Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/

printer.png

Suomi.fi-meddelanden

    Uppdaterad: 21.2.2019


    Via tjänsten Suomi.fi-meddelanden kan läroanstalten säkert skicka utskrifter, t.ex. olika beslutsdokument, i form av Suomi.fi-meddelanden till Wilma-användare. Mottagaren ser meddelandet i tjänsten Suomi.fi-meddelanden efter att hen har identifierat sig.

    Suomi.fi-meddelanden kan skickas från följande register:

    • Studerande
    • Ansökningar och beslut

    Den som är mottagare av ett Suomi.fi-meddelande kan vara:

    • en studerande
    • en vårdnadshavare (i vårdnadshavartabellen)
    • en sökande (som finns i Ansökningar och beslut-registret)

    OBS! Mottagaren måste ha en giltig personbeteckning ifylld i Primus.

    Att skaffa och börja använda tjänsten

    Avtal med Befolkningsregistercentralen

    För att kunna börja använda tjänsten ska man först ingå ett avtal med Befolkningsregistercentralen.

    Skaffa en licens

    För att kunna använda tjänsten krävs att man har en licens, och den kan du skaffa genom att kontakta vårt produktteam (kontaktuppgifterna finns nertill på webbsidan). Licensen är avgiftsbelagd.

    Licens för skolorna

    Ladda ner den licens du skaffat i vår programuppdateringstjänst. Licensen kan läsas in i Primus på två sätt:

    • Öppna förstasidan i Wilma -> För administratorn -> Hantera licenser och certifikat. Läs in licensfilen för de relevanta skolorna (se Att spara licenser och certifikat) ELLER
    • Dra licensfilen med musen ovanpå de relevanta skolornas kort i Information om skolan-registrets fält Suomi.fi-meddelanden, licens.

    När ett meddelande skickas avgör systemet vilken licens som används genom att kontrollera den inloggade Primus-användarens hemskola (hemskolans kort). Om ingen hemskola finns angiven i Användarnamn-registret, kontrollerar systemet istället kortnummer 1 i Information om skolan.

    Fält som ska ifyllas

    Fyll i följande fält i Information om skolan:

    • Suomi.fi-meddelanden, kontaktpersonens namn
    • Suomi.fi-meddelanden, kontaktpersonens telefon
    • Suomi.fi-meddelanden, kontaktpersonens epost
    • Suomi.fi-meddelanden, myndighetsbeteckning
    • Suomi.fi-meddelanden, meddelandecertifikatets namn
    • Suomi.fi-meddelanden, service-ID
    • Suomi.fi-meddelanden, printleverantör
    • Suomi.fi-meddelanden i testläge

    Skolan/läroanstalten avgör själv vem som är kontaktperson och fyller i uppgifterna i de ovan nämnda kontaktpersonsfälten. Myndighetsbeteckningen, meddelandecertifikatets namn och service-ID:t får ni från Befolkningsregistercentralen. Printleverantör är den instans som man ingår avtal om leverans med.

    Medan man testar tjänsten måste man ha Suomi.fi-meddelanden i testläge ikryssat, så att meddelandena skickas till Suomi.fi-testmiljön.

    Användaråtkomst via användargruppen

    Rätten att skicka Suomi.fi-meddelanden ges med hjälp av användargrupp, åt dem som ska kunna skicka Suomi.fi-meddelanden.

    • Gå till Användargrupper-registret -> fliken Wilmas rättigheter -> Suomi.fi-meddelanden.
    • För den relevanta användargruppen, kryssa i de register där personerna i användargruppen ska kunna skicka meddelanden.
    • Se till att dessa personer också har användargruppen i fråga på sitt registerkort.

    Att skicka Suomi.fi-meddelanden

    Hämta fram mottagarna i registret

    Om du ska skicka ett Suomi.fi-meddelande till vårdnadshavare, ska du först i Studeranderegistret eller Ansökningar och beslut-registret hämta fram registerkorten över de personer som ska vara mottagare. Avgränsa med hjälp av en sökrutin, så att du sållar bort de som har begränsad rätt till information eller spärrmarkering. Den som skickar meddelandet är den som är ansvarig och måste se till att inte skicka information till personer som inte får se informationen i fråga.

