Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/

printer.png

Löpande beslutsnumrering

    Det går att ställa in så att beslut numreras automatiskt med löpande numrering. Numreringen kan göras enligt olika kriterier, t.ex. efter beslutsfattare och beslut. Beslutsnumret bildas i fältet Beslut §.

    Beslut kan skapas i Ansökningar och beslut-registret, i Studeranderegistrets Tilläggsfunktioner / Skapa ansökan eller beslut eller via blanketter i Wilma. När man gör ett nytt beslut numreras det automatiskt enligt de givna inställningarna. Det går att numrera beslut separat varje gång, men vi rekommenderar er att ange ett standardvärde för fältet så att beslutsnumreringen alltid följer samma princip.

    Allmänt

    Principen i beslutsnumreringen

    Beslutsnumreringen löper alltid kalenderårsvis. Vid årsskiftet börjar numreringen alltid om från 1. Systemet kontrollerar beslutets år från fältet Beslutsdatum. Numreringen beaktar också arkiverade kort.

    Beslutsnumreringen fungerar inte om de övriga beslutsfälten Beslutsdatum, Beslut (skola) / Beslut(kansliet) och Beslutsfattare är tomma.

    Beslutsfattare

    Om ni vill numrera besluten enligt beslutsfattare och skola ska ni bland annat göra ett separat registerkort för varje rektor i Beslutsfattare-registret. Då får varje skolas rektor en egen numreringsserie för sina beslut från årets början.

    Tillvägagångssätt 1: Beslutsnumret som standardvärde (rekommenderas)

    Det är bäst att redan från början lägga in samma standardvärde i Beslut §-fältet både i Primusregistret Ansökningar och beslut och på beslutsblanketten i Blanketteditorn. På så sätt är beslutsnumreringen alltid automatisk och följer samma princip oberoende av om beslutet görs i Primus eller på blankett i Wilma.

    Standardvärdet i Ansökningar och beslut-registret gäller också då beslut görs som massa med funktionen Tilläggsfunktioner / Skapa ansökan eller beslut.

    Alternativen när du inför ett standardvärde för beslutsnumreringen:

    • #DECNUMBER: Besluten numreras årsvis och i numreringen beaktas alla skolor inom samma MultiPrimus. Exempel: Rektorn för skola A gör årets första beslut, som får numret 1. Rektorn vid skola B gör ett beslut följande dag, och detta beslut får då numret 2. Numreringen ser då varken till beslutsfattare eller beslutskoder.
    • #DECNUMBER1: Besluten numreras årsvis och enligt beslutsfattaren. Nummerserien går enligt beslutsfattaren och börjar årligen från nummer 1 (de som finns i Beslutsfattare-registret). T.ex. det första beslutet som rektorn gör för året blir nummer 1, det första beslutet som en grupphandledare gör för året blir nummer 1, osv.
    • #DECNUMBER2: Besluten numreras årsvis och enligt beslutskoden. Varje beslutskod får då en separat nummerserie som börjar från 1 vid årsskiftet.
    • #DECNUMBER3: Besluten numreras årsvis och numreringen sker både enligt beslutsfattaren och beslutskoden. Numreringen beaktar beslutskoderna så att beslutsnumreringen börjar om vid årsskiftet för varje beslutsfattare.

    Ange ett standardvärde i Ansökningar och beslut-registret

    • Öppna Ansökningar och beslut-registret och välj Underhåll / Fälteditorn.
    • Högerklicka på Beslut §-fältet och välj Definiera standardvärde.
    • Du får fram en sökruta. Ange vilken numreringsprincip du vill använda genom att skriva in antingen #DECNUMBER, #DECNUMBER1, #DECNUMBER2 eller #DECNUMBER3 på översta raden. Klicka på "Enter".
    • Kryssa i "Visa fältets standardvärde automatiskt". Då behöver man inte klicka när man gör beslutet utan numreringsprincipen finns där färdigt. Klicka till sist på OK.
    • Spara ändringarna med Funktioner / Spara, varefter fälteditorn stängs.

    När man sedan gör ett nytt beslut i Primus står det givna standardvärdet färdigt i Beslut §-fältet. När beslutet sparas får det ett nummer enligt det standardvärde som är angivet. Beslutsnumret syns i fältet när man aktiverar registerkortet på nytt.

    Standardvärdet inverkar också på beslutsfunktionen i Studeranderegistret. Om man t.ex. gör samma beslut för flera studerande på samma gång via Tilläggsfunktioner-menyn, står också då det standardvärde som har angetts för Beslut §-fältet färdigt i fältet och besluten får automatiskt löpande numrering.

    Standardvärde på blanketten

    Det är bra att sätta beslutsnumret som standardvärde också på beslutsblanketten.

    • Öppna Blanketteditorn i Primus och ta fram registreringsblanketten för beslut.
    • Öppna Beslut §- fältets egenskaper på blanketten genom att klicka på pennsymbolen i fältet.
    • Skriv in samma text som via Ansökningar och beslut-registrets fälteditor i fältet Fältets standardvärde, t.ex. #DECNUMBER2. Kryssa också i Standardvärde direkt på blanketten. Välj OK och spara ändringen på blanketten.

    Nu numreras alltså även besluten i Wilma enligt samma princip som i Primus. Standardvärdet i Wilma fungerar som följer:

    • När man gör ett nytt beslut (nytt kort, ingen ansökan som grund för beslutet), står den princip som besluten numreras efter färdigt i Beslut §-fältet.
    • När man ger ett beslut för en ansökan kommer standardvärdet fram när man klickar på Beslut §-fältet.

    När blanketten sparas blir det skapade beslutsnumret synligt i Beslut §-fältet.

    Tillvägagångssätt 2: Ge beslutsnummer för hand i Ansökningar och beslut-registret

    Du kan ge beslutsnummer manuellt i Primusfältet Beslut §. Högerklicka på fältet och välj Skapa innehåll. Du får upp en ruta med olika alternativ för innehåll. Välj Löpande beslutsnumrering. Du kan dessutom välja om numreringen ska göras enligt beslutsfattaren, beslutskoden eller både och.

    Vi rekommenderar att ni anger ett standardvärde i Beslut §-fältet såsom i Tillvägagångssätt 1 i stället för manuell beslutsnumrering.

    Annat viktigt

    • Om du kopierar ett registerkort för ett nytt kort i Ansökningar och beslut–registret ska du komma ihåg att tömma Beslut §-fältet på kopian. Gå sedan till ett annat fält emellan och klicka på Beslut §-fältet på nytt. Primus ger då standardvärdet igen och vid sparandet uppstår ett nytt beslutsnummer.
    • Se till att standardvärdet för beslutsnumreringen är identiskt angett i både Ansökningar och beslut-registret och i Blanketteditorn, t.ex. #DECNUMBER2 i båda, inte t.ex. #DECNUMBER1 i ena och #DECNUMBER2 i andra.

    Uppdaterad: 5.6.2014

    Nyckelord: Beslut, beslutnummer, ansökningar, decnumber, beslutsfattare, 14246