Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/

printer.png

Studerande inom yrkesutbildning i läroanstaltsform och personer som avlagt examen under kalenderåret, dataöverföring

    Uppdaterad: 16.1.2019 (sökrutinen som kan kopieras och klistras in har korrigerats -> Läroavtalsutbildning=Nej)

    Insamlingen gäller både den läroplansbaserade och examensförberedande utbildningen för fristående på samma gång. Och för studerandena av 2018 insamlas även de som studerar enligt reformen. Dataöverföringen omfattar alla närvaroanmälda studerande och de som avlagt examen 2018. Statistiken över läroavtalsutbildning samlas in separat.

    Dataöverföringen förutsätter att du har den senaste Primus-versionen 4.58.7, som utges i början av januari 2019. Du kan i Primus börja testa januari månads dataöverföring tidigast i augusti föregånde år. Men ändringarna som görs från år till år ingår inte i Primus förrän Statistikcentralen har gett ut sina anvisningar. (Anvisningen kommer att uppdateras enligt behov).

    Allmänt om den individbaserade dataöverföringen

    I dataöverföringen ingår studerandeuppgifterna per individ. Läroanstalten ska spara den skapade filen och skicka den till Statistikcentralen via deras applikation. Kontrollera före dataöverföringen att de fält som behövs för överföringen är korrekt ifyllda. Dataöverföringsfunktionen finns i Studeranderegistret i Primus. Välj Dataöverföringar / Till statistikcentralen / Yrkesläroanstalter. Överföringen görs för de studerande som är framsökta i registerrutan och du bör också välja varifrån närvarouppgifterna ska hämtas (Studerandearbetsdagar-tabellen, Närvarotabellen eller inskrivningsfälten).

    Du kan testa dataöverföringen i Primus hur många gånger som helst. Filen skickas inte vidare förrän den förs till Statistikcentralens applikation. Du kan med andra ord öppna överföringsfilen för förhandsgranskning eller spara den på din dator och kontrollera att uppgifterna är korrekta och att alla studerande som ska ingå i statistiken är med.

    Sök fram studerandena

    Sök först fram studerandena för dataöverföringen så att de är listade till höger i Studeranderegistret. Gör sökningen t.ex. med hjälp av fälten i Studerandearbetsdagar/timantal-tabellen eller Närvarotabellen.

    Då närvarouppgifterna finns registrerade i studerandearbetsdagar-tabellen:

    Ett nytt sätt att göra hämtningen är att i dataöverföringens startruta välja alternativet Studerandearbetsdagar-tabellen. När du väljer detta alternativ kontrollerar Primus inte längre närvarotabellen utan plockar närvarodatan från Studerandearbetsdagar-tabellen. Om det för en studerande inte finns någon rad för statistikåret, eller om tabellen är tom, flyttas den studerande till fellistan och kommer inte med i filen.

    Exempelsökning:
    Läroavtalsutbildning=Nej OCH (Timmar fr.o.m.=<20.9.2018 OCH (Timmar tills="" ELLER Timmar tills>=20.9.2018) OCH (Studierättens statusar="Närvarande" ELLER Studierättens statusar="Semester" ELLER Studierättens statusar="Tillfälligt avbruten" ELLER Studierättens statusar="Utexaminerad"))

    Sökningen i den form som kan kopieras och klistras in i Studeranderegistrets sökning:
    K1=%B0% AND (K233=%B0% AND (K10500=<%D20.9.2018% AND (K10508="" OR K10508>=%D20.9.2018%) AND (K10509="Närvarande" OR K10509="Semester" OR K10509="Tillfälligt avbruten" OR K10509="Utexaminerad")))

    OBSERVERA! Kolla om ni har arkiverat studerande som ska ingå i statistiken. Om ni gar gjort det, ska du i sökrutan också kryssa för Sök även från arkivet.

    Inskriven 20.1:

    • Om man valt att hämta närvarodatan från studerandearbetsdagar-tabellen, hämtar programmet den rad i tabellen som gäller den 20.1 under statistikåret. På samma rad beaktas även Studierättens statusar på följande sätt: Närvarande=1, Semester=1, Utexaminerad=1,Tillfälligt avbruten=2, annars 0.

