Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/

printer.png

Ansökningar och beslut

    Från och med Primus version 4.45 finns ett nytt register, Ansökningar och beslut. När ansökningar sparas i det separata registret i Primus kan uppgifterna inte bara registreras och skrivas ut i Primus utan också i Wilma.

    En vårdnadshavare kan göra en ansökan om t.ex. skolskjuts och skolkansliet kan ge ett beslut i ärendet. Det går att skriva in beslut även om det inte finns någon relaterad ansökan - på samma sätt som i beslutstabellen i Studeranderegistret. Den enda skillnaden är att det nu finns ett separat register för besluten.

    Fördelen med ett separat register är att varje ansökning och beslut får ett eget registerkort och då är också alla tidigare ansökningar/beslut tillgängliga. Det är också lättare att söka och skriva ut uppgifter för ett visst beslut då uppgifterna finns i ett register i stället för i tabellerna i Studeranderegistret.

    Man kan använda registret antingen via Primus eller med blanketter i Wilma.

    Flytta tidigare beslut till Ansökningar och beslut-registret

    Uppgifterna från beslutstabellerna i Studeranderegistret kan överföras automatiskt till det nya registret. Detta sker dock inte automatiskt i samband med att man tar i bruk Primus version 4.45, utan i stället används en inställning i Primus prserver.ini-fil:

    [Settings]
    ConvDecisions=1

    Starta om Primus (också serverdelen). Nu har besluten överförts till det nya registret. Vid överföringen töms informationen om besluten i beslutstabellerna i Studeranderegistret.

    De beslut/ansökningar som gjorts för en viss elev syns via länk i de nya fälten Ansökningar, Skolans beslut och Kansliets beslut i Studeranderegistret. Uppdatera sökningar, utskrifter och blanketter till Ansökningar och beslut-registret efter överföringen. Ändra också de utskrifter i Studeranderegistret som skriver ut information om besluten (t.ex. elevkort) så att de hämtar informationen från det nya stället.

    Efter att besluten har överförts är det bra att ändra Primus-användarnas användarrättigheter så att de inte längre har rätt att skriva i fälten i den gamla beslutstabellen.

    Register som funktionen berör i Primus:


    Ansökningar och beslut

    • Ett nytt register där varje ansökan/beslut sparas som ett separat registerkort
    • Det krävs ingen ansökan för att skapa ett beslut, utan registret kan också användas för att registrera beslut, precis som beslutstabellerna i Studeranderegistret.

    Ansökningskoder

    • Används till att dela in ansökningar i kategorier. De ansökningstyper som ska finnas tillgängliga registreras i detta register. Då kan de väljas i Ansökning-fältet i Ansökningar och beslut-registret. Exempel på ansökningar är t.ex. Ansökan om skolskjuts, Ansökan till morgon- och eftermiddagsverksamhet eller Semesteransökan.

    Beslutskoder och Kansliets beslutskoder

    • Används till att dela in beslut i kategorier. De beslutsalternativ som gäller för skolans egna beslut anges i registret Beslutskoder. De beslutskoder som kansliet använder ska däremot registreras i Kansliets Beslutskoder-register. I Ansökningar och beslut-registret kan man välja de här koderna i fältena Beslut (skola) eller Beslut (kansliet).
    • De beslutskoder som redan finns i registren ändras inte.

    Information om skolan

    • Fältet Ansökningar och beslut i användning i Wilma ska kryssas för i registret Information om skolan om det ska vara möjligt att registrera ansökningar och beslut också via Wilma.
    • Fältet Alla studerande ser ansökningar och beslut ska kryssas för om också studerande under 18 år ska kunna se ansökningarna och besluten.

    Användargrupper

    • För att en person ska kunna föra in uppgifter via Wilma ska personen ha en sådan användargrupp som tillåter bearbetning av uppgifterna i Ansökningar och beslut-registret via Wilma.
    • Med hjälp av användargruppen avgör du också hur blanketterna ska synas i Wilma. För att personen ska kunna skapa en ny ansökan/ett nytt beslut ska rätten att skapa ett nytt registerkort finnas både för blanketten och användargruppen.
    • I Primus krävs rätt till Ansökningar och beslut-registret och dess fält.

