Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Kyselytoiminnon käyttöoikeudet

    Tässä ohjeessa kuvataan kyselytoiminnon käyttöoikeuksien määrittelyä ja toimintaa Wilman 2.16-versiosta lähtien. Ohjeessa mainitaan myös tärkeimmät kyselytoiminnon käyttöoikeuksiin liittyvät muutokset vanhempiin Wilma-versioihin verrattuna.

    Wilman 2.16-versiosta alkaen kyselytoiminnon käyttöoikeuksia voidaan määritellä monipuolisemmin. Kyselypohjia voidaan entistä helpommin jakaa useamman käyttäjän, koko oppilaitoksen tai useamman oppilaitoksen (multiPrimus) yhteiseen käyttöön. Uutena ominaisuutena on lisätty myös mahdollisuus määritellä kyselyille ylläpitäj(i)ä, mikä helpottaa kyselypohjien ja kyselyjen hallintaa.

    Kyselyjä voidaan myös kohdistaa suoraan tietyn arviointikirjan opiskelijaryhmälle. Näitä arviointikirjoihin kohdistettavia kyselyjä kutsutaan ryhmiin sidotuiksi kyselyiksi (ohje). Kaikki vanhemmissa Wilma-versioissa muodostetut kyselyt lasketaan tavallisiksi kyselyiksi, ja näitä tavallisia kyselyjä voidaan edelleen lisätä Wilmassa entiseen tapaan halutulle kohderyhmälle kohdistaen (ohje).

    Huom. Kun Wilma on päivitetty vähintään 2.16-versioon, Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterin vanha kenttä Oikeus käyttää kyselytoimintoa on vaihtunut Oikeus laatia uusia kyselypohjia -kentäksi. Tämä kenttä rastittuna antaa oikeuden pelkkien kyselypohjien laatimiseen, ei kyselyjen lisäämiseen. Jos käyttäjällä halutaan säilyttää vanhan kentän antama oikeus kyselyjen lisäämiselle, täytyy rastia lisäksi kenttä Oikeus lisätä uusia kyselyjä.

    Käyttöoikeuksien määrittely Primuksessa

    Ottaaksesi toiminnon käyttöön, rasti Koulun tiedot-rekisterissä Kyselytoiminto käytössä.

    Wilman kyselytoimintoon liittyvät käyttöoikeudet voidaan antaa Primuksessa erikseen koko kyselytoiminnon hallinnoimiseen (ylläpitäjä), kyselypohjien laatimiseen ja kyselyjen lisäämistä varten. Oikeudet annetaan joko Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä tai Käyttäjäryhmät-rekisterin kautta.

    Opettajat- ja Henkilökunta-rekisteri

    Oikeudet kyselytoiminnon ylläpitämiseen:

    • Rasti Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä kenttä Kyselyjen ylläpitäjä Wilmassa yhdelle tai useammalle henkilölle, jotka saavat hallita kaikkia kyselyjä ja kyselypohjia.

      • MultiPrimuksessa ihan kaikkien kyselypohjien ja kyselyjen täysi hallinta on mahdollista vain sellaisella käyttäjätunnuksella, jolla on kyselyjen ylläpito-oikeus ja lisäksi Koulu-kenttä tyhjä tai kentässä kaikki kyselytoimintoa käyttävät koulut. Koko multiPrimuksen kyselyjen ylläpitäjälle on suositeltavinta jättää käyttäjän kortilla Koulu-kenttä tyhjäksi.
      • MultiPrimuksessa jokaisella koululla voi olla oma kyselyjen ylläpitäjä, joka voi hallita vain oman koulunsa (tai omien koulujensa) kyselypohjia ja niillä toteutettuja kyselyjä. Jokainen kyselypohja sisältää tiedon siitä, millä koululla se on laadittu (kyselypohjan koulu määräytyy kyselypohjan laatineen käyttäjän Koulu-kentän ensimmäisen koulun perusteella).
      • Toinen vaihtoehto on ottaa esiin monirivinen kenttä Kyselyjen ylläpitäjä kouluissa (multiPrimus). Tähän kenttään merkitään vain ne koulut, joissa käyttäjälle halutaan antaa ylläpito-oikeudet kyselyihin. Jos tätä kenttää täytetään, sen tiedot ajavat käyttäjän Koulu-kentän määritelmien yli ylläpito-oikeuksissa. Kenttä mahdollistaa sen, ettei ylläpitäjän Koulu-kenttään ole pakko koskea, jolloin Primuksen ja Wilman muut asetukset pysyvät ennallaan.
    • Ylläpitäjä on lisäksi vastuussa kyselypohjien yhteiskäytöstä (=kyselypohjien jakaminen yleiseen käyttöön eri tarkoituksiin koulukohtaisesti ja tarvittaessa yli koulurajojen).
    • Ylläpitäjän oikeus kannattaa antaa vain muutamalle käyttäjälle. Tällöin kyselyjen hallinta on muutaman henkilön vastuulla, ja muille opettajille ja henkilökunnan jäsenille voidaan antaa vain oikeus kyselypohjien ja/tai kyselyjen tekemiseen.

