Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Suomi.fi-viestit

    Päivitetty: 21.2.2019


    Suomi.fi-viestit-palvelua hyödyntämällä oppilaitos voi turvallisesti lähettää Wilma-käyttäjille Suomi.fi-viestinä tulosteita, kuten päätöksiä. Viestit voi lähettää Wilmasta tai Primuksesta. Vastaanottaja näkee viestin Suomi.fi-viestit-palvelussa tunnistautumalla.

    Suomi.fi-viestejä voi lähettää seuraavista rekistereistä:

    • Opiskelijat
    • Hakemukset ja päätökset

    Suomi.fi-viestin vastaanottaja voi olla:

    • opiskelija
    • huoltaja (huoltajataulukosta)
    • hakija (Hakemukset ja päätökset -rekisterissä oleva)

    Huom. Vastaanottajalla pitää olla oikea henkilötunnus täytettynä Primuksessa.

    Palvelun hankinta ja käyttöönotto

    Sopimus VRK:n kanssa

    Palvelun käyttöönotto edellyttää sopimuksen tekoa VRK:n kanssa.

    Lisenssin hankinta

    Toiminnon käyttö edellyttää maksullista lisenssiä, lisätietoja palvelusta ja ohjeet lisenssin hankkimiseen löydät täältä.

    Voit tilata meiltä myös apua käyttöönottoon vaihe vaiheelta. Varaa itsellesi sopiva aika suoraan asiantuntijamme kalenterista. Palvelun hinta on 60€/30min. + alv. 24%.

    Lisenssi kouluille

    Lataa hankkimasi lisenssin ohjelmapäivityspalvelustamme. Lisenssin voi viedä Primukseen kahdella tavalla:

    • avaamalla Wilman etusivun Ylläpitäjälle-osiosta Hallinnoi lisenssejä ja sertifikaatteja -sivun ja lataamalla lisenssitiedoston halutuille kouluille (ks. Lisenssien ja sertifikaattien tallennus) tai
    • vetämällä lisenssitiedoston Koulun tiedot -rekisteriin Suomi.fi-viestien lisenssi -kenttään haluttujen koulujen korteille.

    Viestejä lähetettäessä lisenssi tarkistetaan Primukseen kirjautuneen käyttäjän kotikoulun kortilta. Jos kotikoulua ei ole merkitty Käyttäjätunnukset-rekisteriin, lisenssi katsotaan Koulun tiedot -rekisterin korttinumeron 1 kortilta.

    Täytettävät kentät

    Täytä Koulun tiedot -rekisterissä seuraavat kentät:

    • Suomi.fi-viestien yhteyshenkilön nimi
    • Suomi.fi-viestien yhteyshenkilön puhelinnumero
    • Suomi.fi-viestien yhteyshenkilön sähköpostiosoite
    • Suomi.fi-viestien viranomaistunnus
    • Suomi.fi-viestien sanomavarmennenimi
    • Suomi.fi-viestien palvelutunnus
    • Suomi.fi-viestien tulostustoimittaja
    • Suomi.fi-viestit testitilassa

    Valinnaiset kentät:

    • Suomi.fi-viestien laskutustunniste

    Koulu/oppilaitos päättää itse yhteyshenkilönsä ja täyttää tiedot em. yhteyshenkilökenttiin. Viranomaistunnuksen, sanomavarmennenimen ja palvelutunnuksen saa VRK:lta. Tulostustoimittajaksi valitaan taho, jonka kanssa sopimus toimittamisesta tehdään.

    Palvelun testauksen ajan on oltava rastittuna kenttä Suomi.fi-viestit testitilassa, jolloin viestit lähtevät Suomi.fi-testiympäristöön.

    Laskutustunnistekenttä pitää täyttää vain, jos haluaa tarjota kirjepostitusta viestin toimitustavaksi. Tällöin kirjepostituksen laskutustunniste siirtyy viestin mukana Suomi.fi-viestit-palveluun. Laskutustunniste on 6 merkkiä pitkä ja sen saa VRK:lta.

    Käyttäjäryhmäoikeus

    Oikeus Suomi.fi-viestien lähettämiseen annetaan käyttäjäryhmän kautta niille, joiden halutaan voivan lähettää Suomi.fi-viestejä.

    • Avaa Käyttäjäryhmät-rekisterissä Wilman oikeudet -välilehdeltä Suomi.fi-viestit-moduuli.
    • Rasti valitsemallesi käyttäjäryhmälle rekisterit, joista viestien lähetyksen halutaan olevan mahdollista.
    • Varmista, että niillä henkilöillä, joiden täytyy voida lähettää Suomi.fi-viestejä, on merkittynä rekisterikortillaan kyseinen käyttäjäryhmä.

    Suomi.fi-viestin lähetys

    Vastaanottajien haku rekisterissä

    Jos olet lähettämässä Suomi.fi-viestiä huoltajille, hae ennen viestin lähettämistä Opiskelijat- tai Hakemukset ja päätökset -rekisterissä esiin ne rekisterikortit, joihin merkityille huoltajille viesti voidaan lähettää. Rajaa haulla pois sellaiset huoltajat, joilla on turvakielto, rajoitettu tiedonsaantioikeus tai joilla ei ole yhteydenottolupaa. Viestin lähettäjä on luonnollisesti vastuussa siitä, ettei lähetä vastaanottajalle sellaista tietoa, jota hän ei saa nähdä.