    Blanketteditorn

    • Skapa de blanketter som kommer att behövas, i den nya Ansökningar och beslut-databasen (t.ex. beslut om specialundervisning, ansökan till eftermiddagsverksamhet)
    • Skapa också profilblanketter utöver ändringsblanketterna så att lärare, personal och studerande samt vårdnadshavarna kan se informationen.
    • I profilblanketten för studerande- och vårdnadshavaranslutningen är publiceringsdatumet för beslutet ett viktigt fält. Det avgör från vilket datum beslutet är offentligt för vårdnadshavare/studerande i Wilma. Använd synlighetsvillkor för att avgränsa så att blanketten syns först när publiceringsdatumet är ifyllt.
    • Det finns färdiga blankettmallar i Blankettbanken, under Ansökningar och beslut.

    Lärar- och Personalregistren

    • En användargrupp som har rätt till Ansökningar och beslut-registret ska vara ifylld i fältet Användargrupp i Wilma.
    • Standardinställningen är att läraren bara ser ansökningar och beslut för de studerande som han/hon är klasslärare eller annan handledare för. Användare i Personalregistret ser automatiskt inga beslut.
    • Du kan ge rätt till alla ansökningar och beslut genom att kryssa i Rätt att se alla ansökningar och beslut i Lärar- eller Personalregistret.


    Studeranderegistret

    • I Studeranderegistret finns de nya fälten Ansökningar, Skolans beslut och Kansliets beslut som visar vilka ansökningar och beslut som finns för en viss studerande. Ta fram fälten via fälteditorn. Det går inte att ändra innehållet i de här fälten via Studeranderegistret. Dessa fält uppdateras i stället automatiskt då innehållet ändras för studeranden i fråga i registret Ansökningar och beslut.
    • Om fältet Beslutet förutsätter beslutsfattarens godkännande är ikryssat i Ansökningar och beslut-registret, kommer informationen om ansökningen/beslutet att uppdateras till Studeranderegistrets infofält först då också Beslutsfattaren godkänt, datum är ifyllt.
      • När du högerklickar i fältet i Studeranderegistret och väljer Öppna register kommer du rakt till ansökan/beslutet i registret Ansökningar och beslut. Alla ansökningar/beslut som en studerande har får du fram i registret genom att högerklicka på studerandens namn och välja Sök samma. Detta förutsätter dock att du har rättigheter till registret.
    • Ansökningarna syns i Ansökningar-fältet och om det finns ett beslut för en viss ansökan syns det antingen i fältet Skolans beslut eller Kansliets beslut.
    • Via Studeranderegistret kan du dessutom skapa en ansökan eller ett beslut för en stor grupp studerande på en gång. Välj då de registerkort i Studeranderegistret för vilka beslutet/ansökan ska göras. Välj sedan Tilläggsfunktioner -> Skapa ansökan eller beslut för de valda registerkorten. Fyll i de fält som behövs och spara. Studerandenas namn kommer med automatiskt. Nu finns besluten/ansökningarna som separata kort i Ansökningar och beslut-registret.

    Sökanderegistret

    På samma sätt som i Studeranderegistret kan du även i Sökanderegistret skapa en ansökan eller ett beslut för ett valt registerkort eller för flera sökanden på samma gång. Ta gärna fram fältet Sökande i Ansökningar och beslut-registret, eftersom detta fält hänvisar till Sökanderegistret. När en ansökan eller ett beslut skapas i Sökanderegistret fylls Sökande-fältet automatiskt i.

    Vi rekommenderar att du via Fälteditorn även tar fram följande fält i Sökanderegistret: Ansökningar, Skolans beslut samt Kansliets beslut. Uppgifterna i fälten uppdateras då en ansökan eller ett beslut görs.

    Arkivering

    Gamla ansökningar och beslut kan arkiveras i registret Ansökningar och beslut. Ansökningar och beslut gällande en bestämd studerande är synliga i de motsvarande fälten i Studeranderegistret oberoende av om ansökningen/beslutet är arkiverat eller inte.

    Relaterade sidor: