Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Ansökningar och beslut i Wilma

    Förutom i Primus kan man också skriva in ansökningar och beslut via Wilma. Såväl skolans lärare/personal som myndiga studerande och vårdnadshavare kan använda den här funktionen. En vårdnadshavare kan se de beslut som gäller barnet eller till exempel göra en ansökan om skolskjuts. Beslutet om skolskjutsen kan sedan meddelas vårdnashavaren via Wilma.

    Det går också att använda funktionerna separat. Om man bara vill kunna fatta och visa beslut i Wilma måste man alltså inte ta i bruk ansökningsfunktionen. På motsvarande sätt kan man göra ansökningar via Wilma medan besluten tillkännages på annat sätt.

    Funktionen kan användas i lärar-, personal-, vårdnadshavar- och studerandeanslutningarna. I studerandeanslutningen är funktionen som standard i bruk endast om studeranden har fyllt 18 år. Det är möjligt att ta i bruk funktionen även för minderåriga studerande genom att kryssa i fältet Alla studerande ser ansökningar och beslut i registret Information om skolan.

    Ibruktagning

    Börja använda funktionen genom att i Primusregistret Information om skolan kryssa för fältet Ansökningar och beslut i användning i Wilma. För att det ska gå att skapa ansökningar och ge beslut behövs elektroniska blanketter. Blanketterna är användarspecifika, vilket betyder att det behövs separata blanketter för lärare/personal och för vårdnadshavare och studerande. Se länkarna till modellblanketter i slutet av anvisningen.

    Beslut som redan tidigare har förts in i Primus Studeranderegister kan automatiskt föras över till registret Ansökningar och beslut. Se anvisning.

    Funktionen i Wilma för lärare/personal

    Om länken Ansökningar och beslut inte syns i huvudmenyn uppe på sidan, hittar du den via menyknappen i huvudmenyn. I en lärares Wilma syns ansökningar och beslut gällande alla de studerande som läraren har rätt att se uppgifter om. Ansökningar och beslut som gäller en bestämd elev finns på studerandens sida under fliken Ansökningar och beslut.

    • Ansökningarna och besluten har fördelats på separata flikar och standardinställningen är att alla ansökningar och beslut är synliga.

      • Öppna ansökningar: en ansökan öppen så länge som inget beslut har offentliggjorts (fältet Beslutet offentligt är inte ifyllt).
      • Alla ansökningar: alla ärenden där fältet Ansökning är ifyllt visas.
      • Skolans beslut: visar de ärenden där ett beslut har angetts i fältet Beslut(skola).
      • Kansliets beslut: visar de ärenden där ett beslut har angetts i fältet Beslut(kansliet).
      • Ansökningar att ta ställning till: Visar de ansökningar som användaren är handläggare av. Handläggaren kan vara antingen lärare eller personal.


    På förstasidan i Wilma ser användaren ett meddelande om de ansökningar som ännu är under behandling, dvs. de ansökningar som ännu saknar beslut samt ansökningar vilkas beslut inte ännu är offentliga. Lärarna och personalen ser besluten genast.

    Ansökningar och beslut kan döljas i Wilmas listor. Detta gör du genom att kryssa för fältet Visa inte i Wilmas listor i Ansökningar och beslut-registret.

    Funktionen i Wilma för studerande/vårdnadshavare

    Också vårdnadshavare och studerande har en länk till Ansökningar och beslut på första sidan i sin Wilma. Om länken inte syns i uppe i huvumenyn, hittar du den via menyknappen i huvudmenyn. På sidan syns alla ansökningar och beslut som gäller studeranden.

    Genom att klicka på länken Göre en ny ansökan uppe till höger på sidan får du fram alla de ansökningsblanketter som vårdnadshavarna har tillgång till. Du kan t.ex. fylla i en ansökan om skolskjuts. Efter detta syns ansökan som en öppen ansökan fram till dess att ansökan behandlats och ett beslut registrerats. Beslutet syns i Beslut-kolumnen på samma rad som ansökningen.

    Fattade beslut kan också granskas på fliken Beslut där de blir synliga efter att de har publicerats för studerandena och vårdnadshavarna. Med publicering avses att datumfältet Beslutet offentligt för ansökan är ifyllt. Det är skäl att observera detta när funktionen tas i bruk. Även om besluten har överförts till det nya registret i Primus, syns de inte i Wilma förrän man fyllt i publiceringsdatumet i det här fältet i Ansökningar och beslut-registret.

    Som standard ser myndiga studerande de ansökningar och beslut som gäller dem själva. Fram till att studeranden fyller 18 år är uppgifterna synliga endast för vårdnadshavarna. Om ni ändå vill visa ansökningarna och besluten också för studerande under 18 år, ska fältet Alla studerande ser ansökningar och beslut ikryssas i registret Information om skolan.

