Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Opintososiaalisten etuuksien tarkistaminen ja maksatus (oppisopimus)

    Oppisopimusopiskelija voi hakea opintososiaalisia etuuksia Wilman lomakkeella (matka- ja majoituskorvaus, päiväraha, perheavustus). Koulutuksen järjestäjä maksaa tarkistamisen jälkeen opiskelijalle kuuluvat etuudet.

    Esivalmistelut

    Opiskelijoita varten tehdään Opintososiaalisten etujen hakulomake, jonka tietokantana on Hakemukset ja päätökset -rekisteri.

    Ota Hakemukset ja päätökset -rekisterissä esiin kentät Haettava etuus, á-hinta, Päivien lkm, Maksetaan ja Etuuksien lisätiedot ja asemoi ne vierekkäin taulukoksi. Lisäksi otetaan esiin vielä Laskutyyppi.

    Hakemuskoodit- ja Päätöskoodit-rekistereihin tehdään opintososiaalisia etuja varten omat koodit, esim. "Opintososiaaliset etuudet". Laskutyypit-rekisteriin tehdään oma laskutyyppi, jonka avulla Primus kokoaa etuuksien maksurivit maksuaikataulukosta. Tuotenimikkeet-rekisteriin tehdään rekisterikortit eri etuuksille (matkakorvaus, majoituskorvaus, perheavustus, päiväraha) ja täytetään Hinta niille etuuksille, joissa hinta on kiinteä.

    Tarkista, että opiskelijarekisterissä on esillä Maksuaikataulukon kentät. Opintososiaalisten etuuksien maksutiedot siirtyvät näihin kenttiin tiedonsiirrossa Hakemukset ja päätökset -rekisteristä opiskelijarekisteriin ja maksatus opiskelijalle tehdään taulukon avulla.

    Maksuaikataulukkoon voidaan kirjata muitakin laskutus- tai maksatusrivejä. Laskutyypin avulla Primus kokoaa saman laskutyypin rivit yhdelle laskulle.

    Etuuksien hyväksyminen

    Kun opiskelija tekee hakemuksensa Wilmassa, tallentuvat tiedot Hakemukset ja päätökset-rekisteriin. Jokaisesta hakemuksesta muodostuu oma rekisterikorttinsa.

    Hakemusten tarkistamisen ja hyväksymisen voi tehdä joko Wilmassa tai Primuksessa. Hyväksyjä täyttää kentät Päätöspvm-, Päätös (koulu) ja Päättäjä-kentät. Kun vielä täytetään Päätöksen julkaisupvm:n-kenttä, näkyy päätös sen jälkeen myös opiskelijalle Wilmassa.

    Tietojen siirto Opiskelijat-rekisteriin

    Tietojen siirtäminen tehdään Primuksen puolella Hakemus ja päätökset-rekisterissä.

    • Valitse päätös, jonka etuudet laitetaan maksuun.
    • Valitse Lisätoiminnot / Päivitä kentät opiskelijarekisteriin.
    • Maalaa Valitse päivitettävät tiedot -ikkunan vasemmasta reunasta etuuksiin liittyvät kentät. Tässä tapauksessa Haettava etuus, Etuuksien lisätiedot, Päivien lkm, á-hinta ja klikkaa keskellä olevaa oikealle osoittavaa nuolta. Tiedot siirtyvät oikeanpuoleiseen laatikkoon.
    • Klikkaa Tallenna.
    • Primus näyttää yhteenvetoikkunan, jossa näkyy, mitä tietoja siirtyy. Klikkaa vielä Tallenna ikkunan alareunasta.
    • Tiedot siirtyvät opiskelijarekisterin Maksuaikataulukkoon valitun opiskelijan kortille.
    • HUOM! Voit tehdä vain yhden siirron kerrallaan vaikka samalta opiskelijaltakin olisi useampi päätös olemassa.

    Päätös maksamisesta
    Opintososiaalisten etujen maksamisesta on tehtävä hallintopäätös, jossa hyväksytään rivikohtaisesti kaikki opintososiaalisten etujen maksamiset. Tämä tehdään Hakemukset ja päätökset-rekisterissä. Ota Opintososiaalisten etuuksien hakemus-taulukkoon esille vielä kenttä Maksetaan, johon valitaan Kyllä tai Ei-vaihtoehton sen mukaan maksetaanko kyseistä etua hakijalle.

    Hallintopäätös opintososiaalisten etujen maksamisesta voidaan tarvittaessa tulostaa Opintososiaalisten etujen hakulomake.

    Maksatus


    Siirry opiskelijarekisteriin ja valitse se opiskelija, jolle etuudet maksetaan. Voit valita myös useampia opiskelijoita kerralla, jolloin kaikille muodostuu oma lasku.

    • Tarkista taulukosta, että tiedot ovat oikein. Maksu suoritetaan niistä riveistä, joissa M.laskutuspvm on tyhjä ja M.laskutyyppinä on opintososiaalisia etuja vastaava laskutyyppi.
    • Valitse ylävalikosta Laskutus / Opintososiaalisten etuuksien maksatus (oppisopimus). Laskutusikkunassa on valmiina opiskelijan tiedot (saaja) ja koulutuksen järjestäjän tiedot (maksaja).
    • Täytä lisäksi Laskutyyppi- ja Hae laskutyypin perusteella -kentät. Eräpäivä-kenttää ei tarvitse huomioida.
    • Rastita myös Huomioi maksusuunnitelma, jolloin tiedot otetaan maksuaikataulukosta.
    • Paina lopuksi Muodosta laskut -painiketta.
    • Voit siirtyä suoraan Laskutus-rekisteriin tarkastamaan muodostetun maksun. Laskutusrekisterin kortin Erittelytaulukko-välilehdellä näkyy omina riveinään maksettavat etuudet.
    • Opiskelijarekisterin maksuaikataulukkoon tallentuu kaikille maksussa olleille riveille kenttä M.laskutuspvm.
    • Tämän jälkeen maksut voidaan tiedonsiirrolla siirtää taloushallinnon järjestelmään maksatusta varten.

    Opintososiaalisten etujen prosessi hakemuksen hyväksymisestä maksatukseen asti voidaan hoitaa automaattisesti PrimusQueryn avulla.

    Hakemukset ja päätökset Wilmassa

    Opiskelijan käyttäjäryhmällä pitää olla oikeudet Hakemukset ja päätökset -rekisteriin jolloin hän pääsee tekemään hakemuksia ja näkemään omien hakemustensa tilan.

    Käsittelijä saa Wilman etusivulle ilmoituksen uusista hakemuksista ja pääsee linkistä suoraan hakemukseen.