Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/

printer.png

Ansökningar och beslut vid skolbyten

    Efter ett skolbyte syns ansökningar/beslut i Wilma på studerandens nya skola bara i den studerandespecifika vyn och det går inte att ändra dem. Om studerandens personbeteckning är bristfällig visas inte de ansökningar/beslut som gjorts på den tidigare skolan.

    Ibland kan det vara nödvändigt att göra en ansökan som gäller elevens kommande skola, t.ex. ansökan om skolskjuts då en elev ska börja i högstadiet. I sådana situationer rekommenderar vi följande:

    1. Personliga Wilmakoder, dvs. av ny typ, för vårdnadshavarna. Med koder av gammal typ går det inte att göra en ansökan för en kommande skola.

    2. Gör ansökningsblanketterna synliga i Wilma för kommande skolor.

    3. När eleverna har fördelats till de kommande skolorna som planeringselever kan man aktivera vårdnadshavarkoderna i den kommande skolan för en viss ansökningstid. Lägg ett sådant datum i Studeranderegistrets fält Vårdh. användarnamn träder i kraft att vårdnadshavarna kan gå in och göra ansökningar för den kommande skolan. Följaktligen ska det i Vårdh. användarnamn träder ur kraft stå det datum som det inte längre ska gå att göra ansökningar via Wilma. Efter att ansökningstiden har upphört, ange i fältet Vårdh. användarnamn träder i kraft det datum i läsårets början som vårdnadshavarna åter ska ha tillgång till Wilma. Fälten gäller båda vårdnadshavarnas konton.


    4. När en vårdnadshavare loggar in i Wilma syns hans/hennes roller på sidan. En och samma elev förekommer två gånger om han/hon fortfarande är inskriven på den nuvarande skolan och användarkontot är aktiverat för den kommande skolan i Wilma. Välj rollen för den kommande skolan och gå till Ansökningar och beslut-sidan.

    5. Fördelen med detta är att ansökningar för den kommande skolan (t.ex. ansökan om skolskjuts) sparas färdigt i rätt skola och kan ses av de rätta personerna.

    Obs! Om du uppdaterar Studeranderegistrets länkfält för ansökningar och beslut med funktionen Uppdatera uppgifterna som ska kopieras från det ursprungliga kortet till den nya skolans kort, ska du komma ihåg att situationen på den tidigare skolan "kör över" ansökningarna/besluten på den nya skolan. Om det alltså redan finns ansökningar och beslut på den nya skolan före läsårets början kommer de inte att finnas kvar i länkfälten efter uppdateringen.

    Uppdatera beslut från studerandens gamla skola

    Fr.o.m. Primus-version 4.50 kan beslut som gjorts i den gamla skolan, men rör den nya skolan, uppdateras till den nya skolan.

    Vi rekommenderar funktionen främst i specialsituationer där det t.ex. framkommer att en ansökan/ett beslut gällande högstadiet är gjort på ett kort som tillhör lågstadiet. En dylik situation kan uppstå t.ex. om vårdnadshavaren gör en ansökan om skolskjuts till högstadiet på lågstadiets elevkort i Wilma.

    Uppdatera beslut

    Gå till Studeranderegistret och välj det studerandekort till vilket besluten ska uppdateras (t.ex. en planeringselev i högstadiet). Välj sedan Funktioner/Skolbyten/Uppdatera uppgifterna som ska kopieras från det ursprungliga kortet/Uppdatera ansökningarna och besluten.

    Uppdateringen överför till den nya skolans kort alla sådana beslut/ansökningar som på basen av dateringen tillhör studerandens nya skola.

    Vilka uppgifter uppdateras?

    Fältet Studerande i registret Ansökningar och beslut uppdateras med uppgifterna om studeranden i den nya skolan och fältet Skola uppdateras med den nya skolans uppgifter. Uppgifterna om beslutet är synliga också i Studeranderegistrets länkfält Ansökningar/Skolans beslut/Utbildningsverkets beslut.

    På vilka grunder görs uppdateringen?

    Uppdateringen hämtar beslut till den nya skolan enligt två principer:

    • Om beslutets inledningsdatum infaller senare än studerandens Inledningsdatum i den nya skolan (t.ex. högstadiet). Beslutets Inledningsdatum, Beslutsdatum eller Ansökningsdatum jämförs med fältet Inledningsdatum i den nya skolans Studeranderegister.
    • Om studeranden har gått ut/slutat den gamla skolan och ansökan/beslutet är daterat efter avslutningsdatumet. Ansökningen/beslutet anses tillhöra planeringselevens skola om Ansökningsdatum infaller senare än den färskaste dateringen på studerandens nuvarande skolas registerkort i något av följande fält i Studeranderegistret:
      • Utbildningens/examens slutdatum
      • Examensbetygets datum
      • Betygens datum (de rader beaktas som har alternativet "1 examensbetyg" valt i fältet Betygstyper)
      • Examensdatum
      • Grundläggande utbildning, avgångsdatum

    Vid jämförelsen av de olika datumen beaktas också studerandens inledningsdatum vid den nya skolan, från vilket man drar av en dag. Om beslutet är daterat 9.8 och inledningsdatumet vid den nya skolan är 10.8, antas beslutet tillhöra den gamla skolan, varvid det inte uppdateras till den nya skolan.

    Om alla fält är tomma, överförs inga beslut.

    Exempel: Vårdnadshavaren har gjort en ansökan om skolskjuts med tanke på den kommande 7:e årskursen, men ansökan är gjord i Wilma på 6:e klassistens kort i stället för 7:e klassistens planeringselevskort.

    • Beslut om skolskjuts fattas och som beslutets inledningsdatum anges 16.8.
    • Studerandens inledningsdatum vid den nya skolan är 10.8, vilket innebär att uppdateringen överför ansökan/beslutet till den nya skolan.