    • Suomi.fi-viestejä lähetettäessä huomioidaan myös mahdollinen turvakielto. Jos opiskelijalla tai huoltajalla on turvakielto, ei heille voi lähettää Suomi.fi-viestejä. Opiskelijan turvakielto tarkistetaan seuraavasti: joko opiskelijarekisterin Turvakielto-kenttä on rastittu tai turvakielto on ajallisesti voimassa Turvakiellon alkamispäivä- ja Turvakiellon päättymispäivä -kenttien mukaan.
    • Huoltajan turvakielto tarkistetaan opiskelijarekisterin kentistä Huoltajalla turvakielto, Huoltajan turvakiellon alkamispäivä, Huoltajan turvakiellon päättymispäivä. Tai jos huoltajan wilmatunnuksella on Rajoitettu tiedonsaantioikeus-kenttä rastittu, hänelle ei myöskään voi lähettää Suomi.fi-viestejä.
    • Sama koskee hakijoita, jos heillä on turvakielto voimassa (Hakijat-rekisterissä kentät Turvakiellon alkamispäivä, Turvakiellon päättymispäivä).

    Tuloste Suomi.fi-viestinä lähetettäväksi

    Kun halutut rekisterikortit on haettu esiin, avaa tulostusteditori. Tulosteita ei voi oletuksena lähettää Suomi.fi-viestinä, vaan optio lähetetykselle annetaan yksittäisille tulosteille:

    • Avaa Tulostuseditorissa haluamasi tuloste.
    • Valitse ylävalikosta Asetukset / Tulosteen ominaisuudet ja rasti kenttä Suomi.fi-viestinä lähetettävä.
    • Täytä Näkyy vain käyttäjäryhmällä -kenttään käyttäjäryhmä, jonka halutaan voivan lähettää Suomi.fi-viestejä. Tallenna muutokset.
    • Tee sama muutos heti tai myöhemmin kaikille tulosteille, joita halutaan lähettää Suomi.fi-viesteinä.

    Viestin lähetys Wilmasta

    • Avaa Wilmassa Opiskelijat- tai Hakemukset ja päätökset -sivu.
    • Valitse oikeasta yläkulmasta Toiminnot / Lähetä Suomi.fi-viestejä.
    • Wilma ohjaa viestin lähetyksen vaiheittain.
    • Viestin lähetys Primuksesta

      • Valitse Tulostuseditorissa Toiminnot / Tulosta ja avaa Suomi.fi-välilehti.
      • Valitse huomioitavat kortit ja päätä, mistä kentästä vastaanottajan sähköpostiosoite katsotaan. Kirjoita viesti ja klikkaa Lähetä.
      • Viestit tallentuvat jonoon Viestijono-rekisteriin, josta ne lähtevät vastaanottajalle, jos lähetys onnistuu normaalisti.

      Viestin tiedot jäävät talteen

      Jokaisesta Suomi.fi-viestistä tallentuu erikseen oma rekisterikorttinsa Suomi.fi-viestit-rekisteriin. Sinne tallentuu mm. tieto viestin tilasta, lähettäjästä, lähetysajasta ja vastaanottajasta sekä viestin kuvaus ja nimi. Lähetetty tuloste ei kuitenkaan tallennu rekisteriin.

      Ota Suomi.fi-viestit-rekisteriin esille haluamasi kentät, esim. Opiskelija, Suomi.fi-viestin nimi, Suomi.fi-viestin kuvaus, Lähetyksen tila, Lähetyspäivä ja Vastaanottajan nimi.

      Lisäksi Opiskelijat- sekä Hakemukset ja päätökset -rekistereissä kannattaa ottaa esille Suomi.fi-viestit-linkkikenttä, jonka kautta saa avattua rekisterikortin kautta lähetettyjen Suomi.fi-viestien rekisterikortit.

      Myös Viestijono-rekisterissä on Suomi.fi-viesti-linkkikenttä, jonka kautta saa avattua viestin rekisterikortin.

      Mahdolliset virhetilanteet

      Jos viestin lähetys ei onnistu, lisätietoa virheestä tallentuu Suomi.fi-viestit-rekisterin Virhe-kenttään.

      • Jos esim. vastaanottajan osoitetiedoissa on vikaa, korjaa tiedot sekä Suomi.fi-viestit-rekisterin osoitetietokenttiin että sen rekisterin kenttiin, joista osoitetiedot on viestiin haettu.
      • Jos Suomi.fi -viesti lähetetään Wilman käyttäjätunnukselle (Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä oleva) ja tämän käyttäjätunnuksen rekisterikortilta puuttuu joko lähiosoite tai postiosoite, haetaan osoitetiedot käyttäjätunnukseen liitetyiltä rooleilta.
      • Primus käy läpi kaikki käyttäjätunnukseen liitetyt roolit ja ottaa osoitteen ensimmäiseltä roolilta, jolta löytyy sekä lähi- että postiosoite.
      • Wilman käyttäjätunnuksen henkilötunnuksen ja roolin henkilötunnuksen pitää täsmätä, jotta osoitetiedot voidaan ottaa kyseiseltä roolilta (esim. Huoltaja-taulukon rivin henkilötunnus tulee olla sama kuin Wilman käyttäjätunnuksella).
      • Kun olet korjannut virheet, lähetä viesti uudelleen Viestijono-rekisterissä Lisätoiminnot-valikon Lähetä uudelleen valitut viestit -toiminnolla.