Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Tilojen varaaminen

    Opettajat ja henkilökunta voivat varata Wilman kautta opetustiloja, laitteita, työkaluja ym. resursseja. Kurressa luodaan varauksia varten viikoittainen työjärjestys ja haetaan siihen Primuksesta kaikki ne tilat ja resurssit, joita saa Wilman kautta varata.

    Huom. Jos käytössä on multiKurre, on suositeltavaa tehdä tilavarausten työjärjestys omaan erilliseen Kurre-tiedostoon. Jos taas tilavaraustoimintoa käytetään Kurren yksittäisversion kanssa, on järkevämpi tehdä tilavaraukset samaan tiedostoon opetuksen kanssa. Käytännössä multiKurre tuo useita etuja tilavaraustoiminnon käyttöön verrattuna Kurren yksittäisversioon. Lisätietoa erillisen varaustiedoston käytöstä sekä Kurren multi- ja yksittäisversioiden eroista tilavarauksessa on täällä.

    Vapaan resurssin etsiminen

    • Tyhjää opetustilaa voi etsiä Wilman Työjärjestykset- tai Huoneet-sivujen kautta.
    • Vapaata muuta resurssia voi etsiä Wilman Työjärjestykset- tai Kalusto-sivujen kautta.
    • Sekä huoneilla että kalustolla näkyy oma työjärjestys lukutilassa kyseisen resurssin omalla profiilisivulla.

    Valmistelut Primuksessa

    1) Käyttäjäryhmän oikeudet

    Luo Käyttäjäryhmät-rekisterissä tilavarauksia tekeville oma käyttäjäryhmä. Valitse Wilman oikeudet -välilehti ja rasti aivan luettelon lopusta Wilman moduulit -kohdasta Työjärjestyksen muokkaus.

    Anna tälle ryhmälle seuraavat oikeudet:

    • Oikeus tehdä, muokata ja poistaa huoneiden varauksia
    • Oikeus tehdä, muokata ja poistaa muiden resurssien varauksia
    • Jos varaaja hallinoi kaikkien samaan MultiPrimukseen kuuluvien oppilaitosten/yksiköiden tiloja, anna myös Oikeus nähdä kaikki julkiset työjärjestykset.
    • Jos varaaja hallinoi vain tiettyjen yksiköiden tilavarauksia, lisää hänet näiden yksiköiden työjärjestyksiin joko opettajana tai henkilökunnan henkilönä. Henkilöllä tulee olla rekisterikortti Primuksessa, joko Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä, ja sama tunniste sekä Primuksessa että Kurressa: joko hetu molemmissa tai Tunniste Kurressa -kentässä sama tieto kuin Kurressa tunnisteena.

    Kun käyttäjäryhmä on luotu ja sen oikeudet valittu, valitse tämä käyttäjäryhmä Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä Käyttäjäryhmä Wilmassa -kenttään niille, joille varaustoiminto halutaan antaa käyttöön.

    2) Huoneet ja Kalusto

    Varattavat tilat kirjataan Primuksen Huoneet-rekisteriin ja varattavat muut resurssit Kalusto-rekisteriin. Molemmat resurssit voidaan viedä Kurreen.

    Ota Primuksen Huoneet- ja Kalusto-rekistereissä esiin kenttä Varaaminen sallittu käyttäjäryhmille.

    • Oletuksena tiloja saavat varata kaikki, joilla ylipäänsä on oikeus varata jotain tiloja. Jos kenttään ei valita mitään ryhmää, saavat kaikki käyttäjäryhmät varata tätä resurssia.
    • Jos haluat rajoitaa esim. auditorin varaukset vain tietylle ryhmälle, salli huoneen varaaminen vain tilavarauksia hoitavien ryhmälle.

    Huom. Mikäli samoja Kalusto-rekisterissä olevia resursseja käytetään useassa eri oppilaitoksessa, esimerkiksi yläkoulussa ja lukiossa, on niille ennen tiedonsiirtoa Kurreen täytettävä kenttä Tunniste Kurressa. Siten Wilma tunnistaa resurssin yhdeksi ja samaksi eri oppilaitoksissa, eikä siihen voi tehdä päällekkäisiä varauksia. Niille resursseille, joita käytetään vain yhdessä oppilaitoksessa, ei Tunniste Kurressa -kenttää ole välttämätöntä täyttää.

    3) Resurssien siirto Kurreen

    Resurssit siirretään Kurreen rekisterin yläpalkin toiminolla Tiedonsiirrot / Kurreen (7). Wilman kautta varaaminen vaatii, että resurssi löytyy sekä Primuksesta että Kurresta.

    Jos varauksiin halutaan sitoa myös opettajia, siirrä opettajatkin Kurreen. Wilman käyttäjällä tulee olla Oikeus lisätä kaikille varauksia, jotta hän voi sitoa varauksiin muita opettajia.