    Precis som lärarna och personalen ser också vårdnadshavarna eller studeranden själv en länk till ansökningar/beslut som är under behandling på Wilmas första sida.

    Användarrättigheter

    Lärare och personal har en länk till sidan Ansökningar och beslut i sin Wilma om de i fältet Användargrupp i Wilma har en sådan grupp som har rätt till registret Ansökningar och beslut. En ansökan kan också riktas till en bestämd lärare eller medlem av personalen. För detta ändamål kan man lägga till fälten Handläggare (lärare) och/eller Handläggare (personal) på blanketterna. Den person som gör en ansökning kan då alltså direkt rikta sin ansökan till en bestämd person.

    Lärare och personal ser och får lägga till nya beslut i Wilma om något av följande kriterier uppfylls:

    • personen är studerandens grupphandledare eller annan handledare
    • personen har Rätt att se alla studerandes uppgifter i Wilma
    • personen har Rätt att se alla ansökningar och beslut
    • läraren är anknuten till studeranden med hjälp av fältet Kortets äganderätt innehas av i Studeranderegistret.

    Till exempel grupphandledaren ser sina elevers ansökningar/beslut på sin Ansökningar och beslut-sida i Wilma. En rektor som har rätt att se alla ansökningar och beslut ser alla elevers ansökningar och beslut.

    För att det ska gå att registrera ett beslut måste den användargrupp som läraren/personalen tillhör också anges för beslutsblanketten.

    Blanketter

    Funktionen används via blanketter, så innan ni börjar använda den ska ni skapa de blanketter som behövs för skolans personal och vårdnadshavarna/studerandena.

    För att kunna registrera nya ansökningar och beslut med blanketterna måste användaren tillhöra en användargrupp som har rätt till registret Ansökningar och beslut.

    Skapa användargrupperna i Primusregistret Användargrupper, t.ex. för personal och lärare samt för vårdnadshavare och studerande. Antalet användargrupper beror på vilka blanketter ni använder. Om ni endast vill använda beslutsfunktionen, behövs en användargrupp för lärare/personal så att de kan registrera beslut.

    Om vårdnashavarna/studerandena ges möjlighet att göra ansökningar via Wilma, ska också de ha en separat användargrupp.

    Ge användargrupperna rätt till registret Ansökningar och beslut på fliken Wilmas rättigheter, och välj under registret rättigheterna Rätt att skapa nytt registerkort och Rätt att skriva ut sparade utskrifter. Om ni vill ge vissa personer rätt att ta bort ansökningar och beslut lönar det sig att skapa en separat användargrupp som också får rätt att radera registerkort.

    När användargrupperna är klara, lägg till dem för de lärare och den personal som berörs, i fältet Användargrupp i Wilma i Lärarregistret och Personalregistret.

    Användargruppen för studerande och vårdnadshavare anges i registret Information om skolan, i fälten Vårdnadshavarens användargrupp i Wilma och Studerandens användargrupp i Wilma.

    Gå igenom blanketterna i Blanketteditorn och ange rätt användargrupp för respektive blankett, i fältet Användargrupp i Wilma.

    Skolbyten

    Efter ett skolbyte ser studerandens nya skola ansökningarna/besluten endast i den studerandespecifika vyn, där ansökningarna/besluten inte kan bearbetas. Om studerandens personbeteckning är bristfällig, syns inte ansökningar/beslut som gjorts i den tidigare skolan.

    Ansökningarna/besluten är synliga i den andra skolan efter skolbytet om skolnivån förblir oförändrad. Skolnivån definieras i Läroanstaltstyp-fältet i Information om skolan-registret. När en studerande byter skola syns ansökningarna och besluten inom följande grupper av läroanstaltstypskoder:

    • koderna 11,12,19 (grundskolor)
    • koderna 20-29 (yrkesläroanstalter)
    • 15 (gymnasier)
    • när en skola har någon annan kod än dessa, visas informationen inte för andra läroanstalter

    Exempel: En elev går från grundskolan (kod 11) till specialutbildning på grundskolenivå (kod 12): ansökningarna och besluten är synliga i den nya skolan. Men om eleven går från grundskolan (kod 11) till gymnasiet (kod 15), är grundskolans ansökningar och beslut inte synliga i gymnasiet.

    En begränsning av ansökningars och besluts synlighet enligt läroanstaltstypskod påverkar enbart lärarnas och personalens rätt att se ansökningarna och besluten. Vårdnadshavarna ser elevens beslut även efter skolbyten, även vid övergång till ett annat skolstadium.