    Inskriven 20.9:

    • Om man valt att hämta närvarodatan från studerandearbetsdagar-tabellen, hämtar programmet den rad i tabellen som gäller den 20.9 under statistikåret. På samma rad beaktas även Studierättens statusar på följande sätt: Närvarande=1, Semester=1, Utexaminerad=1,Tillfälligt avbruten=2, annars 0.

    Uppgifterna finns i närvarotabellen:

    Primus kontrollerar två olika rader, eftersom statistiken görs för ett kalenderår, som infaller under två separata läsår. Programmet samlar in informationen från de rader där fältet Läsår överensstämmer med årtalet för statistiken. Dataöverföringen fungerar inte om fältet Läsår innehåller endast ett årtal, t.ex. 2018.


    Exempel: Statistiken ska tas för de studerande som varit närvarande år 2018. Närvaroinformationen finns på två rader i tabellen: Läsår: 2017-20178 och Läsår: 2018-2019. I det här fallet tas närvarouppgiften för januari från den förstnämnda raden och närvaron för september från den senare. För de nya studerande som börjat på hösten tas närvarouppgiften för hösten från tabellen, men för våren står det 0, dvs. Ej inskriven.

    Kontrollera att fältet Läsår är ifyllt på exakt samma sätt i både Studeranderegistrets närvarotabell och registret Information om skolan. Läsårsuppgiften tas från den skola som har kortnummer 1.

    I praktiken är det bättre att du själv söker fram den grupp studerande vars uppgifter ska överföras. Läroavtalsstuderande ska inte inkluderas i denna dataöverföring, det finns en separat överföring för dem.

    Du kan använda t.ex. följande sökrutin som hjälp:

    Läroavtalsutbildning="Nej" OCH ((Läsår="2017-2018" OCH Vår 20.1<>"Ej inskriven") ELLER (Läsår="2018-2019" OCH Höst 20.9 <>"Ej inskriven"))

    Med enradiga närvarofält ser sökrutinen ut enligt följande:
    Läroavtalsutbildning="Nej" OCH (Inskriven 20.9<>"Ej inskriven" ELLER Inskriven 20.1<>"Ej inskriven")

    Dataöverföringen


    Öppna Studeranderegistret och välj Dataöverföringar / Till Statistikcentralen/ Yrkesläroanstalter. Vi rekommenderar att närvarouppgifterna skrivs in i en av de flerradiga tabellerna. Nytt för överföringen av 2018 års studerande är att systemet också beaktar data som finns i Stud.arbetsdagar/timantal-tabellen.

    Klicka på Överför. Om materialet är felaktigt meddelar Primus hur många rader (=studerande) som bildas och hur många fel dataöverföringen innehåller. Korrigera felen och försök göra dataöverföringen på nytt. Spara filen på din dator då den inte längre innehåller några fel.

    I fönstret Dataöverföring kan du genom att välja Skriv ut/Förhandsgranska först granska filen med en enkel utskrift i Primus, som har samma kolumnrubriker som Statistikcentralens dataöverföring (A,B,C...AB, AC osv.)

    Gå sedan till den applikation dit filen ska sändas/sparas. Följ Statistikcentralens anvisningar. Du kan sända filen till applikationen flera gånger medan applikationen är öppen. Den senast sända filen ersätter alltid en tidigare sänd fil.

    Kontrollera överföringsfilen

    Det är viktigt att du korrigerar felen i Primus och inte i filen, eftersom felen annars blir kvar i Primus. Utöver Primusutskriften i Dataöverföringsfunktionen kan du också granska filen i Excel.

    I Excel: I Statistikcentralens anvisningar finns också alternativet dataöverföring i Excel-format. Om du öppnar filen i Excel, använd textformat för att öppna det. Informationen kommer sannolikt fram i en kolumn i Excel. Du kan dela upp informationen i olika kolumner med Excelfunktionen Arkiv/Text i kolumner. Kontakta Excel-programutvecklarens kundsupport om du behöver stöd i användningen.

    Typ av dataöverföring: 
    Statistikcentralen