Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Kirjemuotoisen tulosteen tekeminen

    Tulostuseditorilla tehdään asiakirjapohjia, joiden avulla saadaan tulostettua isolle joukolle henkilökohtaiset, yksilölliset asiakirjat. Tulostuseditorilla tehdään mm. kirjeitä, lomakkeita, hakemuksia, todistuksia ja erilaisia luetteloita. Tässä ohjeessa kuvataan editorin peruskäyttö ja yksinkertaisen asiakirjan tekeminen.

    Uuden asiakirjan luominen

    • Avaa opiskelijarekisteri ja valitse oikeasta yläkulmasta Toiminnot / Tulostus / Tulostuseditori. Editoriin pääsee myös F5-näppäimellä.
    • Avautuu tyhjä editorinäkymä, ja voit aloittaa asiakirjan teon. Jos ruudulla näkyy jokin aiempi asiakirjapohja, valitse editorin oikeasta ylänurkasta Toiminnot / Uusi.

    Asiakirjan rakenne

    Editorissa on valmiina tulosteen ylä- ja alatunniste, eli ruudukot ikkunan ylä- ja alareunassa. Varsinainen asiakirjasisältö luodaan näiden väliin. Aloitetaan kuitenkin ylätunnisteesta.

    Ylätunniste: lähettäjä, vastaanottaja, päiväys, asiakirjan nimi ym.

    Ylätunniste vastaa vakioasemoinnissa kutakuinkin rivejä 1 - 20. Tee ylätunnisteeseen lisää tilaa: tartu hiirellä ylätunnistetaulukon alaviivaan, ja vedä viivaa alemmaksi. Ylätunnisteeseen tulee lisää rivejä. Vedä ylätunniste n. 10 cm korkeaksi (10 - 15 riviä). Ei haittaa, vaikka jokin rivi jäisi muita korkeammaksi. Voit lyhentää sitä tarttumalla hiirikursorilla sen alareunaan ja nostamalla sitä ylöspäin. Alemmat rivit seuraavat perässä.

    Lisätään kirjemalliin lähettäjän ja vastaanottajan tiedot, asiakirjan nimi ja päiväys.

    1) Asiakirjan nimi

    Klikkaa sitä solua, joka on suurinpiirtein keskellä 2. riviä. Kirjoita tähän asiakirjan nimi, esim. TIEDOTE tai PÄÄTÖS.

    2) Lähettäjän tiedot (lähettäjä = koulu)

    • Klikkaa 2. rivin 2. solua. Lisätään tähän lähettäjän nimi eli koulun nimi. Nimen voi kirjoittaa suoraan soluunkin, mutta jos sama pohja tulee käyttöön kunnan kaikille kouluille, kannattaa koulun nimi hakea Koulun tiedot -rekisteristä, Koulun nimi-kentästä.

    • Klikkaa ikkunan oikeasta reunasta Tieto-välilehteä, ja sen jälkeen sen alla olevaa valkoista aluetta. Avautuu apuruutu "Solun tietomääritys".
    • Apuruudun vasemmassa reunassa on luettelo Primuksen Opiskelijarekisterin kaikista kentistä. Valitaan opiskelijan koulu. Se löytyy yleensä Koulunkäynti-haarasta. Selaa kenttäluetteloa, kunnes löydät "Koulu"-nimisen kentän. Sen edessä on pieni +-merkki.
    • Klikkaa Koulu-sanaa. Avautuu lisää kenttiä, jotta voisit valita, minkä kouluun liittyvän tiedon haluat tulostaa. Valitse "Koulun nimi", ja kuittaa Ok.
    • Apuruutuu sulkeutuu, ja tulostepohjassa näkyy nyt punainen solu, jossa lukee Koulu->Koulun nimi. Tähän kohtaan tulostuu siis opiskelijan koulun nimi.

    • Klikkaa sitten äskeisen solun alla olevaa solua. Lisätään tähän koulun lähiosoite. Klikkaa jälleen Tieto-välilehden valkoista kenttää, ja selaa apuruudusta Koulu-kohta. Valitse jälleen Koulu, mutta nyt koulun nimen sijaan "Lähiosoite". Kuittaa Ok.
    • Lisää samalla tavalla osoitteen alle postiosoite.

    3) Vastaanottajan tiedot (vastaanottaja = huoltaja)

    Lisätään seuraavaksi huoltajan nimi ja osoite. Koska opiskelijalla on todennäköisesti useampia huoltajia, lisätään tähän kirjeeseen sen huoltajan nimi ja osoite, jonka tiedot on kirjattu huoltajataulukossa 1. riville.


    Jätä lähettäjän ja vastaanottajan väliin yksi tyhjä rivi.

    • Huoltajien tiedot löytyvät yleensä Huoltajat-haarasta. Etsi kenttä, jonka nimi on "Huoltajan sukunimi". Sen edessä on pieni +-merkki.
    • Klikkaa tuota +-merkkiä. Nyt pääset valitsemaan, minkä huoltajan tiedot tulostetaan. Valitse "Rivi1" eli tulostetaan sen huoltajan sukunimi, jonka tiedot on kirjattu huoltajataulukon 1. riville.
    • Samalle riville halutaan myös huoltajan etunimi. Älä siis kuittaa vielä Ok, vaan klikkaa &-kuvaketta. Etsi sitten kenttä "Huoltajan etunimet" ja klikkaa sen edessä olevaa +-merkkiä. Valitse etunimikin 1. riviltä. Nyt ruudulla pitäisi lukea:
      • Huoltajan sukunimi[1]&Huoltajan etunimet[1]
    • Kuittaa Ok. Lisää seuraavaan soluun samalla tavalla huoltajan lähiosoite, ja sitten huoltajan postiosoite.

    4) Asiakirjan päiväys

    • Klikkaa sitä solua, johon haluat päiväyksen.
    • Klikkaa Tieto-välilehden valkoista kenttää, ja etsi aivan kenttäluettelon lopusta kohta Vakiot. Sen alla on kohta "Nykyinen päivämäärä". Valitse se, ja kuittaa Ok.

    Asiakirjan varsinainen sisältö

    Asiakirjan sisältöä varten luodaan oma taulukkonsa ala- ja ylätunnisteen väliin.

    • Klikkaa ikkunan oikeasta ylänurkasta Tavallinen-painiketta. Tätä taulukkoa käytetään aina, kun tehdään asiakirjaa, johon ei tarvita opiskelijan arvosana-, poissaolo- tai valintatietoja.
    • Kun Tavallinen-painike on pohjassa, voit piirtää ruudulle senkokoisen taulukon kuin tarvitset: Vie hiirikursori ylätunnisteen alle, valkoiselle alueelle, ja paina hiiren painike pohjaan. Pidä painike pohjassa, ja vedä hiirtä kohti ikkunan oikeaa alanurkkaa. Ruudulle syntyy katkoviivalla reunustettu suorakulmio. Tee aluksi vaikkapa n. 10 cm x 10 cm kokoinen suorakulmio.
    • Kun vapautat hiiren painikkeen, ilmestyy ruudulle piirtämäsi kokoinen ruudukko. Voit venyttää ruudukkoa leveämmäksi ja korkeammaksi sen reunoihin tarttumalla samalla tavalla kuin venytit ylätunnistetta korkeammaksi.


    1) Otsikko

    • Klikkaa äsken piirtämäsi taulukon 2. rivin 2. sarakkeen solua. Kirjoita tähän asiakirjan tekstiosuudelle jokin otsikko. Ne solut, joissa on tekstiä, saavat vaaleankeltaisen taustavärin.

    2) Tekstiosuus

    • Jätä yksi tyhjä rivi väliin, ja kirjoita sitten seuraavan rivin soluun kirjeen varsinainen teksti. Hyvä tapa on kirjoittaa yhteen soluun yksi tekstikappale ja jättää kappaleiden väliin yksi tyhjä rivi.
    • Kun kirjoittamasi teksti ei enää mahdu näkymään ruudulla, venytä ko. riviä korkeammaksi. Jos haluat kappalevälit pienemmiksi, vähennä tyhjien rivien korkeutta. Jos haluat otsikon enemmän irti leipätekstistä, kasvata otsikon ja leipätekstin välisen rivin korkeutta.

    3) Tekstin muotoilu

    Tekstin muotoilutoiminnot ovat samat kuin tavallisimmissa tekstinkäsittelyohjelmissa. Tekstin voi lihavoida, kursivoida ja alleviivata. Fonttityypin, fonttikoon ja fontin värin voi muuttaa. Kaikki muotoilutoiminnot kohdistuvat aina solun koko tekstiin. Jos haluat lihavoida vain yhden sanan, tulee sanan olla omassa solussaan.


    Otsikkoa muotoillaan klikkaamalla ensin sitä solua, mistä otsikon teksti alkaa ja muuttamalla sitten ikkunan oikeasta laidasta ko. solun asetuksi.

    • Fontti-kenttään vaihdetaan Arialin tilalle Times.
    • Koko-kenttään vaihdetaan 10 tilalle 14.
    • Klikkaa vielä B-kirjainta, niin saat otsikon lihavoitua.
    • Fontin väri vaihdetaan värillisestä kuvakkeesta. Valitse oletusmustan tilalle jokin muu väri.

    Samalla tavalla voit muotoilla myös tekstiosuuden. Klikkaa sitä solua, josta teksti alkaa, ja valitse sitten muotoilut.

