Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Työpaikalla järjestettävän koulutuksen kirjaaminen Wilmassa

    Päivitetty 4.3.2019

    Opettaja voi täyttää ja tarkastella työpaikalla järjestettävän koulutuksen tietoja Wilman kautta. Myös opiskelijalle ja työpaikkaohjaajalle voi antaa oikeuden täyttää joitain tietoja. Työpaikalla järjestettävään koulutukseen tehdään joko koulutussopimus tai oppisopimus. Kirjaukset tehdään lomakkeiden avulla, ja oppilaitos voi päättää itse, mitä tietoja mikin käyttäjäryhmä pääsee näkemään ja muuttamaan. Valmiit lomakemallit voi ladata lomakepankista, ja niitä voi muokata Primuksen Lomake-editorissa. Yksittäiselle opiskelijalle kirjatut työpaikalla järjestettävän koulutuksen perustiedot voi kopioida ryhmän muille opiskelijoille.

    Työpaikalla järjestettävän koulutuksen lomakkeilla voi

    • lisätä uusia koulutus- tai oppisopimuksia
    • muokata olemassa olevien tietoja sekä
    • tarkastella tehtyjä kirjauksia, sekä omia että muiden (profiililomake).

    Valmistelut

    • Rasti Koulun tiedot -rekisterissä Työssäoppimisen kirjaus käytössä.
    • Rasti Kurssityypit-rekisterissä kenttä Salli työssäoppimisen lisääminen ainakin ammatillisten tutkinnon osien kurssityypille.
    • Lataa koulutussopimus ja oppisopimus -lomakkeet Primukseen ja muokkaa niitä tarvittaessa.
    • Anna käyttäjille tarvittavat käyttöoikeudet. Oikeuksien antaminen ja vaikutus on kuvattu tarkemmin erillisessä ohjeessa, johon on linkki alla.
    • Opettajan/henkilökunnan käyttäjäryhmälle voi antaa oikeuden nähdä kaikki työpaikalla järjestettävät koulutukset. Tämä oikeus kannattaa antaa vain esim. tutkintovastaaville tai rehtorille.

    Lomakkeiden muokkaus

    Lomakkeiden sisältö ja muokkaus on kuvattu tarkemmin lomakekohtaisissa ohjeissa. Kaikissa lomakkeissa kuitenkin Lomakkeen tietokanta on "Työpaikalla järjestettävä koulutus". Lomakkeelle voi siis valita samannimisen rekisterin kenttiä. Lomakkeelle voi lisätä vain sellaisia kenttiä, jotka ovat valmiiksi esillä Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisterissä, joten jos jokin kenttä puuttuu, ota se ensin esiin ja palaa sitten muokkaamaan lomaketta.

    Lomakkeissa kannattaa olla opiskelijan nimi kaikilla käyttäjillä lukutilassa, ts. sitä ei saa muuttaa, koska nämä lisätään yleensä opiskelijan eHOPS:n kautta Wilmassa. Lomakkeiden muut kentät voivat olla muokattavissa. Harkitse kuitenkin, mitä tietoja annat opiskelijoiden muokata.

    Lomakekohtaiset oikeudet

    Oppilaitoksella voi olla käytössä useita erilaisia lomakkeita työpaikalla järjestettävän koulutuksen tietojen kirjaamiseen: opiskelijoille, opettajille, työpaikkaohjaajille ym. omansa. Primuksen lomake-editorin Käytössä Wilman liittymissä -kentästä rastitaan, keitä mikin lomake koskee.

    Näiden tietojen tarkasteluun käytettävä "profiililomake" voi olla yhteinen kaikille käyttäjille.

    Lomakkeelle valitaan myös käyttäjäryhmä, joka on liittymää tarkempi määritys. Käyttäjäliittymä voi olla esim. "opettajat", ja käyttäjäryhmä rajaa tarkemmin, ketkä opettajat lomakkeen näkevät.

    Lomakkeet opettajalla

    • Opettaja valitsee Wilmassa ensin sen opiskelijan, kenen koulutus- tai oppisopimuksesta on kyse. Opiskelijan sivulta valitaan eHOPS-välilehti.
    • Ruudulle aukeaa opiskelijan toteutussuunnitelma, josta klikataan sitä tutkinnon osaa, johon sopimus tehdään.
    • Avautuu sivupaneeli, jossa Lomakkeet-välilehdellä on otsikko Työpaikalla järjestettävät koulutukset. Otsikon alla on linkki uuden sopimuksen kirjaamiseen sekä mahdollisen jo aiemmin kirjatun sopimuksen muokkaamiseen.
    • Jos linkkejä ei näy, käyttäjällä ei todennäköisesti ole oikeutta näihin lomakkeisiin tai tälle kurssityypille ei voi lisätä työpaikalla järjestettävää koulutusta (esim. yhteiset tutkinnon osat).

    Vinkki: Jos oppilaitoksella on runsaasti harjoittelupaikkoja ja työpaikkaohjaajia, kannattaa lomakkeella Työpaikkaohjaaja-kentän valikon sisältö rajata siten, että ohjaajaksi tarjotaan vain Työssäoppimispaikka-kenttään valitun työpaikan ohjaajia.

