Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Administrera Wilmakoder i Primus - anvisning för skolsekreterare

    Denna anvisning är en summering av instruktionerna om Wilmakoder för vårdnadshavare. Mer utförliga beskrivningar av funktionerna finns på våra sidor, under Inloggning, användarnamn och nyckelkoder.

    Grundprinciperna för att skapa och administrera koderna

    För att använda Wilma behöver en person antingen en nyckelkod eller ett Wilmakonto som skolan gjort åt användaren. Med nyckelkoden kan användarna själv göra koder till Wilma.

    A) Barnet börjar skolan, Wilmakoder åt vårdnadshavarna

    • Gör nyckelkoder åt nybörjarens vårdnadshavare.
    • Vi rekommenderar att nyckelkoderna skapas åt vårdnadshavarna redan inför anmälningen till skolan. Användarnamnet och lösenordet får då vara desamma också efter att barnet börjat skolan.
    • Dela ut nyckelkoderna åt vårdnadshavarna (det finns en färdig brevmall för detta ändamål).
    • Klargör hur vårdnadshavarna ska gå tillväga beroende på situationen:
      • 1. Vårdnadshavaren har inga Wilmakoder sedan tidigare: Vårdnadshavaren skapar själv sina koder på Wilmas connect-sida med hjälp av nyckelkoden (kommunens Wilma-adress/connect, t.ex. wilma.turku.fi/connect). Vårdnadshavaren måste ha en fungerande e-postadress för att kunna skapa koderna. Vi rekommenderar även vår instruktionsvideo om att skapa ett Wilmakonto med nyckelkod. Se även Anvisning med bilder om hur du skapar ett Wilma-användarnamn med en nyckelkod.
      • 2. Vårdnadshavaren har ett personligt Wilmakonto sedan tidigare (ett så kallat användarnamn av ny typ): Vårdnadshavaren loggar då in med sina koder i Wilma och väljer länken Användarrättigheter. På sidan som öppnas kan vårdnadshavaren med hjälp av nyckelkod lägga till ett barn till sitt existerande Wilmakonto (se instruktion med bilder om att förena användarnamn).
      • 3. Vårdnadshavarna har ett gemensamt Wilmakonto sedan tidigare (ett så kallat användarnamn av gammal typ): Det går inte att lägga till barn till ett gemensamt användarkonto, så för att få alla barn under samma användarnamn ska vårdnadshavarna först skapa separata, personliga användarkonton. Detta görs utifrån det gamla gemensamma användarnamnet. Sedan ska det nya barnet kopplas till det personliga användarnamnet med hjälp av nyckelkod (se instruktion om att gå från ett gemensamt användarnamn till ett personligt).
      • 4. Vårdnadshavaren har sedan tidigare ett Wilmakonto i en annan kommun: Till exempel om eleven flyttar från en annan kommun till en ny skola gäller samma förlopp som i punkt 1), dvs. nyckelkod behövs. Det går inte att förena barn som studerar i olika kommuner under samma användarnamn eftersom de då finns i olika databaser.

    B) Vårdnadshavarna har ett gemensamt användarnamn och vill nu ha personliga användarnamn

    • En vårdnadshavare kan när som helst byta sitt gamla gemensamma användarnamn till ett nytt personligt användarnamn genom att gå till Wilmas connect-sida.
    • När den ena vårdnadshavaren gör ett personligt användarnamn har den andra vårdnadshavaren 30 dagar på sig att ändra också sitt användarnamn till ett personligt. Det här är bra att poängtera för vårdnadshavarna. Om användarnamnet har hunnit gå ut ska skolan göra en nyckelkod till den andra vårdnadshavaren så att denna också kan göra ett personligt konto åt sig.
    • I Studeranderegistrets fält Vårdnadshavarnas gemensamma Wilma-användarnamn föråldras står det sista giltighetsdatumet för det gemensamma användarnamnet. Efter det datumet fungerar alltså inte längre det gemensamma användarnamnet som finns i Vårdh. användarnamn-fältet. När endera vårdnadshavaren har övergått från det gemensamma användarnamnet och alltså skapat ett personligt användarnamn åt sig kommer det automatiskt ett datum i fältet Vårdnadshavarnas gemensamma Wilma-användarnamn föråldras. Vid behov kan du flytta fram datumet manuellt.
    • När man går från ett gemensamt användarnamn till ett personligt utifrån det gamla gemensamma användarnamnet är alla gamla meddelanden tillgängliga i Wilma för båda vårdnadshavarna.
    • Gör ingen nyckelkod åt sådana vårdnadshavare som har ett gemensamt Wilma-användarnamn av gammal typ. Om vårdnadshavaren skapar ett personligt användarnamn med nyckelkod i den här situationen går de gamla meddelandena förlorade.

    C) Skolan tar i bruk Wilma

    • Gör nyckelkoder åt alla elevers vårdnadshavare. Du kan göra nyckelkoderna åt alla vårdnadshavare på en gång. Instruktion.
    • Ge nyckelkoderna åt vårdnadshavarna (det finns en färdig brevmall för detta).
    • Instruera vårdnadshavarna i hur de ska göra ett Wilmakonto åt sig med nyckelkod. Instruktion finns här.
    • Med nyckelkoden kan vårdnadshavarna koppla ihop alla barn till samma Wilmakonto. Därför ska nyckelkoderna skapas på varje elevs registerkort. Om det finns t.ex. tre barn i en familj och alla går i samma skola får bägge vårdnadshavarna tre nyckelkoder. Instruktion för vårdnadshavare om att förena användarnamnen.
    • Om eleverna ska ha egna Wilmakoder ska du göra och ge nyckelkoder också åt dem. Instruera eleverna i hur de ska göra ett Wilmakonto åt sig. Instruktion för studerande.

    D) Eleven byter skola

    • Till exempel när en elev går vidare till högstadiet kan vårdnadshavaren fortsätta använda samma användarnamn. Kontrollera att de fält som gäller Wilma-användarnamnet har definierats som fält som kopieras vid skolbytet:

      • Öppna Studeranderegistret -> Underhåll/Fälteditorn
      • De fält som kopieras står med fet stil. Om uppgifterna om Wilma-användarnamn inte är sådana som kopieras, gör den inställningen nu.
      • Högerklicka på fältet och välj Uppgift som ska kopieras.
    • Se mer detaljerad anvisning: Hanteringen av Wilmas användarnamn då en studerande byter skola.
    • Observera: När elevens registerkort kopieras till en annan skola ser vårdnadshavarna inte längre den interna posten från den gamla skolan i Wilma. Det här kan skapa förvirring bland vårdnadshavarna. Även om användarnamnet förblir det samma är det nu den nya skolans innehåll som visas i Wilma. Med andra ord följer inte de interna meddelandena med utan man startar om i den nya skolan.

    Se vår instruktionsvideo om att kopiera användarnamn och lösenord

    E) Barnen i olika skolor

    • En vårdnadshavare kan i allmänhet koppla alla sina barn till sitt vårdnadshavarkonto, också om de går i olika skolor. Wilma anskaffas vanligen för hela kommunen på en gång och omfattar eleverna i alla skolor i kommunen.
    • Om barnens skolor finns i olika kommuner eller om de går i privatskola går det inte nödvändigtvis att förena dem under samma användarnamn. Detta för att uppgifterna då finns i två olika databaser.

    F) Lärare med barn i kommunens olika skolor

    • Om läraren har barn i flera skolor i samma kommun som hon/han själv jobbar, lönar det sig att förena lärarkontot och vårdnadshavarkontot.
    • Förena kontona genom att logga in i Wilma med läraranvändarnamnet och lägga till rollen vårdnadshavare.
    • Läraren har samma användarnamn efter förenandet. Vårdnadshavaranvändarnamnet tas däremot ur bruk.
    • Se instruktion med bilder: Förena ett läraranvändarnamn med ett vårdnadshavaranvändarnamn
    • Samma instruktion gäller även för personalens Wilmakonton.

    G) Vikarier

    • Varje vikarie som har tillträde till Wilma ska ha ett eget kort i Lärarregistret. På kortet skapas Wilma-användarnamn eller en nyckelkod, precis som för övriga lärare. Rättigheterna tilldelas utgående från vilka funktioner vikarien ska ha tillgång till i Wilma. Kryssfältet Endast lektionsanteckningar i användning är en lämplig inställning om vikarien endast ska göra lektionsanteckningar i Wilma.

    Allmänt

    Nyckelkoder och användarnamn

    • Kontrollera att e-postinställningarna är ifyllda i Primus också för den skola, vars registerkortnummer är 1. Inställningarna hämtas från denna skolas registerkort då personen som skapar ett användarnamn inte är inloggad i Wilma och man alltså inte vet vilken skola användaren tillhör.
    • När en vårdnadshavare har skapat ett Wilmakonto med hjälp av nyckelkod försvinner nyckelkoden från fältet Vårdnadshavarnas Wilma-nyckelkoder i Studeranderegistret i Primus.
    • En nyckelkod blir aldrig gammal. Det är aldrig nödvändigt att skapa någon ny nyckelkod åt vårdnadshavaren. När en nyckelkod en gång skapats är den i kraft ända tills den används.
    • Länken i bekräftelsemeddelandet som kommer till e-posten är giltigt i två dagar. Om länken hunnit bli gammal kan man alltid beställa en ny genom att ange sin e-postadress på Wilmas connect-sida.
    • Alla vårdnadshavaranvändarnamn som finns för ett visst barn står i fältet Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn.
    • Alla Wilmakonton av ny typ, dvs. personliga användarnamn, finns i Primusregistret Wilmas användarnamn.
    • Tips: Högerklicka på vårdnadshavarens Wilma användarnamn-fält och välj Sök samma. Då får du fram alla de barn som är kopplade till användarnamnet.
    • Om fälten Vårdh. användarnamn och Vårdh. lösenord är ifyllda i Studeranderegistret ska du i regel inte skapa nyckelkoder på kortet. Nyckelkoder ska endast ges åt sådana vårdnadshavare som inte har något Wilma-användarnamn på elevens kort från förr, dvs. åt dem som inte har använt ett gemensamt användarnamn tidigare. Det enda undantaget är om endast en av vårdnadshavarna har känt till och använt det gemensamma användarnamnet i fältet Vårdh. användarnamn. I detta fall ska den andra vårdnadshavaren ges en nyckelkod.