    Oikeudet kyselypohjien tekemiseen:

    • Vain tietyille opettajille tai henkilökunnan jäsenille oikeus tehdä uusia kyselypohjia Wilmassa: Rasti Oikeus laatia uusia kyselypohjia -kenttä henkilöille joko Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä.

      • Kaikkia opettajia koskeva oikeus: rastita Koulun tiedot -rekisterissä Kaikki opettajat saavat laatia uusia kyselypohjia -kenttä. Henkilökuntaan kuuluville vastaava kenttä on Kaikki henkilökuntaan kuuluvat saavat laatia uusia kyselypohjia.
      • Kyselypohjille voidaan yhä määritellä käyttäjäkohtaisia muokkausoikeuksia Wilmassa entiseen tapaan.

    Oikeudet kyselyjen tekemiseen:

    • Vain tietyille opettajille tai henkilökunnan jäsenille oikeus tehdä uusia kyselyjä Wilmassa: Rasti Oikeus lisätä uusia kyselyjä -kenttä henkilöille joko Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä.

      • Kaikkia opettajia koskeva oikeus: rastita Koulun tiedot -rekisterissä Kaikki opettajat saavat lisätä uusia kyselyjä -kenttä. Henkilökuntaan kuuluville vastaava kenttä on Kaikki henkilökuntaan kuuluvat saavat lisätä uusia kyselyjä.

    Käyttäjäryhmät

    Wilman versiosta 2.17 lähtien kyselytoiminnon käyttöoikeuksia voidaan antaa myös Käyttäjäryhmät-rekisterin kautta. Wilman oikeudet -välilehdelle on lisätty uusi moduuli, Kyselyt.

    Kyselyt-moduulin kautta voidaan antaa käyttäjäryhmille samat oikeudet kuin Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterin kentillä. Moduulista löytyy seuraavat vaihtoehdot:

    • Kyselyjen ylläpitäjä Wilmassa: Käyttäjä on ylläpitäjä niissä kouluissa, joita hänellä on Koulu-kentässä (tai Kyselyjen ylläpitäjä kouluissa (multiPrimus) -kentässä)
    • Kyselyjen ylläpitäjä kaikissa kouluissa: Käyttäjä on ylläpitäjä kaikissa multiPrimuksen kouluissa, vaikka hänen Koulu- tai Kyselyjen ylläpitäjä kouluissa (multiPrimus) -kentissä ei olisikaan kaikkia kouluja listattuna.
    • Oikeus laatia uusia kyselypohjia: Käyttäjä voi laatia uusia kyselypohjia.
    • Oikeus lisätä uusia kyselyjä: Käyttäjä voi lisätä uusia kyselyitä jo olemassa olevasta kyselypohjasta.
    • Oikeus lisätä julkisia kyselyjä: Käyttäjä voi lisätä julkisia kyselyitä.

    Käyttäjäryhmän kautta annetut oikeudet ovat vahvempia, kuin Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä rastitut oikeudet.

    Kyselypohjan yhteiskäyttö ja käyttöoikeuksien määrittely Wilmassa

    Kyselytoimintoon liittyviä oikeuksia Wilmassa, eli sitä miten paljon muutkin käyttäjät pääsevät käyttämään kyselypohjaa sen laatijan lisäksi, määritellään jokaiselle kyselypohjalle erikseen.

    Kyselypohjien henkilökohtaisia käyttöoikeuksia voidaan määritellä Oikeudet-toiminnon avulla. Kyselypohjan henkilökohtaisten käyttöoikeuksien määrittely on selvitetty tarkemmin tämän ohjeen lopussa. Kyselypohjan henkilökohtaisia käyttöoikeuksia kannattaa jakaa muille käyttäjille vain hyvin rajoitetusti, sillä Wilma 2.16-versiossa tullut päivitys tarjoaa vaihtoehtoisen tavan kyselypohjien yleiseen käyttämiseen oppilaitoksissa.

    Kyselypohjia voidaan entistä helpommin jakaa yhteiseen käyttöön koko oppilaitokselle, tai multiPrimusta käytettäessä myös yli koulurajojen. Tämä on mahdollista kyselypohjan Yhteiskäyttö-välilehden avulla. Välilehden saa näkyviin ainoastaan kyselyjen ylläpitäjän tunnuksella Kyselyt-sivulla klikkaamalla kyselypohjan toiminnoista Kyselyt-, Tulokset- tai Oikeudet-linkkiä.