    Valmistelut Kurressa

    4) Työjärjestyksen muokkausoikeudet

    Varauksia varten kannattaa tehdä erillinen Kurre-tiedosto. Näin päiväkohtaiset sijoitukset eivät sekoita Kurre-käyttäjän näkymää, ja Kurre-käyttäjällä säilyy mahdollisuus ottaa ja palauttaa varmuuskopioita. Jos varaukset ovat samassa tiedostossa opetuksen kanssa, tulee huomata, että varmuuskopion ottamisen ja palauttamisen välillä on joku opettaja saattanut tehdä muutoksia Wilman kautta, ja nämä muutokset katoavat varmuuskopion palauttamisen yhteydessä.

    Kirjaudu varauksia varten luotuun työjärjestykseen. Valitse Yleiset asetukset ja rasti kohdasta Julkinen Wilmassa, tarpeen mukaan myös Julkinen yli yksikkö- ja oppilaitosrajojen.

    Valitse seuraavaksi Wilman asetukset-välilehti ja rasti:

    • Salli varausten sijoitus, siirto ja poisto Wilmassa
    • Salli sijoitusten ominaisuuksien muokkaus Wilmassa, jos opettajat saavat vaihtaa tuntiensa opetustilaa ja varata niille resursseja.

    Rasti seuraavaksi Henkilöiden oikeudet tiedostoon Wilmassa -kohdasta Muokkaus Wilmassa -sarakkeesta ne opettajat, joille oikeus tilojen varaamiseen halutaan antaa.

    Wilman asetukset -välilehden vaihtoehdot tulevat aktiivisiksi vasta sitten kun Julkinen Wilmassa tai Julkinen yli yksikkö- ja oppilaitosrajojen on rastittu.

    5) Jaksojärjestelmä ja tuntirunko

    Luo perustietoikkunan Jaksojärjestelmät-välilehdellä joko viikkojärjestelmä tai sekä jaksojärjestelmä että viikkojärjestelmä. Rasti ikkunan alareunasta Jaksojärjestelmän sijoituksia voi muokata Wilmassa.

    Luo perustietoikkunan Tuntien tiedot -välilehdellä sijoituspohja eli työjärjestyksen runko. Sijoituspohjassa määritellään, mille viikonpäiville varauksia voi tehdä, mille aikavälille sekä varauksen oletuskesto. Sijoituspohja voi olla esim. maanantaista sunnuntaihin, klo 7 - klo 22 ja 60 min oletuskestolla.

    6) Työjärjestystiedostoon haettavat resurssit

    Tuo työjärjestystiedostoon Primuksesta

    • ne opetustilat ja muut resurssit, joita Wilman kautta halutaan varata
    • ne opettajat, jotka tekevät varauksia sekä
    • ne opettajat, joiden työjärjestyksiin varauksia tehdään.
    • Varauksiin liittyvä henkilökunta kirjataan Kurressa Henkilökunta-välilehdelle.
    • Jos varauksiin halutaan sitoa myös opiskelijoita, tuo myös opiskelijat mukaan tähän työjärjestystiedostoon.

    7) Resurssien näkyminen Wilmassa

    Kurressa voi olla mukana sellaisiakin opetustiloja ja muita resursseja, joita käyttäjien ei haluta näkevän varaustoiminnossa.

    • Perustietoikkunan Opetustilat- ja Muut resurssit -välilehdellä on sarake Estä sijoittelu Wilmassa. Rasti ne resurssit, joita ei haluta varattavan Wilman kautta. Tällaisia voivat olla esim. opettajainhuone ja muut sosiaalitilat.

    8) Wilmassa käytettävissä olevat varaustyypit

    • Luo perustietoikkunan Sijoitustyypit-välilehdellä ne varaustyypit, joita tilavarauksissa tarvitaan. Jos Kurressa on sellaisia sijoitustyyppejä, joita ei haluta antaa sijoitettavaksi Wilman kautta, rastitaan näille Estä sijoittelu Wilmassa.

    Tilan varaaminen

    • Avaa työjärjestyssivu ja klikkaa työjärjestyksen yläpuolelta Siirry muokkaustilaan -linkkiä. Oletuksena avautuu se työjärjestystiedosto, jossa käyttäjällä on eniten tunteja. Valitse työjärjestyksen vierestä Työjärjestys-valikosta se työjärjestystiedosto, johon varaukset kirjataan. Valitse sitten Opetustilat tai Muut resurssit -valikosta se tila tai resurssi, joka halutaan varata.
    • Työjärjestyksen alareunasta klikataan sitä varaustyyppiä, joka parhaiten kuvaa varauksen sisältöä. Lisää vaihtoehtoja voi luoda Kurressa.
    • Sen jälkeen klikataan sitä ajankohtaa, joka halutaan varata tai maalataan ruudulta pidempi ajankohta. Kuvassa varataan puolen tunnin mittaista opettajankokousta torstaiaamuun. Kuvan oppilaitoksella on sijoituspohjassa 45 minuutin mittaiset oppitunnit, mutta pituus voi olla muukin. Kun työjärjestyksen vierestä on otettu pois käytöstä asetus Sijoita oppituntitarkkuudella (suositus), syötetään sijoitukselle kesto (kuvan esimerkissä 30 minuuttia).
    • Jos halutussa ajankohdassa on jo jotain muuta, ja uusi varaus halutaan tehdä sen kanssa päällekkäin, klikataan ensin olemassa olevaa varausta. Apuruudun alaosasta valitaan Uudet sijoitukset -kohdasta uudelle varaukselle jokin tyyppi ja klikataan sitten Sijoita-painiketta. Korjaa tarvittaessa tämän uuden sijoituksen kesto klikkaamalla se aktiiviseksi ja klikkaamalla sitten apuruudun Muokkaa-painiketta. Päällekkäisyydet sallitaan sijoitustyyppikohtaisesti Kurressa.
    • Huom! Jos varaus tehdään opetustilan tai muun resurssin työjärjestyksen kautta, tulee se oletuksena näkyviin vain kyseisen tilan/resurssin työjärjestykseen. Jos varauksen tekijä haluaa sen näkyvän myös omassa työjärjestyksessään, tulee hänen kiinnittää itsensä mukaan varaukseen tai sijoittaa varaus oman työjärjestyksensä kautta.

