Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Monirivisistä kentistä koottavat taulukot - tietojen hakeminen ja järjestäminen

    Usein monirivisiä kenttiä niputetaan kenttäeditorissa tietyn aiheen alle, esim. Opiskelijan huoltajatietotaulukko. Tällaiset kentät voidaan järjestää rekisterissä taulukoksi. Moniriviset kentät voivat olla tekstikenttiä, numerokenttiä, valikoita, rastikenttiä ym. Rivejä taulukkoon saadaan lisää aina sen mukaan kun tietoja täydennetään. Kaikkia taulukkoon kuuluvia kenttiä ei välttämättä tarvitse ottaa käyttöön. Taulukkoja käytetään mm. koulun ja viraston päätösten kirjaamiseen, huoltajatietojen kirjaamiseen ja koulunkäyntihistorian kirjaamiseen.


    Monirivisten kenttien ominaisuuksia

    • Järjestäminen: Yleensä tuorein tieto on taulukon alimmalla rivillä, joten viimeisimmät merkinnät saadaan esiin helposti tulostamalla vain viimeinen rivi. Voit järjestää taulukon rivit suuruus- tai aakkosjärjestykseen minkä tahansa sarakkeen mukaan. Toiminnolla saadaan esim. erilaisten seurantataulukoiden tiedot päivämääräjärjestykseen. Järjestäminen tehdään klikkaamalla haluttua saraketta hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla Järjestä nousevasti (1-10, A-Ö) tai Järjestä laskevasti (10-1, Ö-A). Jos haluat järjestää tiedot päivämäärän mukaan, valitse järjestystoiminto päivämääräsarakkeen kohdalta. Jos taas haluat järjestää tiedot koulun mukaan, valitse koulu-sarakkeen kohdalta. Huom! Järjestä tiedot yksi rekisterikortti kerrallaan, ei monivalintana. Monivalinta tallentaa samat tiedot kaikille.
    • Rivien lisääminen ja poistaminen: Jos välistä puuttuu merkintöjä, voit lisätä taulukon keskelle uuden rivin. Klikkaa aktiiviseksi se rivi, jonka yläpuolelle uusi rivi halutaan. Klikkaa valittua riviä hiiren 2. painikkeella ja valitse "Lisää rivi". Samalla tavalla poistetaan kokonaisia rivejä. Huom. Poista rivejä yksi rekisterikortti kerrallaan, ei monivalintana. Monivalinta poistaa kaikilta saman rivin (esim. 3. rivin) riippumatta rivin sisällöstä.
    • Rivien lukumäärä: Taulukon rivilukumäärän voi hakea sekä myös tulostaa. Näin saadaan esim. opettajarekisterissä selville, kuinka monta erityistehtävää opettaja NN opettaa tai kuinka moni opettaja opettaa hoitaa kolmea erityistehtävää. Rivilukumäärä saadaan tulostettua, kun tulostuseditorissa klikataan ensin solua, johon rivilukumäärä halutaan tulostaa, ja sen jälkeen klikataan Tieto-kenttää. Avautuvan ikkunan vasemmasta reunasta valitaan haluttu monirivinen kenttä ja sen alta kohta Rivilukumäärä ja klikataan OK. Rekisteri-ikkunan hakutoiminnossa esim. opettajat, joilla on kolme erityistehtävää, saadaan haulla T.Tehtävä[Rivilukumäärä]=”3”. Tiedot voidaan hakea ja tulostaa myös tietyltä riviltä. Tällöin hakuruudussa valitaan ko. monirivisen kentän alta esim. Rivi 2.

    • Määräävät kentät: Taulukoissa on aina ns. määräävä kenttä, jonka on oltava aina esillä, jos jokin tähän taulukkoon kuuluva kenttä halutaan esiin. Vastaavasti, jos määräävä kenttä poistetaan, poistuvat myös muut saman taulukon kentät. Tällaisen kentän tunnistaa kenttäeditorissa sen nimen perässä näkyvästä tekstistä (määräävä).

    Taulukkotietojen muuttaminen monelle opiskelijalle kerralla

    Kun taulukon tietoa muutetaan useaan korttiin kerralla, Primus kysyy miten tallennus tehdään. Taulukkoon voidaan lisätä uusia rivejä, korvata aiemmat rivit uusilla tai täydentää taulukon viimeistä riviä. Kun valittuna on monta opiskelijaa/korttia, ilmestyy taulukkojen määräävän kentän päälle Muuta-painike. Klikkaa painiketta ja valitse, miten taulukon tietoja muokataan.

    • Lisääminen: Uudet tiedot lisätään ensimmäiselle vapaalle riville. Jos taulukossa on ennestään esim. lukuvuoden 2007-2008 ja 2008-2009 tiedot, lisätään 2009-2010 tiedot taulukon kolmannelle riville.
    • Korvaaminen: Kaikille korteille tulee tähän sarakkeeseen täsmälleen samat tiedot. Vaikka muutettaisiin vain 3. rivin tietoa, tallentuu myös 1., 2. ja 4. riveille samat tiedot kuin aktiivisella rekisterikortilla on. Tällä vaihtoehdolla ei siis voi muokata yksittäisen rivin tietoa.
    • Täydentäminen: Viimeisen rivin täydennystä käytetään, kun taulukon viimeiselle riville on ennestään syötetty jotain muutamaan sarakkeeseen ja nyt halutaan täydentää rivi valmiiksi. Vaihtoehto käytetään tyypillisimmin koulunkäyntitaulukossa: riville on täytetty valmiiksi tulokoulu ja tuloluokka, ja nyt halutaan täydentää lähtökoulu ja -luokka. Koska tulokoulu vaihtelee eri opiskelijoilla, ei voida käyttää "tiedon korvaaminen" -vaihtoehtoa, sillä se tallentaisi kaikilla opiskelijoilla viimeiselle riville saman tulokoulun ja saman päivämäärän. Viimeisen rivin täydentäminen -vaihtoehdolla säilytetään rivillä jo olevat tiedot ja korvataan vain ne sarakkeet, joita käyttäjä muutti tai joihin lisättiin tietoa.

