Tukipalvelu


inschool.fi(at)supportvisma.com

Visma Community


https://community.visma.com/


Kundsupport


inschool.fi(at)supportvisma.com

printer.png

Kyselytoiminnon käyttötapoja

    Tässä ohjeessa esitellään eri tapoja käyttää Wilman kyselytoimintoa ja kerrotaan, mitä hyötyä ja haittaa eri toimintatavoissa on. Esimerkit 1-3 ovat tiukemmin rajattuja, ja parhaiten kyselytoimintoa saadaan hyödynnettyä yhdistelemällä eri käyttötapoja kunkin oppilaitoksen/kaupungin/kunnan tarpeisiin sopivalla tavalla. Esimerkki 4 on joustavin ja moneen tarkoitukseen soveltuva vaihtoehto, mutta ennen sitä on hyvä tutustua myös muihin vaihtoehtoihin. Nämä esimerkit havainnollistavat, millä eri tavoilla Wilman kyselytoimintoa voidaan hyödyntää ja mitä eri käyttöoikeuksien määrittelyt käytännössä tarkoittavat.

    1. Omat kyselypohjat

    • Opettajat ja henkilökunta laativat itse omat kyselypohjat.
    • Opettajat ja henkilökunta toteuttavat kyselyjä vain omia kyselypohjia käyttäen.
    • Kyselyjen ylläpitäjän tunnuksella voidaan hallita kaikkia kyselypohjia ja niillä toteutettuja kyselyjä.

    Toimintatavan hyödyt & haitat

    • Hyödyt:

      • Kyselyjen ylläpitäjän ei tarvitse laatia yhteisiä kyselypohjia, ja kukin käyttäjä vastaa itse omista kyselypohjistaan ja niihin liittyvistä kyselyistä. Kyselyjen ylläpitotunnusta ei tällöin välttämättä tarvita.
    • Haitat:
      • Yksittäisen käyttäjän laatimia kyselypohjia ei hyödynnetä yhteisesti, eli todennäköisesti sama työ tehdään moneen kertaan eri käyttäjien toimesta.
      • Eri käyttäjien kyselyjen tuloksia ei voida tarkastella suoraan yhteensä, sillä kyselyjen tuloksia voi tarkastella vain yhden kyselypohjan kyselyistä kerrallaan.

    Miten toimitaan Primuksessa?

    • Rastitaan Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterissä kenttä Oikeus laatia uusia kyselypohjia niille käyttäjille, joiden sallitaan laatia uusia kyselypohjia (voidaan sallia myös kaikille opettajille tai henkilökunnalle kerrallaan Koulun tiedot -rekisterissä).
    • Rastitaan Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterissä kenttä Oikeus lisätä uusia kyselyjä em. opettajille ja henkilöille, joilla on oikeus laatia kyselypohjiakin.
    • Rastitaan tarvittaessa Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterissä kenttä Kyselyjen ylläpitäjä Wilmassa sellaiselle käyttäjälle, jonka sallitaan ylläpitää kaikkia kyselypohjia ja kyselyjä.
    • Huom. Oikeudet voidaan antaa myös Wilman käyttäjäryhmille Käyttäjäryhmät-rekisterin kautta.

    Mihin tarkoitukseen suositellaan?

    • Omia kyselypohjia tarvitaan silloin, kun käyttäjän täytyy pystyä itse määrittelemään kyselypohjan runko ja kyselypohjan jakamisesta muille käyttäjille tai yhteiseen käyttöön ei ole erityisemmin hyötyä.

    2. Oman kyselypohjan jakaminen toisen henkilön käyttöön

    • Opettajat ja henkilökunta laativat omia kyselypohjia.
    • Opettajat ja henkilökunta jakavat kyselypohjan henkilökohtaisia käyttöoikeuksia muille käyttäjille.
    • Useampi henkilö käyttää ja hallitsee samaa kyselypohjaa sekä siihen liittyviä kyselyjä.

    Toimintatavan hyödyt & haitat:

    • Hyödyt:

      • Useampi henkilö voi toteuttaa kyselyjä samaa kyselypohjaa käyttäen.
      • Useampi henkilö näkee samalla kyselypohjalla toteutettujen kyselyjen tulokset.
    • Haitat:
      • Useampi henkilö voi muokata kyselypohjaa ja siihen liittyviä kyselyjä, eli useampi käyttäjä saa täydet hallintaoikeudet kyselypohjaan ja siihen liittyviin kyselyihin. Tämä voi aiheuttaa myös ongelmia, jos työnjako henkilöiden välillä on epäselvä.

    Miten toimitaan Wilmassa?

    • Henkilö, jolla on jo käyttöoikeus tiettyyn kyselypohjaan, antaa toiselle käyttäjälle kyselypohjan käyttöoikeudet Wilmassa. Tämä on mahdollista kyselypohjan Oikeudet-toiminnon avulla.

    Mihin tarkoitukseen suositellaan?

