Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Hakemusten ja päätösten tietojen päivitys opiskelijarekisteriin

    Hakemusten ja päätösten tiedot voidaan siirtää Hakemukset ja päätökset -rekisteristä Opiskelijat-rekisterin vastaaviin kenttiin erillisellä päivitystoiminnolla. Silloin tietyt hakemusta/päätöstä koskevat tiedot ovat nähtävissä myös opiskelijarekisterissä.

    Käyttäjäoikeudet

    Päästäkseen tekemään päivityksen, on käyttäjällä oltava sellainen käyttäjäryhmä, jolla on

    • pääsy Hakemukset ja päätökset -rekisteriin
    • Hakemukset ja päätökset -rekisterin toiminnoista Tietojen päivitys opiskelijarekisteriin
    • vähintään näkemisoikeus sekä Hakemukset ja päätökset -rekisterin kenttiin että Opiskelijat-rekisterin vastaaviin kenttiin. Oikeus voi olla joko kaikkien kenttien näkemisoikeus tai kenttäeditorissa erikseen määritelty.

    Hakemuksen tai päätöksen tiedot päivitetään Opiskelijarekisteriin Hakemukset ja Päätökset -rekisteristä valikosta Lisätoiminnot / Päivitä kentät opiskelijarekisteriin. Päivitys kysyy ensimmäiseksi, siirretäänkö myös tyhjät kentät ja täydennetäänkö kenttä "Opiskelijarekisteriin siirtopäivä".

    • Rasti kohtaan "Siirrä myös tyhjät kentät": Jos päivitettävä kenttä on hakemuksella/päätöksellä tyhjä, tyhjätään tieto myös opiskelijarekisterin vastaavasta kentästä.
    • Ei rastia kohtaan "Siirrä myös tyhjät kentät": Jos kenttää ei rastita ja valittu kenttä on hakemuksella/päätöksellä tyhjä, säilytetään opiskelijarekisterin alkuperäinen tieto.
    • Täydennä kenttä "Opiskelijarekisteriin siirtopäivä": Rasti tämä kohta, jos haluat kuluvan päiväyksen Hakemukset ja päätökset -rekisterin em. kenttään. Ota kenttä tarvittaessa esiin Kenttäeditorista.

    Klikkaa lopuksi Kyllä-painiketta, niin saat esiin ruudun, jossa valitaan päivitettävät kentät.

    Päivitettävien kenttien valinta

    Toiminto ei tee automaattisesti päivitystä opiskelijarekisterin vastaaviin kenttiin, vaan käyttäjän on valittava, mitkä tiedot päivitetään. Listassa on kaikki ne kentät, jotka käyttäjällä on oikeus nähdä. Ruutu on jaettu kahteen osaan, vasemmalla Säilytettävät tiedot ja oikealla Päivitettävät tiedot.

    • Säilytettävät tiedot: Hakemukset ja päätökset -rekisterin kentät.
    • Päivitettävät tiedot: Ne kentät, joiden tiedot siirretään opiskelijarekisteriin.

    Lista päivityksessä huomioitavista kentistä.

    Tuplaklikkaamalla kenttää se siirtyy Päivitettävät kentät -ruutuun. Vastaavasti tuplaklikkaamalla kenttää Päivitettävät kentät -ruudun puolella kenttä siirtyy takaisin säilytettävien puolelle. Voit siirrellä kenttiä myös keskellä olevien nuolipainikkeiden avulla.

    Jos valitsit alussa "Siirrä myös tyhjät kentät", ja joku Päivitettävät tiedot -ruutuun valittu kenttä on hakemuksella/päätöksellä tyhjä, poistetaan mahdollinen opiskelijarekisterin vastaavassa kentässä ennestään oleva tieto.

    Kun olet valinnut päivitettävät tiedot, klikkaa lopuksi Tallenna.

    Yhteenveto

    Saat lopuksi päivitettävistä tiedoista yhteenvedon. Yhteenvedossa ylemmällä rivillä näytetään Hakemukset ja päätökset -rekisterin kentistä löytyvä tieto, ja sisennettynä opiskelijarekisterissä pohjalla oleva tieto.

    • Punainen väri: Punainen väri tarkoittaa, että opiskelijarekisteristä löytyvä tieto poikkeaa Hakemukset ja päätökset -rekisterissä olevasta tiedosta, ja opiskelijarekisterin tieto korvautuu uudella.
    • Sininen väri: Opiskelijarekisterin kentän tieto näytetään yhteenvedossa sinisellä, jos molemmissa rekistereissä on sama tieto.

    Valitse yhteenvedon alareunasta vielä Tallenna. Hylkää-painike keskeyttää päivityksen. Saat lopuksi vielä kuittauksen päivitetyistä korteista.

    Arkistoidut opiskelijat

    Päivitystoiminto ottaa huomioon Koulun tiedot -rekisterin kenttään "Estä toimeenpano arkistoiduille opiskelijakorteille" tehdyn asetuksen. Jos kentässä on rasti, ei tietoja päivitetä opiskelijarekisterissä arkistoiduille opiskelijoille. Jos taas kentässä ei ole rastia, päivittyvät hakemusten ja päätösten tiedot myös arkistoiduille opiskelijoille.

    Päivitetty 9.2.2014

    Avainsanat: Hakemus, päätös, päivitettävät tiedot, päivitettävät kentät, siirtäminen opiskelijarekisteriin, 14218