    • När Suomi.fi-meddelanden skickas, beaktas också eventuella spärrmarkeringar. Om den studerande eller vårdnadshavaren har spärrmarkering, går det inte att skicka Suomi.fi-meddelanden till dem.
    • För att se om en studerande är spärrmarkerad kontrollerar systemet Studeranderegistrets fält Spärrmarkering, eller om det finns en angiven period i fälten Spärrmarkering fr.o.m. och Spärrmarkering upphör.
    • För att kontrollera vårdnadshavares spärrmarkering: Studeranderegistrets fält Vårdnadshavaren har spärrmarkering, Spärrmarkering för vårdnadshavaren, startdatum, Spärrmarkering för vårdnadshavaren, slutdatum. Det är inte heller möjligt att skicka Suomi.fi-meddelanden till vårdnadshavare som har Begränsad rätt till information ikryssat för Wilma-användarnamnet.
    • Detsamma gäller sökande som har spärrmarkering (Sökande-registrets fält Spärrmarkering fr.o.m., Spärrmarkering upphör).

    Utskrift som skickas som Suomi.fi-meddelande

    När du har hämtat fram de relevanta registerkorten kan du öppna Utskriftseditorn. Utskrifterna är inte standardinställda att användas som Suomi.fi-meddelanden, utan ska ställas in enskilt på följande sätt:

    • Öppna önskad utskrift i Utskriftseditorn.
    • I övre menyraden, välj Inställningar / Utskriftens inställningar och kryssa i fältet Skickas som Suomi.fi-meddelande. Spara ändringarna.
    • Gör nu eller senare dessa ändringar också på de andra utskrifterna som ska kunna skickas som Suomi.fi-meddelanden.

    Att skicka meddelandet

    • I Utskriftseditorn: Välj Funktioner / Skriv ut och öppna fliken Suomi.fi.
    • Välj vilka kort som ska beaktas och ange i vilket fält systemet ska hämta mottagarens e-postadress. Skriv meddelandet och klicka på Sänd.
    • Meddelandena sparas i kön i Meddelandekö-registret och skickas därifrån till mottagaren om sändningen lyckas som den ska.

    Meddelandedatan sparas

    För varje Suomi.fi-meddelande som skickas, sparas automatisk ett registerkort i Suomi.fi-meddelanden-registret. Där sparas uppgifter om bl.a. meddelandets status, avsändaren, avsändningstidpunkten och mottagaren samt meddelandets beskrivning och namn. Den skickade utskriften sparas däremot inte i registret.

    Ta fram de fält du önskar i Suomi.fi-meddelanden-registret, t.ex. Studerande, Suomi.fi-meddelandets namn, Suomi.fi-meddelande, beskrivning, Leveransstatus, Avsändningsdatum och Mottagarens namn.

    Dessutom lönar det sig att i Studeranderegistret och i Ansökningar och beslut-registret ta fram länkfältet Suomi.fi-meddelanden, så att du via det kan öppna de avsända Suomi.fi-meddelandenas registerkort.

    Också i Meddelandekö-registret finns länkfältet Suomi.fi-meddelande, via vilket du får upp registerkortet för meddelandet.

    Möjliga felsituationer

    Om leveransen av meddelandet misslyckas, sparas automatiskt data om felet i Suomi.fi-meddelanden-registrets fält Fel.

    • Om det t.ex. är fel på mottagarens adressuppgifter, ska du göra korrigeringar både i Suomi.fi-meddelanden-registrets adressfält och i det register därifrån adressuppgifterna har hämtats.
    • Om ett Suomi.fi-meddelande skickas till en Wilma-användare (som finns i Wilmas användarnamn-registret) och det på detta användarnamnskort saknas antingen näradress eller postadress, hämtas adressuppgifterna från de roller som är kopplade till användarnamnet.
    • Primus går igenom alla roller som är kopplade till användarnamnet och plockar adressen från den första rollen som har både näradressen och postadressen ifylld.
    • Personbeteckningen på kortet för Wilma-användarnamnet måste stämma överens med beteckningen på rollens kort, för att adressuppgifterna ska kunna plockas från rollen ifråga (t.ex. ska personbeteckningen på raden i Vårdnadshavartabellen vara den samma som beteckningen på Wilma-användarnamnskortet).
    • När du har gjort korrigeringarna, skicka meddelandet på nytt genom att i Meddelandekö-registret välja Tilläggsfunktioner och sedan Sänd valda meddelanden på nytt.