    • Kyselypohjan henkilökohtaisia käyttöoikeuksia kannattaa jakaa toisille käyttäjille vain silloin, kun kyseessä on kyselypohja, jonka hallintaoikeudet halutaan ja voidaan jakaa useamman käyttäjän kesken. Tätä vaihtoehtoa kannattaa käyttää rajoitetusti.
    • Soveltuu parhaiten lähinnä sellaisiin tilanteisiin, joissa tietyn kyselypohjan ja siihen liittyvien kyselyjen toteuttamisessa halutaan tehdä tiiviimpää yhteistyötä useamman henkilön kesken. Tämä menettely vaatii siis tarkempaa työnjakoa ja asioista sopimista kyselypohjan käyttöön liittyen.

    3. Yhteiset kyselypohjat

    • Kyselyjen ylläpitäjä laatii kaikki käytettävät kyselypohjat.
    • Opettajat ja henkilökunta eivät laadi eivätkä muokkaa itse kyselypohjia.
    • Opettajat ja henkilökunta toteuttavat kyselyjä vain ylläpitäjän laatimia kyselypohjia käyttäen.

    Toimintatavan hyödyt & haitat:

    • Hyödyt:

      • Opettajien ja henkilökunnan ei tarvitse ollenkaan laatia tai muokata kyselypohjia itse.
      • Alkuperäiset kyselypohjat säilyvät ennallaan kyselyjen ylläpitäjän määrittämässä muodossa.
      • Kyselyjen ylläpitäjä voi tarkastella yhteisellä kyselypohjalla toteutettujen, eri opettajien lisäämien kyselyjen tuloksia joko yhteensä tai erikseen (multiPrimusta käytettäessä tuloksia voidaan tarvittaessa tarkastella myös useammasta oppilaitoksesta yhteensä, jos sama kyselypohja on käytössä monessa oppilaitoksessa).
    • Haitat:
      • Opettajat ja henkilökunta eivät voi laatia omia kyselypohjia tai omia versioita yhteisistä kyselypohjista, mikä rajoittaa kyselytoiminnon käyttömahdollisuuksia käyttäjien omiin tarkoituksiin.

    Miten toimitaan Primuksessa?

    • Rastitaan Opettajat- ja/tai Henkilökunta-rekisterissä kenttä Kyselyjen ylläpitäjä Wilmassa sille käyttäjälle, jonka on tarkoitus ylläpitää ja muokata yhteisiä kyselypohjia. Ylläpitäjiä voi olla useampiakin henkilöitä (suositus 1-3 henkilöä).
    • Jätetään Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterissä kenttä Oikeus laatia uusia kyselypohjia tyhjäksi, eikä merkitä vastaavaa oikeutta kaikille opettajille/henkilökuntaan kuuluville Koulun tiedot -rekisterissä.
    • Rastitaan Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterissä kenttä Oikeus lisätä uusia kyselyjä niille käyttäjille, joiden on tarkoitus toteuttaa kyselyjä yhteisillä kyselypohjilla. Tämä oikeus voidaan antaa myös kaikille opettajille ja henkilökuntaan kuuluville Koulun tiedot -rekisterissä.
    • Huom. Oikeudet voidaan antaa myös Wilman käyttäjäryhmille Käyttäjäryhmät-rekisterin kautta.

    Miten toimitaan Wilmassa?

    • Kyselyjen ylläpitäjän tunnuksella laaditaan yhteiseen käyttöön tarvittavat kyselypohjat ja merkitään kyselypohjan yhteiskäyttöasetuksiin rastit kohtiin Salli tavallisten kyselyjen lisääminen ja/tai Salli ryhmiin sidottujen kyselyjen lisääminen.
    • Varmistetaan, ettei yhteiseen käyttöön tarkoitetun kyselypohjan henkilökohtaisia käyttöoikeuksia ole annettu turhaan muille käyttäjille kyselypohjan Oikeudet-toiminnossa. Yhteiskäyttöön tarkoitettuun kyselypohjaan tarvitsee antaa henkilökohtaisia oikeuksia vain, jos kyselypohjan täysi hallinta halutaan sallia jollekin toiselle käyttäjälle.

    Mihin tarkoitukseen suositellaan?

    • Yhteisiä kyselypohjia kannattaa käyttää erityisesti ryhmiin sidottujen kyselyjen toteuttamista varten (esim. kurssipalautteet).
    • Yhteiset kyselypohjat soveltuvat parhaiten tilanteisiin, joissa tietynlaisten kyselyjen runko halutaan pitää vakiomuotoisena ja kaikille käyttäjille samanlaisena (koko oppilaitoksessa tai useammassa oppilaitoksessa, kun multiPrimus on kyseessä).
    • Tämä sopii tilanteisiin, joissa kyselyjen tuloksia halutaan tarkastella laajemmin esim. koko oppilaitoksen näkökulmasta tai multiPrimusta käytettäessä useamman koulun näkökulmasta.

