Kundsupport


support.inschool.fi(at)visma.com

Allmänbildande utbildning
Tfn 06 320 2520

Yrkesutbildning
Tfn 06 320 2510

Yrkeshögskoleutbildning
Tfn 06 320 2550

printer.png

Elektroniska underskrifter (i Wilma)

    I Wilma kan man nu skicka dokument för elektronisk underteckning. Elektroniska underskrifter tillhandahålls genom samarbete mellan Wilma och VismaSign och tjänsten är avgiftsbelagd. Du behöver då minst version 4.53 av Primus och 2.23 av Wilma. För att kunna skicka ett dokument för underskrift till flera personer på en gång krävs Wilma 2.24.

    För närvarande är det möjligt att få elektroniska underskrifter för dokument i följande register:

    Ansökningar och beslut
    Yrkesprov
    Erkännande av kunnande
    Studerandespecifika memon
    Studerande
    Pedagogiska dokument
    Inlärning i arbete

    Det dokument som undertecknas är i praktiken en PDF-bilaga till en utskrift. Den PDF-fil som Wilma skapar utifrån utskriftsbottnen i registret sparas alltså i form av en bilaga till registerkortet över en ansökan eller ett beslut. PDF-filen skickas sedan till VismaSign under underteckningsprocessen.

    I Primus

    Att börja använda elektroniska underskrifter


    Nedan följer ett exempel på hur elektroniska underskrifter tas i bruk i Ansökningar och beslut-registret. Samma logik gäller för de andra registren. Du behöver åtminstone följande rättigheter och inställningar:

    • Licens för tjänsten, se längre ner i anvisningen.
    • Rättigheter i Användargrupper-registret: Wilmas rättigheter / Wilmas moduler / Elektronisk underskrift / Ansökningar och beslut.
    • Användargruppen ska ha rätt till Ansökningar och beslut-registret och där Rätt att skriva ut sparade utskrifter.
    • Gå till utskriftseditorn i Ansökningar och beslut-registret. Ange under Utskriftens inställningar den användargrupp som har rätt att skicka inbjudningar. Ange även rätt skola på utskriften (eller kryssa i Ses av alla skolor (multiPrimus)). Kryssa sedan också i Undertecknas elektroniskt. Det här tillåter att PDF-versionen av utskriftsbottnen får undertecknas elektroniskt. Denna funktion kan också tilldelas flera underskrifter på en gång, via menyn Ändra utskrifternas egenskaper.
    • Lägg in denna användargrupp för de lärare och personalmedlemmar som får skicka inbjudningar.
    • I Information om skolan: kryssa i Elektroniska underskrifter i användning. Ta också fram fältet Elektroniska underskrifter, licens. Till detta fält hämtas licensen från programuppdateringstjänsten.
    • I registret Bilagor: ta fram fälten Underteckningsdokumentets ID och Underteckningsstatus.
    • I Wilma cfg-filen, under [SignatureService], ställ in följande:
      • Enabled=True
      • PollingTimes=2:00-10:00, 10:28-22:00
      • PollingTimes innebär här de tidsintervall under vilka programmet ska hämta dokument som ska undertecknas.

    Undertecknandet av pedagogiska dokument och studerandespecifika memon

    När det gäller dokument i registren Pedagogiska dokument och Studerandespecifika memon krävs ytterligare rättigheter utöver de ovan nämnda:

    • Pedagogiska dokument: Användaren måste stå antingen i fältet Ansvariga lärare eller Övriga ansvarspersoner.
    • Studerandespecifika memon: Användaren måste stå antingen i fältet Anteckningen gjord av (lärare), Anteckningen gjord av (personal), Lärare som deltog i mötet eller Personal som deltog i mötet.

    För att man ska kunna skicka underteckningsinbjudningar i Wilma måste följande inställningar vara i skick:

    • Användaren har rätt att skicka underteckningsinbjudningar (inställt via användargruppen)
    • Användaren har rätt till utskriftsbottnen (via användargruppen)
    • Registerkortet över dokumentet som ska undertecknas: skolan som står på rad 1 i Skolafältet på registerkortet ska också finnas i användarens Skola-fält.
    • Den skola som står på rad 1 i Skola-fältet på det nämnda registerkortet ska dessutom ha Elektroniska underskrifter i användning ikryssat.
    • I inställningarna för utskriftsbottnen är Undertecknas elektroniskt ikryssat.

    Licensen

    Om ni vill börja använda den här funktionen ska ni först kontakta oss på Visma InCommunity. Vi behöver viss information av er innan vi kan skapa licensen. Därefter kan ni hämta en licensfil från programuppdateringstjänsten och spara den i Information om skolan-registret, i fältet Elektroniska underskrifter, licens. Man kan också läsa in licensen i Wilma, då användaren har admin-rättigheter och rätt att spara licenser. Licensen ska finnas på registerkortet för den skola som ska använda de elektroniska underskrifterna. Licensen påminner om Kurre.lic-licensen, och den skapas automatiskt för de kunder som börjar använda tjänsten. Licensen har ett slutdatum, efter vilket funktionen för elektronisk underskrift slutar fungera i Wilma.

    Om läroanstalten inte har något avtal om elektroniska underskrifter med Visma InCommunity, går det inte att använda funktionen. Den elektroniska underskrifsfunktionen är en avgiftsbelagd tjänst, och därför måste Visma InCommunity ges tillstånd att fakturera kunden för den.

    Statusrapporten

    I Primus huvudruta under Övriga funktioner finns Statusrapport för elektroniska underskrifter. Här kan du se hur många underskrifter som kommit in och hur många som ännu fattas. När du klickar på funktionen frågar Primus först efter det tidsintervall som ska visas i statusrapporten. Ange datumen eller välj dem via kalenderikonen, klicka sedan OK. Du kan öppna utskriften i förhandsgranskningen eller skriva ut den i önskat format. En person som inte har någon skola angiven (huvudanvändare) ser situationen för alla skolor på utskriften, medan personer med skolspecifika lösen ser inbjudningarna för sin egen skola.

