Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Koulutusten maksaminen Maksuturvan avulla 2.

    Maksaminen hakeutumisvaiheessa Maksuturvan avulla

    Koulutus voidaan pyytää maksamaan jo hakeutumisvaiheessa sähköisessä koulutuskalenterissa. Maksamiseen voidaan käyttää Maksuturvaa.

    Maksutapoja on kaksi:

    • lasku tai
    • verkkopankkimaksaminen.

    Koulutuskohtaisesti voidaan päättää, onko tarjolla molemmat vaihtoehdot (lasku tai verkkopankki) vai jompikumpi (vain lasku tai vain verkkopankki). Tämä tieto valitaan Sähköisen hakeutumisen/ilmoittautumisen maksutapa -kenttään Arviointi- tai Luokat-rekisterissä. Suosittelemme valitsemaan koulutuksille samat maksutavat, jotta hakija voi valita "ostoskoriinsa" useammankin koulutuksen kerrallaan ilman virhetilanteita.

    Tämä ohje koskee Maksuturvaa. Kun maksamistoiminnon käyttöönottoa varten on tehty tarvittavat sopimukset ja kirjattu tiedot Primukseen, voidaan maksaminen tehdä hakeutumisen yhteydessä.

    Hakeutuminen ja maksaminen

    Maksuturvaan voi siirtää koulutuksen nimenä enintään 40 merkkiä. Koulutuksen nimi voi olla pidempikin, mutta maksuturvaan lähetetään 40 ensimmäistä merkkiä Arviointi- tai Luokat-rekisteriin kirjatusta nimestä. Maksuturvaan lähetettävässä yhteenvedossa nimi katkaistaan 40 merkin jälkeen, jos se on pidempi, ettei tule turhia virheilmoituksia. Primuksessa ja Wilmassa koulutusten nimien pituudella ei ole rajoitusta.

    Hakija valitsee koulutuskalenterista koulutukset ja siirtyy ilmoittautumiseen. Jos koulutukselle on laitettu maksutavaksi "Lasku tai verkkopankki", hakija voi valita jomman kumman. Jos hän valitsee laskun, hän siirtyy suoraan oppilaitoksen hakulomakkeen täyttämiseen ja Laskutus-rekisteriin muodostuu lopuksi lasku.

    Jos hakija valitsee verkkopankkimaksun ja oppilaitoksen maksurajapinnaksi on valittu Maksuturva, näytetään hakeutumisvaiheessa ensimmäisenä vakiolomake "Maksuturvan vaatimat kentät". (Tämä lomake tulee ohjelmakoodista.) Siinä on valmiina Maksuturvan vaatimat kentät, lähinnä henkilötiedot. Sähköpostiosoitetta ei kysytä vielä tässä vaiheessa, koska koulutus ei välttämättä vaadi sähköpostivahvistusta. Mutta myöhemmässä vaiheessa sähköpostiosoite pitää kuitenkin olla Maksuturvan sivulla.


    Maksajan tiedot -lomakkeen täyttämisen jälkeen avautuu oppilaitoksen oma hakulomake, johon kannattaa laittaa joku sähköpostiosoite-kenttä pakolliseksi tiedoksi. Sähköpostiosoite tarvitaan, kun siirrytään Maksuturvan sivulle, jossa valitaan pankki. Wilma siirtää sähköpostiosoitteen joko yksityisen hakijan lomakkeen tai yrityksen/organisaation ilmoittautumislomakkeen kentistä. Jos sähköpostiosoitetta ei löydy, Maksuturvan sivu herjaa puuttumisesta. Tässä vaiheessa sähköpostiosoitteen voi myös täydentää tai vaihtaa Maksuturvan sivulla, mutta se ei päivity enää Wilmaan.

    Hakija valitsee pankin, kirjautuu verkkopankkiin omilla tunnuksillaan ja maksaa koulutukset. Kun maksu on suoritettu, palataan takaisin Wilman koulutuskalenteriin ja tallennetaan hakemus loppuun.

    Koulutusta ei voi maksaa, jos on valittu koriin monta koulutusta ja koulutusten laskutyypeillä on eri viitenumerosarjat. Tällöin Wilma näyttää vain tavallisen oppilaitoksen hakulomakkeen, mutta maksutoimintoa ei. Silloin ei myöskään synny laskua, vaan oppilaitoksen tulee laskuttaa opiskelijaa erikseen.

    Tallentuvat tiedot

    Hakeutumisesta/ilmoittautumisesta tallentuu seuraavat tiedot:

    • Laskutus-rekisteriin tulee uusi rekisterikortti eli syntyy uusi lasku.
    • Jos koulutus maksettiin verkkopankissa, laskulla näkyy maksajana hakija ja saajana oppilaitos sekä maksupäivä ja summa.
    • Jos koulutus haluttiin maksaa laskulla, täytyy lasku käsitellä ja lähettää hakijalle.

    • Laskun erittelytaulukossa on linkit koulutuksiin, sekä Arviointi- että Luokat-rekisteriin. Tämän vuoksi tulee huomioida, että esim. nonstop-koulutuksissa EI tulisi käyttää samaa rekisterikorttia (=arviointikirjaa) vuodesta toiseen, johon vain vaihdettaisiin tietoja. Silloin laskun viittaukset eivät toimi oikein.
    • Koulutuksen alkamispäivämäärä tallentuu erittelytaulukkoon rivikohtaisesti. Se siirtyy Maksuturvaan "Toimituspäiväksi".
    • Koulutuksen laskutyyppi tallentuu myös rivikohtaisesti erittelytaulukkoon ja viittaa Arviointi-/Luokat-rekisterin laskutyyppiin. Jos laskutyyppi on laitettu Koulun tietoihin eikä koulutuskohtaisesti, se tallentuu Laskun tyyppi (rekisteristä) -kenttään.
    • Hakijat-rekisteriin tallentuu rekisterikortti hakijasta ja kortilta löytyy linkki muodostuneeseen laskuun (kenttä Osallistumislaskut).

    Onko koulutuksessa tilaa?

    Jos koulutus on jo täynnä ja maksutapana on pelkästään verkkopankki, yksityiselle hakijalle ei tule esiin ollenkaan maksutavan valintaa. Hän voi täyttää hakemuksen normaalisti, mutta Wilman lähettämässä vahvistussähköpostissa kerrotaan varasijalle joutumisesta.

    Wilma tekee hakijakortin jo ennen verkkopankkiin siirtymistä ja tarkistaa, onko paikkoja jäljellä, joten hakijan ei tarvitse maksaa varasijasta. Jos maksutapana on "Lasku tai verkkopankki", hakijalle näytetään vain Lasku-vaihtoehto. Silloin Primukseen muodostuu lasku, mutta oppilaitoksen tulee seurata, ketkä mahtuivat koulutukseen ja laskuttaa vain niitä hakijoita, jotka saivat opiskelupaikan. Jos hakija hylkää hakemuksen kesken hakeutumista, Wilma poistaa väliaikaisen hakijakortin automaattisesti, ettei se varaa turhaan opiskelupaikkoja muilta.

    Organisaatiot ja maksaminen

    Organisaatio ilmoittaa yleensä useamman henkilön kerralla koulutuksiin. Wilma tarkistaa, jos muutama paikka on jäljellä, että mahtuuko kaikki ilmoitetut koulutukseen. Koulutusta ei pysty maksamaan verkkopankissa, jos osa joutuu varasijoille.

    Sähköpostivahvistuksessa kerrotaan varasijoista. Jos koulutus on jo valmiiksi kokonaan täynnä, organisaatiokaan ei voi maksaa ollenkaan verkkopankissa. Se voi täyttää ilmoittautumislomakkeen, mutta maksumahdollisuutta Wilma ei tarjoa yhteenvedossa.

    Jos oppilaitoksen on vaikea hallita organisaatioiden ilmoittamia hakijoita ja tietää, kuka on varasijalla ja kuka on mahtunut koulutukseen, Koulun tiedot -rekisterissä voi estää organisaatioilta verkkomaksamisen kokonaan. Estäminen tapahtuu jättämällä ruksimatta kohdan "Yritysilmoittautuminen" kentässä Verkkomaksut koulutuskalenterin poluissa. Jos verkkomaksaminen on estetty, yritys voi silti ilmoittaa hakijat, mutta laskua ei synny eikä Wilma tarjoa verkkopankkimaksamista. Näin ei tule turhia maksuja, joita pitäisi palauttaa myöhemmin. Yritysten laskutus täytyy hoitaa silloin normaalisti laskuttamalla.

    Huomioi
    Valittujen koulutusten maksimi yhteishinta on verollisena 99999,99 euroa. Jos summaksi tulee enemmän, hakija ei pääse maksamisvaiheeseen. Hakijan peruminen tai poistaminen ei myöskään päivity laskulle. Nämä täytyy tarkistaa erikseen.