    Lomakkeet opiskelijalla

    • Opiskelija näkee kaikki omat koulutus- tai oppisopimuksensa klikkaamalla Wilman yläreunasta linkkiä Työpaikalla järjestettävä koulutus
    • tai eHOPS:n kautta klikkaamalla opintoa, johon on lisätty koulutus- tai oppisopimus (ratas-ikoni).
    • Opiskelija näkee ne tiedot, joita profiililomakkeelle on valittu.
    • Opiskelijoita varten voi tehdä lomakkeen, jolla he täyttävät joitain tiettyjä tietoja, esim. itsearviointia. Lomakkeessa annetaan muokkausoikeus vain niihin kenttiin, joita opiskelija saa täyttää.
    • Opiskelijoita varten tehdään oma käyttäjäryhmä, jolle ei anneta mitään oikeuksia. Käyttäjäryhmä täytetään sekä lomakkeelle että Koulun tiedot, Luokat- tai Opiskelija- rekisterissä kenttään Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa.
    • Jos opiskelijoilla on oikeus muokata joitain tietoja, näkyy profiilisivun oikeassa yläkulmassa Lomakkeet-linkki.


    Wilman versiosta 2.21 lähtien opiskelija voi itse myös aloittaa työpaikalla järjestettävän koulutuksen tietojen kirjaamisen eHOPS:nsa kautta. Tähän tarvitaan oma lomake: (mallilomake löytyy tästä ohjeesta).

    • Lomakkeen tyyppinä "Rekisterin tiedot"
    • rastitaan kenttä Uuden rekisterikortin luominen sallittu.
    • käyttäjäryhmä, jolla on pääsy Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisteriin ja oikeus: Uuden rekisterikortin luominen.
    • Käytössä Wilman liittymissä rastitaan "Opiskelijat"
    • Opiskelijoita varten tehty käyttäjäryhmä lisätään myös kenttään Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa.

    Lomakkeet työpaikkaohjaajalla

    Työpaikkaohjaajat tai -arvioijat voivat kirjata joitain tietoja omien opiskelijoidensa osalta. Tätä varten he tarvitsevat tunnukset Wilmaan. Tunnukset voi tehdä kullekin ohjaajalle henkilökohtaisesti Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisteriin.

    Ohjaaja näkee Wilmassa linkin Työpaikalla järjestettävä koulutus, jota klikkaamalla avautuu luettelo oman työpaikan koulutus- tai oppisopimuksista. Linkin nimeä klikkaamalla avautuu sopimuksen tarkemmat tiedot sekä linkki lomakkeelle tietojen muokkausta varten.

    Työpaikkaohjaajat voivat viestiä omien opiskelijoidensa, oppilaitoksen opettajien ja henkilökunnan sekä koulutustarkastajien kanssa Wilman kautta. He voivat myös luoda tapahtumakutsuja. Pikaviestimahdollisuus on käytössä automaattisesti, sähköpostia ja tekstiviestejä varten annetaan erikseen oikeudet Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisterissä.

    Työpaikalla järjestettävä koulutus -sivu

    Aiemmin kirjatun sopimuksen tietoja voi muokata joko valitsemalla sivupaneelista kyseisen koulutus- tai oppisopimuksen linkin, tai valitsemalla Wilman yläreunasta Työpaikalla järjestettävä koulutus -kohdan. Tällä sivulla on lista opettajan vastaamista koulutus- tai oppisopimuksista.

    Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sivu on jaettu neljälle välilehdelle: Nykyiset, Menneet, Kaikki nykyiset, Kaikki menneet. Jos työpaikalla järjestettävän koulutuksen päättymispäivä on tämä päivä, se näkyy vielä Nykyiset-välilehdellä. Sarakeotsikoita klikkaamalla voi vaihtaa listauksen järjestystä, esim. järjestää ne opiskelijan tai alkamispäivän mukaan. Sarakkeiden yläpuolella on laatikot, joihin voi kirjoittaa hakusanoja pilkulla eroteltuna. Listauksen sarakkeita tai niiden järjestystä voi vaihtaa tekemällä Hakukentät-tyyppisen lomakkeen Primuksen Lomake-editorilla.

    Koulutussopimuksen perustietojen kopioiminen ryhmän muille opiskelijoille

    • Työpaikalla järjestettävää koulutusta voi kirjata myös opetusryhmän kautta eli Wilman Opetusryhmät-sivun kautta.
    • Ryhmän sivulla, opiskelijan nimen perässä on kynä-ikoni ja linkki TOP, jos jollekin on jo tehty koulutus- tai oppisopimus.
    • TOP-linkkiä klikkaamalla aukeaa kopiointimahdollisuus.
    • Ryhmänäkymässä kaikille yhteiset tiedot (esim. ajankohta, tavoitteet, suojavarusteet...) voi kopioida yhdeltä opiskelijalta ryhmän muille opiskelijoille.
    • Ks. tarkemmin erillinen ohje.