    I Primus huvudruta under Övriga funktioner finns Statusrapport för elektroniska underskrifter. Här kan du se hur många underskrifter som kommit in och hur många som ännu fattas. När du klickar på funktionen frågar Primus först efter det tidsintervall som ska visas i statusrapporten. Ange datumen eller välj dem via kalenderikonen, klicka sedan OK. Du kan öppna utskriften i förhandsgranskningen eller skriva ut den i önskat format. En person som inte har någon skola angiven (huvudanvändare) ser situationen för alla skolor på utskriften, medan personer med skolspecifika lösen ser inbjudningarna för sin egen skola.

    Bilagor

    Det dokument som undertecknas är i princip en bilaga till utskriften i PDF-format. Ett registerkort över dokumentet sparas med andra ord automatiskt i Primusregistret Bilagor, och på detta registerkort finns ID:t för det dokument som undertecknas, samt statusen för dokumentet. På utskriftsbottnarna i Ansökningar och beslut-registret ska man ange huruvida de får undertecknas elektroniskt, samt vilken användargrupp som ska ha tillgång till utskrifterna i Wilma. PDF-dokumentet öppnas automatiskt i sidopanelen i Wilma och där kan man förhandsgranska och namnge det samt skicka underteckningsinbjudan.

    I Bilagor-fönstret i registren i Primus finns nu kolumnen Underteckningens status, där det framgår om dokumentet är Skapat, Skickat eller Undertecknat. I den här kolumnen finns information bara i det fall att det är fråga om en bilaga som undertecknas elektroniskt. För närvarande gäller kolumnen alltså enbart ansökningar och beslut.

    Rättigheter till blanketter

    Eftersom underteckningsinbjudningarna är bilagor, styrs rättigheten att se dem med en profilblankett. Filer som sänts för underskrift i Wilma syns med hjälp av blanketten, om det på blanketten är ikryssat att det är tillåtet att se bilagor. Det är inte möjligt att göra raderingar via Wilma.

    Det är nertill på Villkor och kontrollregler-fliken i blankettbottnen som man anger huruvida det är tillåtet att se bilagor i Wilma. Den som vill se dokumenten behöver inte ha rättigheter till elektroniska underskrifter i Användargrupper-registret. Det räcker med att det på profilblanketten är ikryssat att man får se bilagorna.

    Om det finns någon grupp som inte ska få se dokumenten, ska du åt dessa personer göra en separat profilblankett för ansökningar och beslut, och med den ska det inte vara möjligt att se bilagor.

    I Wilma


    När man i Wilma vill ha en underskrift på ett dokument

    • Gå till Ansökningar och beslut-sidan.
    • Välj en ansökning eller ett beslut, och då öppnas en profilsida innehållande länken Inbjudan att underteckna.
    • Genom att klicka på länken får man fram de utskrifter som har Undertecknas elektroniskt ikryssat under "Utskriftens inställningar" i Primus utskriftseditor.
    • Välj önskad utskrift, t.ex. "Beslut".

    Dokumentet öppnas för förhandsgranskning i sidopanelen. I det här skedet skapas ett tillfälligt registerkort över dokumentet i Bilagor-registret, med "Skapad" som underteckningsstatus. Ge i förhandsgranskningen dokumentet ett namn och skriv in de e-postadresser dit inbjudan ska skickas. Klicka på Skicka för underskrift. Wilma meddelar då: "Sändningen av dokumentet lyckades". Nu kan du gå tillbaka antingen till förstasidan eller till själva dokumentet.

    Du kan förhandsgranska dokumentet innan du skickar iväg det för underskrift. För närvarande kan en användare i Wilma välja ett dokument i taget för elektronisk underskrift. Användaren kan ange flera personer som ska underteckna dokumentet och skicka inbjudningar till alla dessa på en gång. Det går också att avbryta underteckningsprocessen innan man skickat inbjudningarna. Primus tar då bort de överflödiga bilageregisterkorten när servern startas, dvs. sådana kort som har statusen "Skapad" och som är avbrutna inbjudningar.

    När inbjudan har skickats sparas automatiskt dokumentet som en bilaga i Primus, och det är denna bilaga som levereras för underskrift. I bilagan sparas de uppgifter som användaren gett, och i fältet Underteckningsstatus byts statusen till "Skickad". Om Demoläge används kommer dokumentet inte att skickas för underskrift och då sparas inte heller något registerkort över bilagan.

    Uppe på profilsidan för beslutet finns nu menyn Dokument och dokumentet i fråga finns under antingen "Skickade" eller "Undertecknade". Du kan öppna dokumentet och titta på det. Om dokumentet redan är undertecknat, syns den elektroniska underskriften på en separat sida efter själva dokumentet.

    Bilagan skickas till VismaSign-tjänsten för underskrift tillsammans med den information som behövs. Det krävs en säker förbindelse mellan Wilma/Primus och den verifierade mottagaren. Efter att bilagan har undertecknats blir dess status "Undertecknat". Om ett dokument skickas till många personer, krävs allas underskrifter innan underteckningsprocessen är färdig.

    De utskrifter där elektronisk underskrift är tillåten samlas under en separat meny inför underteckningsprocessen. De vanliga utskrifterna fungerar som förut, dvs. det går att spara eller skriva ut PDF-filen. De utskriftsbottnar som ska undertecknas finns också bland de vanliga utskrifterna.

    Se information om underteckningsprocessen i denna anvisning.

    Uppdaterad: 24.11.2017