    Kyselypohjan jakaminen yhteiskäyttöön tarkoittaa sitä, että sama pohja on koko koulun opettajien ja henkilökunnan yhteisesti käytettävissä. Kyselyjen ylläpitäjän ja kyselypohjan laatijan lisäksi muut käyttäjät eivät kuitenkaan pääse muokkaamaan itse kyselypohjaa, eivätkä he pääse käsiksi muiden lisäämiin kyselyihin tältä kyselypohjalta.

    Huom. Kyselypohjan yhteiskäyttö edellyttää sitä, ettei kyselypohjaan ole tarpeettomasti annettu henkilökohtaisia käyttöoikeuksia muille käyttäjille. Yhteiskäytössä olevalle pohjalle kannattaa määritellä henkilökohtaisia käyttöoikeuksia ainoastaan siinä tapauksessa, että kyselypohjan muokkaaminen ja hallinta halutaan sallia jollekin tietylle henkilölle kyselypohjan laatijan ja kyselyjen ylläpitäjän lisäksi.

    Yhteiskäytön asetuksissa voidaan erikseen antaa kouluittain oikeudet:

    • kyselypohjan kopiointiin (niille käyttäjille, joilla on ylipäätään oikeus luoda uusia kyselypohjia)
    • tavallisten kyselyjen lisäämiseen (niille käyttäjille, joilla on ylipäätään oikeus lisätä kyselyjä)
    • ryhmiin sidottujen kyselyjen lisäämiseen (niille käyttäjille, joilla on ylipäätään oikeus lisätä kyselyjä).


    Tämän lisäksi voidaan erikseen määrittää, että kyselypohjalla muodostetaan automaattisesti ryhmiin sidottuja kyselyjä.

    Kyselyjen ylläpitäjä saa muuttaa kyselypohjan yhteiskäytön asetuksia vain omien koulujensa osalta, eli multiPrimuksessa tarvitaan ilman koulua oleva (tai kaikki koulut sisältävä) kyselyjen ylläpitotunnus, jotta kerralla pystyttäisiin muokkaamaan yhteiskäyttöasetuksia kaikkien koulujen osalta.

    Kyselypohjan henkilökohtaiset käyttöoikeudet Wilmassa

    Kyselypohjan henkilökohtaiset käyttöoikeudet voidaan määritellä Wilmassa jokaiselle kyselypohjalle erikseen. Henkilökohtaisten käyttöoikeuksien avulla kyselypohjan ja sillä toteutettujen kyselyjen hallinta voidaan sallia useammalle käyttäjälle. Tällöin useampi käyttäjä voi käyttää samaa kyselypohjaa kyselyjen toteuttamiseen. Oletuksena uusi kyselypohja on vain kyselypohjan laatineen käyttäjän ja kyselyjen ylläpitäjien hallittavissa.

    Kyselypohjan laatija ja kyselyjen ylläpitäjä voivat jakaa kyselypohjan henkilökohtaisia käyttöoikeuksia muille henkilöille. Näitä kannattaa kuitenkin jakaa hyvin rajatusti ja vain silloin, kun se todella on tarpeen. Silloin kun jokin tietty kyselypohja halutaan laajemmin opettajien ja henkilökunnan käyttöön, kannattaa yleensä käyttää mieluummin ylempänä kuvattua kyselypohjan yhteiskäyttö -ominaisuutta henkilökohtaisten käyttöoikeuksien sijaan.

    Käyttöoikeuksien lisääminen

    Kyselypohjan henkilökohtaisia käyttöoikeuksia päästään muokkaamaan klikkaamalla Wilman Kyselyt-sivulla tietyn kyselypohjan rivillä Oikeudet-linkkiä. Hae henkilöt -painikkeella saadaan haettua halutulla rajauksella lista niistä käyttäjistä, joille voidaan antaa kyselypohjaan käyttöoikeudet. Haun palauttamasta listasta rastitaan halutut henkilöt ja klikataan Lisää valitut -painiketta.

    Kyselyjen ylläpitäjällä on mahdollisuus myös siirtää kyselypohja yhden käyttäjän hallinnasta toiselle. Tällöin kyselypohjaan tulee ensin lisätä käyttöoikeus uudelle käyttäjälle, ja vasta tämän jälkeen poistaa alkuperäinen kyselypohjan käyttäjä.

    Käyttöoikeuksien poistaminen

    Jos haluat poistaa kyselypohjan henkilökohtaisen käyttöoikeuden joltain käyttäjältä, rasti käyttäjän nimi Oikeudet-toiminnossa ja klikkaa Poista valitut -painiketta. Käyttöoikeutta ei voi kuitenkaan poistaa itseltään, ja käyttöoikeuksien listaa ei voi myöskään tyhjentää kokonaan.