siirtää ilman käyttäjäryhmäoikeuksia kaikkien opiskelijoiden tietoja.

    Visma ei voi päättää asiakkaan puolesta, kenen henkilön korttiin PrimusQuery-tunnus liitetään. Käytännössä olisi hyvä liittää siihen henkilöön, joka on vastuussa PrimusQuery-siirroista tai isommassa mittakaavassa koko PrimusQueryn tai Primuksen käytöstä, eli esimerkiksi pääkäyttäjä. Se saattaa vaihdella kuitenkin kunnittain/oppilaitoksittain, kuka vastuuhenkilö viime kädessä on, ja se pitäisi tietää tai päättää itse.

    Tämä muutos johtuu siitä, että GDPR edellyttää, että PrimusQuery-tunnus on yhdistetty oikeaan henkilöön.

    Miksi Wilmassa ei näy kaikkia tietoja, jotka vielä ennen rekisterikortin henkilölinkitystä näkyivät?

    Tarkistakaa, ettei Wilman Primus-tunnukselle ole täytetty Käyttäjätunnukset-rekisteriin mitään korttia Opettajan rekisterikortti- tai Henkilökunnan rekisterikortti -kenttään. Jos on, niin tyhjätkää kenttä. Käynnistäkää myös Wilman palvelin uudelleen tämän jälkeen (mikäli olette ylläpitopalvelussamme, ottakaa yhteyttä asiakastukeemme, niin käynnistämme palvelimen puolestanne uudelleen).

    Miten virastotunnusten kanssa pitäisi menetellä?

    GDPR edellyttää, että jokainen käyttäjätunnus on yhdistetty yksittäiseen henkilöön. Tämän vuoksi pitäisi luoda Henkilökunta-rekisteriin jokaiselle virastokäyttäjälle oma rekisterikortti, ja sen jälkeen täytyy luoda Käyttäjätunnukset-rekisteriin vastaavasti jokaiselle virastokäyttäjälle oma rekisterikortti. Sitten täytyy vielä merkitä jokaiselle käyttäjätunnukselle Henkilökunnan rekisterikortti- kenttään oikea kortti.

    Viraston käyttäjä näkee näin kaikkien koulujen oppilastiedot. Mikäli tunnuksella halutaan näkyvän vain yhden koulun oppilastiedot, merkitään Käyttäjätunnukset-rekisterissä virastokäyttäjän kortille Kotikoulu-kenttään kyseinen koulu. Virastokäyttäjän täytyy tässä tapauksessa valita sama koulu Primukseen kirjauduttaessa.

    Vinkki: Virastokäyttäjät voi piilottaa Wilman luetteloista rastimalla Henkilökunta-rekisterissä heidän rekisterikorteilleen kentän Piilota Wilman luetteloista.