Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Pro Economica -siirtotiedoston muodostus

    Pro Economica -siirtotiedosto muodostetaan Laskutus-rekisterissä. Kun siirtoa lähdetään tekemään, valitaan ensin Laskutus-rekisterin oikean laidan listasta käsiteltävä lasku. Jos jokin tarvittava kenttä ei ole esillä, saa sen haettua kenttäeditorilla (Ylläpito / Kenttäeditori).

    Siirtoon tarvittavat kentät ja rekisterit

    Laskutus-rekisterin kenttien lisäksi siirrossa tarvitaan muutamiin muihin rekistereihin kirjattuja tietoja. Nämä rekisterit löytyvät Primuksen pääikkunassa otsikon Muut rekisterit alta. Alla on listattuna ko. rekisterit sekä kentät, jotka niissä on oltava tai on suositeltavaa olla täytettynä:

    • Luo Laskutyypit rekisteriin tarvitsemasi laskutyypit. Syötä tiedot kenttiin Nimi, Laskutuslaji ja Myyntisaamistili

    • Luo tilinumerot TA-tilit -rekisteriin. Täytä ainakin Tilinumero (nelinumeroinen), Alv-kanta ja Alv-tili. Alv-kanta kenttään syötetään pelkkä numero esim. 24. Tilin nimen voi antaa Lisätietoja1-kenttään

    • Luo Kustannuspaikka–alueet –rekisteriin tarvitsemasi kustannuspaikat. Syötä tiedot kenttiin Nimi ja Koodi.

    Maksajan tiedot:

    Jos laskulla on täytettynä kenttä, joka on linkki johonkin henkilörekisteriin (esim. opiskelija-, opettaja-, henkilökuntarekisteri), tiedot haetaan sieltä. Tällainen linkkikenttä on esim. Maksaja (opiskelija). Muussa tapauksessa tiedot otetaan Laskutusrekisterin nimi-, henkilötunnus- ja osoitetietokentistä. Tiedot ovat pakollisia. Siirtyviä tietoja ovat henkilötunnus, sukunimi, etunimet TAI kutsumanimi sekä lähi- ja postiosoite. Tieto haetaan ensisijaisesti opiskelupaikan lähi- ja postiosoite -kentistä ja ellei näitä ole täytetty, toissijaisesti kotipaikan lähi- ja postiosoite -kentistä.

    Laskun otsikkorivi:

    Tieto laskussaKenttä Primuksen Laskutus-rekisterissä
    LaskutuslajiLaskun tyyppi (rekisteristä)
    LaskunumeroLaskun numero
    LaskupäiväLaskun päivä
    NettoeräpäiväEräpäivä
    Laskun summaVerollinen hinta / Veroton hinta. Jos verollista hintaa ei ole, haetaan tieto kentästä veroton hinta.
    ViitenumeroViitenumero
    Laskun tekstiSopimusviite

    Varsinaiset laskurivit:

    Siirto voidaan toteuttaa kahdella eri tavalla. Ensimmäistä tapaa käytetään silloin, kun laskun tiedot on eritelty riveittäin erittelytaulukkoon. Toista tapaa taas käytetään silloin kun erittelytaulukkoa ei ole käytetty.

    Tapa1:

    • Laskulle haluttavat artikkelit syötetään monirivisiin kenttiin, jotka löytyvät kenttäeditorista haarasta "Erittelytaulukko". Ottaessasi kenttiä esiin sijoita ne vierekkäin rivimuotoon.
    • Täytä TA-tilit -rekisterin tilitiedot. TA-tileille pitää täyttää vähintään kenttä "Tilinumero" (yleensä nelinumeroinen). Selvyyden vuoksi on hyvä täyttää kenttään "Lisätietoja1" esim. tilin nimi. Jos tili on alv-myynnin tili, tulee täyttää myös kentät "Alv-kanta" ja "Alv-tili". Alv-kanta -kenttään syötetään pelkkä numero, esim. 23.

    Tieto laskussaKenttä Primuksen Laskutus-rekisterissä
    LaskutuslajiLaskun tyyppi (rekisteristä)
    LaskunumeroLaskun numero
    RivilajiPrimus päättelee tiedon perusteella
    Rivin summaRivin verollinen hinta (Primus laskee)
    Myyntisaamisriville tieto haetaan kentistä Verollinen hinta / Veroton hinta. Jos verollista hintaa ei ole, haetaan tieto kentästä Veroton hinta.
    Kirjanpidon tiliRivin talousarviotili.
    Myyntisaamisriville tieto haetaan kentästä Laskun tyyppi(rekisteristä).
    KorollisuustunnusKorollinen (erittelytaulukosta)
    VientiseliteRivin selite
    Myyntisaamisriville tieto haetaan kentästä Erittely.
    Alv-kantaRivin talousarviotili
    Alv-summaPrimus laskee
    Tunniste1Rivin kustannuspaikka

    Tapa2:

    Tällä tavalla siirrettäessä laskulla voi olla vain yksi rivi eli esim. "Ylioppilaskirjoitukset, 3 koetta". Tätä varten ei tarvita erittelytaulukkoa.

    Tässä on lueteltu vain ne kentät, jotka eroavat Tapa1:n mukaisesta siirrosta. Laskutyypit-rekisteriin tulee täyttää seuraavat kentät:

    • Rivilaji
    • TA-tili
    • Korollinen

    Kentät löytyvät kenttäeditorista Pro Economica-haarasta. Taulukkoa täytetään siten, että rivilajiksi merkitään Pro Economican käyttämä numero (1=myyntitili, 2=ALV-tili, 3=myyntisaamistili, 7=sisäinen meno, 8=sisäisen menon ALV-tili), ja TA-tiliksi haluttu tili. Vähintään rivilajit 1 ja 3 pitää olla täytettynä . Jos laskut ovat verollisia, pitää riveltä löytyä myös 2 (alv-tili).


    Tiedonsiirto

    Siirtotiedoston muodostaminen

    • Maalaa listasta ne laskut, jotka haluat siirtää ja valitse ylävalikosta Tiedonsiirrot/Tee Pro Economica -siirto.
    • Hae Maksajan asiakastunnus -kenttään se tieto, minkä halutaan siirtyvän opiskelijan tunnisteena. Siirrettävien tietojen määrityksiä pääset muuttamaan klikkaamalla ko. riviä.
    • Alle 18-vuotiaille huoltaja maksajaksi. Jos laskut menevät huoltajille, hae Huoltajan asiakastunnus -kenttään se tieto, joka halutaan huoltajan tunnisteeksi, esim. huoltajan henkilötunnus. Jos tähän kohtaan valitaan huoltajataulukon kenttä, haetaan tieto joko siltä riviltä, jolla on rastitettu kenttä Maksaja laskutuksessa tai ensimmäiseltä riviltä, jos em. tietoa ei ole syötetty.
    • Lopuksi klikkaa OK ja valitse tiedoston tallennusnimi ja -paikka.

    Kun Pro Economica -siirtotiedosto on muodostettu Primuksessa, sen käsittelyä jatketaan erillisessä ohjelmistossa.