    4. Omat kyselypohjat + yhteiset kyselypohjat / kyselypohjien mallit

    • Kyselyjen ylläpitäjä laatii käytettävät kyselypohjien mallit, joita käyttäjät saavat kopioida.
    • Kyselyjen ylläpitäjä voi laatia myös yhteisiä kyselypohjia ainoastaan kyselyjen toteuttamista, ei pohjan kopioimista varten.
    • Opettajat ja henkilökunta voivat luoda omia kyselypohjia.
    • Opettajat ja henkilökunta voivat toteuttaa kyselyjä omilla kyselypohjilla, jotka voivat olla yhteisten mallien mukaisia tai niiden pohjalta muokattuja.
    • Opettajat ja henkilökunta voivat toteuttaa kyselyjä myös suoraan ylläpitäjän laatimilla kyselypohjilla, mikäli kyselyjen ylläpitäjä on tämän sallinut tietyille kyselypohjille.

    Toimintatavan hyödyt & haitat

    • Hyödyt:

      • Opettajien ja henkilökunnan ei tarvitse välttämättä luoda kyselypohjia itse, koska käytettävissä on valmiita malleja.
      • Opettajat ja henkilökunta voivat tarvittaessa laatia omiakin kyselypohjia ilman yhteistä mallia.
      • Ylläpitäjän laatimat alkuperäiset kyselypohjat säilyvät ennallaan ylläpitäjän määrittämässä muodossa.
      • Kyselyjen ylläpitäjä voi laatia sekä kopioitavaksi tarkoitettuja kyselypohjien malleja että myös sellaisia kyselypohjia, joilla ainoastaan toteutetaan kyselyjä. Tällöin kyselyjen tuloksia voidaan tarkastella joko erikseen tai yhteensä koko oppilaitoksen näkökulmasta, toimintatavasta riippuen. Jos kyselyt on toteutettu samaa pohjaa käyttäen, tuloksia voidaan verrata suoraan toisiinsa.

    Miten toimitaan Primuksessa?

    • Rastitaan Opettajat- ja/tai Henkilökunta-rekisterissä kenttä Kyselyjen ylläpitäjä Wilmassa sille käyttäjälle, jonka on tarkoitus ylläpitää ja muokata yhteisiä kyselypohjia. Ylläpitäjiä voi olla useampiakin henkilöitä (suositus 1-3 henkilöä).
    • Rastitaan Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterissä kenttä Oikeus laatia uusia kyselypohjia niille käyttäjille, joiden sallitaan laatia uusia kyselypohjia (voidaan sallia myös kaikille opettajille tai henkilökunnalle kerrallaan Koulun tiedot -rekisterissä).
    • Rastitaan Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterissä kenttä Oikeus lisätä uusia kyselyjä em. opettajille ja henkilöille, joilla on oikeus laatia kyselypohjiakin.
    • Huom. Oikeudet voidaan antaa myös Wilman käyttäjäryhmille Käyttäjäryhmät-rekisterin kautta.

    Miten toimitaan Wilmassa?

    • Laaditaan kyselyjen ylläpitäjän tunnuksella yhteiseen käyttöön tarkoitetut kyselypohjien mallit ja merkitään kyselypohjan yhteiskäyttöasetuksiin rasti kohtaan Salli kyselypohjan kopiointi.
    • Mikäli jollain yhteisellä kyselypohjalla halutaan toteuttaa kyselyjä siten, että kyselyjen tuloksia voidaan tarkastella koko oppilaitoksen tai useamman oppilaitoksen kyselyistä yhteensä, kyselypohjan yhteiskäyttöasetuksiin kannattaa merkitä ainoastaan rastit kohtiin Salli tavallisten kyselyjen lisääminen ja/tai Salli ryhmiin sidottujen kyselyjen lisääminen (kuten esimerkissä 3).
    • Varmistetaan, ettei yhteiseen käyttöön tarkoitetun kyselypohjan henkilökohtaisia käyttöoikeuksia ole annettu turhaan muille käyttäjille kyselypohjan Oikeudet-toiminnossa. Yhteiskäyttöön tarkoitettuun kyselypohjaan tarvitsee antaa henkilökohtaisia oikeuksia vain, jos kyselypohjan täysi hallinta halutaan sallia jollekin toiselle käyttäjälle.

    Mihin tarkoitukseen suositellaan?

    • Yhteisiä kyselypohjien malleja kannattaa käyttää esimerkiksi ryhmiin sidottujen kyselyjen toteuttamista varten (esim. kurssipalautteet) silloin kun halutaan, että opettajat ja henkilökunta saavat tehdä mallina olevasta kyselypohjasta omia versioita ja muokata niitä tarpeen mukaan.
    • Yhteisiä kyselypohjien malleja voidaan laatia esimerkiksi multiPrimusta käytettäessä kaikkien oppilaitosten käyttöön, ja oppilaitokset voivat tehdä mallien pohjalta omia versioita kyselypohjista.
    • Kun sallitaan sekä omien kyselypohjien laatiminen että yhteisten kyselypohjien käyttäminen, kyselypohjia voidaan käyttää monipuolisesti. Tämä toimintatapa on joustava ja mahdollistaa kuitenkin myös sen, että ylläpitäjän laatimat alkuperäiset kyselypohjien mallit voidaan säilyttää vakiomuotoisena ja ainoastaan kyselyjen ylläpitäjän hallinnassa.