Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/

printer.png

Fakturera med hjälp av Studeranderegistrets betalningstidtabell

    Studeranderegistrets betalningstidtabell kan du mångsidigt använda om du vill utforma olika fakturor, t.ex. för utbildningsdagar, förberedande utbildningar, fristående examen eller materialkostnader.

    I tabellen ska du lägga till produktnamnet för det som ska faktureras och ge det ett à-pris (styckepris) eller ett sammanlagt pris. Fakturorna kan göras på förhand och med hjälp av inledningsdatumet bestämmer du när raderna ska tas med i faktureringen. Då en rad faktureras fylls fältet B. faktureringsdatum automatiskt i.

    Du skapar fakturorna i Studeranderegistret genom att klicka på Fakturering / Allmän. Funktionen gör att det automatiskt görs en faktura för alla studerande som du har valt. Fakturorna hittar du i Faktureringsregistret, där kan du se och ändra färdiga fakturor och vid behov överföra dem till olika bokföringsprogram.

    Produktnamn

    Lägg till de produktnamn du vill fakturera i Produktnamnsregistret. Fyll åtminstone i Namn och Pris. Produktnamn kan vara t.ex. "närstudiedag" eller "yrkesprov/examenstillfälle".

    Förberedelser i Studeranderegistret

    Öppna Studeranderegistret och Fälteditorn och ta fram alla fält som hör ihop med betalningstidtabellen. Du hittar dem under grenen Betalningstid (tabell). Placera fälten bredvid varandra.

    • B. inledningsdatum
    • B. produktnamn
    • B. förklaring
    • B. st.
    • B. à-pris
    • B. belopp
    • B. faktureringsdatum

    Ta också fram Faktureringsfältet om du vill följa upp vilka fakturor som har gjorts för studerandena via Studeranderegistret. Fältet finns under grenen Studiernas finansiering. Faktureringsnumren sparas automatiskt i fältet om du kryssar i Spara i Faktureringsfältet i faktureringsfönstret. I Fälteditorn väljer du vad fältet ska visa t.ex. faktureringsnummer, faktureringstyp eller någon annan förtydligande uppgift.

    Fyll i tabellen

    Då du lägger till nya rader ska du alltid fylla i B. inledningsdatum. Du kan lägga till tomma rader i slutet av tabellen genom att klicka på B. inledningsdatum och skriva in ett datum.

    • Välj rätt produktnamn
    • Skriv in produktantal i fältet B. st. om du vill fakturera flera.

    Priset för en faktureringsrad kan bestämmas på flera olika sätt. Programmet kontrollerar de olika sätten och bestämmer priset i följande ordning:
    1. Fältet B. à-pris
    2. Priset i tabellen över individuella produktnamnspriser
    3. Produktnamnspriset i Produktnamnsregistret
    4. Fältet B. belopp

    Primus räknar automatiskt ut radens summa på följande sätt: B. st. * à-pris. Om produktantalet inte har fyllts i antar programmet att antalet är 1. Om du däremot har fyllt i den slutgiltiga summan i fältet B. summa beaktas inte styckepriset eller produktnamnspriset, även om det är ifyllt. Om radens summa och styckepris är tomt räknas priset ut på basis av produktnamnspriset.

    Faktureringsrader för flera studerande

    Det går att lägga till en eller flera likadana faktureringsrader för flera studerande på en och samma gång.

    Öppna Studeranderegistret och sök fram de studerande som du vill lägga till samma faktureringsrad för. Måla studerandena så att det kommer fram en Ändra-knapp på betalningstabellens fält B. inledningsdatum. Klicka på knappen och kryssa i alternativet Lägg till nya rader. Klicka på Ok.

    Fyll i faktureringsdatum i fältet B. inledningsdatum, B. produktnamn och övriga uppgifter på följande lediga rad. Datumet är en obligatorisk uppgift. Om det är flera faktureringsdatum som ska läggas till ska du göra på samma sätt med dem, dvs. fylla i uppgifterna på följande lediga rad. Då du har lagt till alla rader som behövs ska du spara. Observera att B. inledningsdatum inte kan vara ett kommande datum den dagen då fakturorna görs.

    Utforma fakturor

    Öppna Studeranderegistret och sök fram de studerande som du vill fakturera. Du kan göra det t.ex. med sökrutinen B. inledningsdatum <> "" OCH B. inledningsdatum =< Nuvarande datum OCH B. faktureringsdatum = "". Klicka på Fakturering / Allmän och kontrollera och komplettera följande uppgifter i Faktureringsrutan.