    Skapa Wilma-konto manuellt i undantagsfall

    I undantagsfall kan man skapa ett Wilma-konto manuellt åt en vårdnadshavare. Denna metod ska i praktiken användas endast då vårdnadshavaren själv inte har möjlighet att skapa sig ett konto. Se vår instruktionsvideo om manuell hantering.

    Beskedsinställningar

    • Beskedsinställningarna för lektionsanteckningar och intern post finns på olika ställen beroende på om vårdnadshavaren har ett gemensamt eller ett personligt Wilma-användarnamn.
    • När Wilmakontot är personligt finns beskedsinställningarna i Wilmas användarnamn-registret.
    • Tips: Genom att högerklicka på fältet Vårdnadshavarnas Wilma användarnamn i Studeranderegistret och välja Öppna register får du upp användarnamnet i Wilmas användarnamn-registret och kan se t.ex. beskedsinställningarna.
    • Beskedinställningarna för ett gemensamt användarnamn (gammal typ) finns i Studeranderegistret.

    Interna posten, finns meddelandena kvar?

    • Om vårdnadshavarna har använt ett gemensamt användarnamn (gammal typ), ska INGA nyckelkoder göras för någon av dem när de vill ha ett personligt användarnamn. Om de använder nyckelkod försvinner meddelandena från Wilma. Vårdnadshavarna ska skapa ett personligt konto utifrån det gamla gemensamma kontot, för då följer meddelandehistoriken från det gemensamma kontot med.
    • Om endast en av vårdnadshavarna har använt det gemensamma användarnamnet kan den andra be skolan om en nyckelkod för att kunna skapa ett personligt Wilmakonto. Den vårdnadshavare som inte har använt det gemensamma kontot ska inte informeras om det gamla användarnamnet eftersom meddelandehistoriken omfattas av brevhemligheten. Meddelandehistoriken ska i detta fall bevaras endast hos den person som har använt det gemensamma kontot. Den andra vårdnadshavaren ska skapa ett eget användarkonto med hjälp av nyckelkoden och då är meddelandemappen tom.
    • När du kopierar en studerandes registerkort till en annan skola vid skolbyte kommer den interna posten från den gamla skolan inte längre att synas för vårdnadshavarna i den nya skolans Wilma. Användarnamnet förblir detsamma men nu är det den nya skolans ärenden som syns i Wilma.

    Glömt lösenord

    • Om vårdnadshavaren har glömt lösenordet till Wilma ska du inte skapa någon ny nyckelkod utan vårdnadshavaren kan själv byta sitt lösenord via Glömt lösenordet?-länken.
    • Om bytet av någon orsak inte lyckas via denna länk kan du göra ett nytt lösenord åt vårdnadshavaren, som då ska byta det genast när han loggar in i Wilma.
    • Att byta lösenord via Primus:
      • Gå till Studeranderegistret och välj den studerande vars vårdnadshavare saken gäller.
      • Högerklicka på fältet Vårdnadshavarnas Wilma användarnamn och välj Öppna register.
      • Då kommer du direkt till Wilmas användarnamn-registret och kan se uppgifterna om kontoinnehavaren. Lösenordet visas inte, men du kan skapa ett lösenord med Skapa innehåll-funktionen eller skriva in ett nytt lösenord i lösenordsfältet. Spara.
      • Ge användaren det nya lösenordet. När användaren loggar in i Wilma ombeds han genast byta lösenordet.

    Länktips

    Vi rekommenderar speciellt vår instruktionsvideo för vårdnadshavare om att skapa ett användarnamn. Då du själv känner till processen är det lättare att hjälpa vårdnadshavarna i eventuella problemsituationer. Om du gör en testelev och en testvårdnadshavare åt denna kan du själv prova på och se hur processen fungerar.

    Andra länkar som kan vara bra:


    Relaterade sidor: