Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Hakemusten ja päätösten käsittely koulusiirroissa

    Koulusiirron jälkeen hakemukset/päätökset näkyvät Wilmassa opiskelijan uudella koululla vain opiskelijakohtaisessa näkymässä, mutta ne eivät ole muokattavissa. Jos opiskelijalla on puutteellinen henkilötunnus, edellisellä koululla tehtyjä hakemuksia/päätöksiä ei näytetä.

    Joskus saattaa olla tarpeen tehdä hakemus oppilaan tulevaa koulua koskien, esim. alakoulusta yläkouluun siirtyvän oppilaan koulukuljetushakemus yläkoulua koskien. Tällaisissa tilanteissa suosittelemme tekemään seuraavasti:

    1. Huoltajille uudentyyppiset Wilma-tunnukset, vanhantyyppisillä hakemuksen teko tulevaan kouluun ei onnistu.

    2. Hakemuslomakkeet laitetaan Wilmaan näkyviin siten, että ne näkyvät tulevilla kouluilla.

    3. Kun oppilaat on jaettu suunnitteluoppilaina tuleville kouluille, avataan tulevan koulun huoltajatunnukset hakuajaksi. Opiskelijarekisterin kenttään Huoltajan tunnuksen voimassaolo alkaa laitetaan sellainen päivämäärä, jolloin huoltajat pääsevät tulevan koulun osalta hakemuksia tekemään. Vastaavasti kenttään Huoltajan tunnuksen voimassaolo päättyy laitetaan sellainen päivämäärä, jolloin hakemuksia ei enää pääse tekemään Wilmassa. Hakuajan päätyttyä tunnuksen voimassaolo laitetaan alkamaan jälleen lukuvuoden alusta. Kentät koskevat molempien huoltajien tunnuksia.


    4. Kun huoltaja kirjautuu Wilmaan, näkyy sivulla tarkasteltavat roolit. Sama oppilas näkyy kahteen kertaan, jos hän on vielä nykyisellä koululla ja tunnus on avattu tulevan koulun Wilmaan. Näistä rooleista valitaan tulevan koulun rooli, ja siirrytään Hakemukset ja päätökset -sivulle.

    5. Tämän tavan etuna on se, että tulevaa koulua koskevat hakemukset (esim. koulukuljetushakemus) tallentuvat jo valmiiksi oikeaan kouluun ja ovat oikeiden henkilöiden nähtävissä.

    Huom! Jos päivität Päivitä kopioitavat tiedot alkuperäiseltä kortilta -toiminnolla Opiskelijarekisterin linkkikentät hakemusten ja päätösten osalta uuden koulun kortille, ota huomioon, että edellisen koulun tilanne "ajaa yli". Jos siis hakemuksia tai päätöksiä on tehty uudella koululla jo ennen lukuvuoden alkua, eivät ne jää linkkikenttiin päivityksen jälkeen.

    Päätösten päivittäminen opiskelijan aikaisemmalta koululta

    Versiosta 4.50 lähtien voidaan aikaisemmalle koululle tehdyt uutta koulua koskevat päätökset päivittää uudelle koululle.

    Toiminto on suositeltava lähinnä erikoistilanteissa, jos käy ilmi, että esim. yläkoulua koskeva hakemus/päätös onkin tehty alakoulun kortille. Tällainen tilanne saattaa syntyä esim. koulukuljetushakemuksia tehdessä, jos huoltaja tekee yläkoulua koskevan koulukuljetushakemuksen epähuomiossa alakoulun oppilaskortille Wilmassa.

    Päätösten päivittäminen

    Valitse Opiskelijat-rekisterissä se opiskelijakortti, jolle päätökset halutaan päivittää (esim. suunnitteluoppilas yläkoulussa), jonka jälkeen Toiminnot / Koulusiirrot / Päivitä kopioitavat tiedot alkuperäiseltä kortilta / Päivitä hakemukset ja päätökset.

    Päivitys siirtää uuden koulun kortille kaikki sellaiset päätökset/hakemukset, jotka päiväysten perusteella kuuluvat opiskelijan uudemmalle koululle.

    Mikä päivittyy?

    Hakemukset- ja päätökset -rekisterissä Opiskelija-kenttään vaihtuu tulevan koulun opiskelija, ja Koulu-kenttään tuleva koulu. Päätöstä koskevat tiedot näkyvät siten myös Opiskelijat-rekisterin linkkikentissä Hakemukset / Koulun päätökset / Viraston päätökset.

    Millä perusteella päivitys tehdään?

    Päivitys tuo päätökset uudelle koululle kahden periaatteen mukaan:

    • Jos päätöksen alkamispäivä on myöhäisempi kuin opiskelijan Aloituspäivä uudella koululla (esim. yläkoulu). Päätöksen Alkamispvm, Päätöspäivä tai Hakemuspäivä -kenttiä verrataan yläkoulun Opiskelijat-rekisterin Aloituspäivä-kenttään.
    • Jos opiskelija on valmistunut/lopettanut aikaisemmasta koulusta ja hakemus/päätös on päivätty sen päivän jälkeen. Päätöksen tai hakemuksen katsotaan kuuluvan suunnitteluoppilaan koululle, jos Hakemuspäivä tai Alkamispvm on myöhäisempi kuin tuorein päiväys opiskelijan nykyisen koulun kortilla joissain seuraavista Opiskelijat-rekisterin kentistä:
      • Koulutuksen/tutkinnon päättymispäivä
      • Tutkintotodistuksen päiväys
      • Todistusten päiväykset (huomioidaan rivit, joissa on todistuslajit-kentässä "1 tutkintotodistus")
      • Valmistumispäivä
      • Perusopetuksen valmistumispäivä

    Päivämääriä verratessa huomioidaan myös opiskelijan aloituspäivä uudella koululla, ja vähennetään siitä yksi päivä. Jos päätöksen päivämäärä on 9.8 ja aloituspäivä uudella koululla 10.8, katsotaan päätös kuuluvaksi oppilaan aikaisemmalle koululle, eikä päätöstä päivitetä yläkoululle.

    Jos kaikki kentät ovat tyhjiä, ei siirretä yhtään päätöstä.

    Esimerkki: Huoltaja on tehnyt koulukuljetushakemuksen tulevaa 7.luokkaa varten, mutta hakemus on Wilmassa tehty 6.luokkalaisen kortille eikä 7. luokkalaisen suunnitteluoppilaalle.

    • Päätös koulukuljetuksesta tehdään, ja päätöksen alkamispäiväksi merkitään 16.8.
    • Opiskelijan yläkoulun kortilla on aloituspäivänä 10.8, joten päivitys huomioi päätöksen alkamisen vasta yläkoululla, ja päivittää hakemuksen/päätöksen yläkoululle.