    Resurssien liittäminen varaukseen

    • Kun varaus on tehty, kiinnitetään siihen kaikki ne resurssit, jotka halutaan mukaan ja joiden omaan työjärjestykseen varaus halutaan näkyviin: klikkaa Muokkaa ja rasti varaukseen liittyvät opettajat ym.

    Varauksen näkyminen muilla käyttäjillä

    • Varaus näkyy siihen kiinnitettyjen henkilöiden ja resurssien työjärjestyksissä.
    • Varaus näkyy kaikille Wilma-käyttäjille, ellei kyseisen henkilön tai resurssin työjärjestystä ole erikseen piilotettu. Piilotus tehdään Kurren perustietoikkunassa, Piilota työjärjestys Wilmassa -sarakkeessa. Piilottaa voi niin opiskelijoiden, luokkien opettajien, opetustilojen kuin muiden resurssien työjärjestyksiä.
    • Primuksen opiskelija-, opettaja- ja henkilökuntarekisterin kautta voi piilottaa työjärjestykset opiskelijoilta ja huoltajilta rastimalla kentän Työjärjestys salainen. Opettajat ja henkilökunta näkevät kuitenkin Wilmassa näidenkin henkilöiden työjärjestykset.
    • Jos resurssin työjärjestys on piilotettu Wilmassa, ei resurssia näytetä myöskään tilavaraustoiminnon Nimi-valikossa.
    • Ne opiskelijat, luokat, opettajat ja henkilökuntaan kuuluvat, joille on rastittu Primuksessa Piilota Wilman luetteloista, piilotetaan Nimi-valikosta.
    • Muokkaustilassa näytetään lisäksi varauksen alkuperäinen tekijä sekä viimeinen muokkaaja. Muokkaukseksi katsotaan kaikki varaukseen liittyvät toimenpiteet, esim. siirtäminen, resurssien muuttaminen ja lisätietojen kirjoittaminen.

    Tilavaraustiedoston kopiointi

    Tilavaraustiedoston voi kopioida seuraavalle lukuvuodelle, jos saman tiedoston käyttöä halutaan jatkaa. Kopioinnin voi tehdä eri asetuksilla käyttötarpeista riippuen. Alla olevat ohjeet soveltuvat tilanteeseen, jossa tilavaraustiedosto on erillinen tiedosto. Uuteen tiedostoon kopioituu mm. opettajat, opetustilat, sijoitustyypit ja tuntipohja.

    Avaa nykyisen tilavaraustiedoston Yleiset asetukset -ikkunasta Toiminnot-välilehti.

    • Anna Työjärjestyksen kopiointi -kohdassa uudelle tilavaraustiedostolle nimi. Valitse Työjärjestyksen kopiointitapa -kenttään "Tyhjää osa tiedoista" ja rasti kaikki valintarastit sen alta. Klikkaa lopuksi Kopioi työjärjestys -painiketta.

    Avaa seuraavaksi uuden työjärjestystiedoston Yleiset asetukset -ikkuna.

    • Rasti Julkinen Wilmassa -kenttä.
    • Rasti tarpeen mukaan Julkinen yli yksikkö- ja oppilaitosrajojen -kenttä.

    Avaa tilavaraustiedoston Perustiedot-ikkuna.

    • Luo Jaksojärjestelmät-välilehdellä viikkojärjestelmä tulevalle lukuvuodelle.
    • Rasti jaksojärjestelmälle kenttä Jaksojärjestelmän sijoituksia voi muokata Wilmassa ja tallenna.
    • Avaa Opettajat-välilehti ja poista opettajat, jotka eivät koulussa enää jatka tai joille ei jostain muusta syystä enää tilavaraustoimintoa anneta käyttöön.
    • Jos tilavaraustiedostoon täytyy siirtää esimerkiksi uusia opettajia tai opetustiloja, tee tiedonsiirto Primuksesta.

    Avainsanat: työjärjestys, Wilma, varaaminen, tilanvaraus