    Toiminnon tarkoitus on estää tilanne, jossa käyttäjä muuttaisi vahingossa esim. 3. rivin tiedon kaikille opiskelijoille, koska oletti 3. rivin olevan kaikilla tyhjä. Kun rekisterikorttilistasta valitaan aktiiviseksi esim. luokan kaikki opiskelijat, jää päällimmäiseksi ensimmäiseksi valitun opiskelijan kortti. Ensimmäisellä opiskelijalla taulukkoon on ehkä täytetty 2 riviä, mutta jollain toisella taulukossa voi olla vaikkapa 6 riviä. Jos tarkoitus on syöttää kaikille uutena tietona jotain, ja ensimmäiselle tyhjälle riville, on oikea valinta apuruudun ylin kohta, Lisääminen.

    Esimerkkejä monirivisistä taulukoista hakemiseen

    Monesta eri taulukosta haettaessa tulee kiinnittää huomiota sulkujen käyttämiseen. Hakutulos on eri riippuen onko hakulauseessa sulkuja vai ei.

    Esimerkki 1.
    Jos esim. hakee: Koulu->Koulun nimi="*lukio" JA Huoltajan kutsumanimi="*Pekka*" JA Huoltajan tyyppi="Isä", niin hakija hakee ensin lukiolaiset, joilla jokin huoltaja on Pekka-niminen ja sitten etsii niillä, onko jollain huoltajatyypin rivillä "isä". Vertailu siis ei kohdistu tällöin huoltajataulukolla samoille riveille, kun alussa oleva toinen monirivinen kenttä (Koulu-kenttä) on poistanut rivivertailun päältä.

    Jos vertailu halutaan kuitenkin tehdä riveittäin, niin sulut laitetaan seuraavasti:
    Koulu->Koulun nimi="*lukio" JA (Huoltajan kutsumanimi="*Pekka*" JA Huoltajan tyyppi="Isä").

    Esimerkki 2.
    Haetaan oppilaat, jotka ovat kirjoittaneet äidinkielen JA matematiikan:
    Jos hakee: Yo-aine->Lyhenne=A JA Yo-aine->Lyhenne=M saadaan 0 tulosta, koska kenelläkään nämä eivät ole samalla rivillä.

    Lisätään hakuun koulu-tieto:
    Koulu->Koulun nimi="*lukio" JA Yo-aine->Lyhenne=A JA Yo-aine->Lyhene=M -> hakee oikein, sillä koulukenttä poistaa päältä rivikohtaiset vertailut. Sulkuja ei laiteta.

    Esimerkki 3.
    Halutaan hakea sellaiset opiskelijat, jotka ovat olleet läsnä tietyn kalenterivuoden molempina tilastointipäivinä kuten esim. vuonna 2018. Läsnäolot on tallennettu opiskelijarekisterin läsnäolotaulukkoon.

    Haku:
    Koulu->Koulun nimi="*" JA (Lukuvuosi="2018-2019" JA Syksy 20.9.="Läsnä") JA (Lukuvuosi="2017-2018" JA Kevät 20.1.="Läsnä")

    Sama haku kopioitavassa muodossa:
    K1=%B0% AND (K15^K2="*" AND (K1690="2018-2019" AND K1691="Läsnä") AND (K1690="2017-2018" AND K1692="Läsnä"))

    Esimerkki 4.
    Haetaan sellaiset näyttötutkintoa suorittavat, jotka ovat olleet tilastointipäivinä läsnä tai tilastointivuonna paikalla ja jos ovat eronneet tai valmistuneet, niin opiskelivat kuitenkin yli 30 päivää tilastointivuonna. Oletuksena, että Aloituspäivä on aina täytetty.

    Haku:
    (((Lukuvuosi="*2018" JA Kevät 20.1.="Läsnä") TAI (Lukuvuosi="2018*" JA Syksy 20.9.="Läsnä")) TAI Aloituspäivä=<31.12.2018 JA (Valmistumispäivä="" JA Eropäivä="" TAI Valmistumispäivä>=01.01.2018 JA Valmistumispäivä-Aloituspäivä>"30" TAI Eropäivä>=01.01.2018 JA Eropäivä-Aloituspäivä>"30")) JA Suoritustapa="Näyttöperusteinen"

    Sama haku kopioitavassa muodossa:
    (((K1690="*2018" AND K1692="Läsnä") OR (K1690="2018*" AND K1691="Läsnä")) OR K200=<%D31.12.2018% AND (K203="" AND K310="" OR K203>=%D01.01.2018% AND K203_K200>"30" OR K310>=%D01.01.2018% AND K310_K200>"30")) AND K1992="Näyttöperusteinen"

    Päivitetty 15.11.2018