    Tekstin rivitys

    • Teksti virtaa oletuksena solusta seuraavaan tyhjään soluun. Jos koko loppu rivi on tyhjä, virtaa teksti aina sivun (taulukon) oikeaan reunaan asti.
    • Tekstiä tulostuu oletuksena solun korkeuden verran. Jos teksti on pitkä, venytä riviä korkeammaksi tai rasti Tarvittaessa monirivinen.
    • Jos haluat, että teksti rivittyy solun leveydeltä, rasti Rivitä.
    • Jos solun sisältö on monesta eri tiedosta yhdistetty pidempi teksti (esim. opiskelijan etunimi, sukunimi, lähiosoite ja postiosoite), voit määrittää, mihin kohtaan haluat rivinvaihdon. Oletuksena samalle riville tulostuu niin paljon tietoa kuin mahdollista, jolloin jollain opiskelijalla lähiosoite mahtuu samalle riville nimen kanssa, jollain ei. Lisäämällä sukunimen ja lähiosoitteen väliin rivityskohdan (kääntyvä nuoli -painike), saat tiedot rivittymään kaikilla samalla tavalla.

    Alatunniste: lopputervehdys, allekirjoitukset ja leima

    Alatunnisteeseen halutut tiedot lisätään tulostuseditorin Viimeinen sivu -välilehdelle. Klikkaa siis ikkunan ylä- tai alareunasta välilehteä "Viimeinen sivu". Vieritä sivu aivan alareunaan. Alatunniste näkyy valmiina nelirivisenä taulukkona sivun alareunassa. Tartu sen yläreunaan, ja nosta sitä korkeammaksi.


    1) Lopputervehdys

    • Kirjoita haluamasi tervehdys suoraan pohjaan.

    2) Allekirjoitus

    • Valitse sitten se solu, johon haluat allekirjoituksen.
    • Jos allekirjoittaja on kaikissa kouluissa sama henkilö, esim. koulutoimenjohtaja, voi nimen ja tittelin kirjoittaa suoraan pohjaan. Jos allekirjoittaja vaihtelee kouluittain, haetaan allekirjoittajan nimi Koulun tiedot -rekisteristä. Tässä esimerkissä allekirjoittaja on rehtori.
    • Jos asiakirja allekirjoitetaan käsin, voi soluun merkitä valmiiksi viivan. Viiva tehdään klikkaamalla ikkunan oikeassa reunassa Asettelu ja reunaviivat -kohdassa katkoviivaa. Soluun tulee reunaviiva sille sivulle, jossa katkoviiva muutettiin yhtenäiseksi viivaksi. Vedä solu hieman pidemmäksi, jotta allekirjoitukselle jää riittävästi tilaa.
    • Jos asiakirjaan tulostetaan valmis allekirjoitus, haetaan allekirjoittajan nimi Koulun tiedot -rekisterin kentästä Rehtori/koulunjohtaja. Tarkista, että kenttä on esillä ja että rehtorin nimi on täytetty. Koulun rehtorin nimi tulostuu, kun tiedoksi valitaan Koulu-> Rehtori/Koulunjohtaja.
    • Jos haluat, vaihda solun fontiksi jokin käsialakirjoitusta matkiva fontti, ja vaihda fontin väriksi musteensininen.
    • Allekirjoittajan titteli tulostuu Koulun tiedot -rekisterin kentästä Rehtorin titteli.
    • Nimenselvennys lisätään samalla tavalla. Esimerkkikuvassa nimenselvennykseen on valittu hieman pienempi fontti kuin itse kirjeessä.
    • Oman opettajan (luokanvalvoja, ryhmänohjaaja, luokanopettaja) allekirjoitus saadaan vaihtamalla tulostuvaksi tiedoksi:
      • Ryhmä/Luokka->Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja->Sukunimi&Ryhmä/Luokka->Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja->Etunimet.
    • Allekirjoittajan nimen ja nimenselvennyksen voi keskittää klikkaamalla Asettelu ja reunaviivat -laatikon keskikohtaa. "Asettelu"-sana siirtyy ruudun keskelle. Asettelu-sanan paikka kertoo, mihin kohtaan teksti on kyseisessä solussa tasattu.

    3) Oppilaitoksen leima

    Jos leiman paikka halutaan merkitä pohjaan valmiiksi, kirjoita leiman kohdassa olevaan soluun "leima".

    Asiakirjan tallennus

    Valmis tulostepohja tallennetaan valitsemalla Toiminnot / Tallenna nimellä. Anna nimeksi jotain kuvaavaa, esim. "Tiedote yhteishausta". Tallennettu tuloste näkyy oletuksena vain sen tehneellä koululla.

    Vinkkejä

    • Tulosteita ei kannata lähteä tekemään aina alusta asti itse. Jos on olemassa jo lähes samanlainen tuloste, voidaan sitä muokata ja tallentaa se sitten eri nimellä.
    • Ennen kuin alat tehdä tulostetta, katso tulostepankista, jos siellä olisi vastaava tuloste jo valmiina. Voit ladata tulostepankista tulosteita omaan Primukseen.
    • Tulosteisiin saa myös kuvia, esim. kunnan vaakunan tai koulun logon.
    • Pitkät tekstit kannattaa kirjoittaa omassa apuruudussaan: klikkaa solua, josta teksti alkaa, ja paina sitten F3-näppäintä.