    • Spara i Faktureringsfältet. Kryssa i fältet om du vill att Primus ska spara fakturans nummer i Studeranderegistrets flerradiga Faktureringsfält.
    • Faktureringsrader från tabell. Kryssa i fältet om du vill att de produkter som faktureras ska tas från Studeranderegistrets betalningstabell. Det gör att Faktureringsrutans flik Faktureringsrader försvinner helt och inte alls beaktas i faktureringen.


    Fakturans förfallodag blir 14 dagar framåt från den dagen då fakturan har gjorts. Det går också att lägga till förfallodagen först i Faktureringsregistret. Om du vill ändra alla fakturors förfallodag så kan du skriva in hur antalet dagar i fältet Betalningstid i dagar som finns i registret Information om skolan.

    I Information om skolan i fältet Bankförbindelse kan du välja mottagarens kontonummer och bank. Fältets alternativ kommer från registret Bankförbindelser. Om alternativen saknas kan du lägga till dem i Bankförbindelseregistret.

    Fakturor för företag

    Fakturorna kan också göras för företag som betalar utbildningen. För det behöver du fylla i två tabeller: Betalningstabellen och Faktureringsuppgifter om studier.

    Till exempel kan en läroavtalsbyrå faktureras för läroavtalsstuderandenas utbildning. Faktureringsraderna ska först skrivas in i betalningstidtabellen och i tabellen för faktureringsuppgifter om studierna ska du skriva in vilket företag som betalar, hur stor del de betalar (%) och fakturatyp. Med hjälp av fakturatypen förenas rätt företag med rätt rad. I Faktureringsregistret skapas en faktura där det syns alla studerande som berörs av fakturan.

    Exempel:
    1. Examensavgiften ska faktureras för en hel grupp studerande:

    • Lägg till en rad i betalningstidtabellen för alla studerande i gruppen. Radens produktnamn ska vara "examensavgift" (el. dyl.). Du kan lägga till raden för alla studerande på en gång.
    • Examensavgiftens pris ska skrivas in i Produktnamnsregistret.
    • Måla alla studerande som är med i gruppen och klicka på Fakturering / Allmän.
    • I Faktureringsfönstret som öppnas ska du kryssa i Faktureringsrader från tabell och Valda kort.
    • Klicka på Gör fakturorna. Det gör att fakturorna görs i Faktureringsregistret. För varje studerande görs en egen faktura där studeranden är betalaren och läroanstalten är mottagaren.

    2. Läroanstalten vill fakturera en månads närstudiedagar, distansstudiedagar och examenstillfälle för en grupp läroavtalsstuderande.

    • Gör tre nya rader i betalningstidtabellen för gruppens studerande. Ge raderna olika produktnamn dvs. en ska ha produktnamnet "närstudiedagar", en ska ha produktnamnet "distansstudier" och en ska ha "examenstillfälle". Skriv in rätt styckepris för varje produktnamn. Alla rader ska ha fakturatypen "Läroavtalsavgift".
    • I tabellen Faktureringsuppgifter om studier ska du lägga till samma fakturatyp, dvs. "Läroavtalsavgift". Skriv in "Läroavtalsbyrå" som betalande företag och 100 % som betalningsandel.
    • Måla alla studerande i gruppen och klicka på Fakturering / Allmän.
    • I Faktureringsfönstret som öppnas ska du kryssa i Faktureringsrader från tabell, Beakta betalningstabell och Valda registerkort.
    • När du gör fakturorna skapas det en faktura i Faktureringsregistret där Läroavtalsbyrån är betalare och läroanstalten är mottagare. I fakturans Studerandefält finns alla de studerande som du målade i Studeranderegistret. Priset är den sammanlagda summan för alla studerande och på Specifikationsfliken står det vad fakturan innehåller (varje studerandes rad).

    3. Läroanstalten vill fakturera en examensavgift och två examenstillfälle för studeranden.

    • Gör två nya rader i betalningstidtabellen för studeranden. Den ena ska ha produktnamnet "Examensavgift" (1 st.) och den andra ska ha produktnamnet "Examenstillfälle" (2. st.). Fakturatypen kan vara t.ex. "utbildningsfaktura" för båda produkterna.
    • Måla alla studerande som ska faktureras och klicka på Fakturering / Allmän.
    • Det öppnas ett Faktureringsfönster där du ska kryssa i Faktureringsrader från tabell och Valda registerkort. Välj utbildningsfaktura som fakturatyp.
    • Då du gör fakturorna skapas det en egen faktura i för varje studerande i Faktureringsregistret med läroanstalten som mottagare. På Specifikationsfliken syns det vad fakturan innehåller för varje studerande.